Pasos para formular la planificación

por Salvatore Tarantino

Razones para evitar la Planificación

• Toma tiempo
• Pensar
• Papeleo
• Complacencia
• Gerencia en el CAOS
• Adictos a la Adrenalina
• Sin perspectivas de mejorar
• Falta de atención a lo importante
• Conformismo
• Dejar que las cosas fluyan
• Para que complicarnos si todo marcha bien
• Resistencia al cambio
• El YOISMO y el Conflicto de poder

Razones para Sí Planificar

• Eliminar/Reducir la incertidumbre
• Mejorar la eficiencia de las operaciones
• Provee mejor entendimiento de los objetivos
• Proveer las bases para darle seguimiento y control al trabajo
• Garantía del logro
• Todos estamos claros
• Motivación al logro
• Todos somos parte del TODO
• Todos somos Copropietarios de la solución
• Respeto mutuo
• Visión de Futuro
• Proyecto de vida
• Mejora continua y permanente
• Etc., etc.!!!

Los Pasos a seguir (Planificación Estratégica)

Tomado del excelente trabajo de Pau Vidal “El proceso – La Planificación Estratégica” de Observatorio del Tercer Sector, adaptado y ampliado.

Paso 1: Organizarnos

• Decidir si es necesario y oportuno hacer un Plan Estratégico
• Garantizar el compromiso de todos (gestión del cambio – comunicaciones)
• ¿Se requiere ayuda externa? (contratación)
• Definir el proceso de planificación (seguimiento y control)
• Formar mesas de trabajo de planificación:

- Agenda (puntos a tratar)

- Definir el perfil del participante

- Seleccionar a los participantes

- Duración de cada reunión

- Establecer el producto final de la mesa de trabajo

- Elaborar el cronograma de reuniones

Paso 2 y 3: Análisis de la Situación Actual

Históricos

Analizar las cinco planificaciones estratégicas anteriores

• Actores involucrados
• Objetivos (programas – proyectos)
• Estructuras organizativas implantadas
• Riesgos contemplados, cuales cristalizaron y como se mitigaron
• Presupuesto solicitado y ejecutado
• Logros alcanzados
• Impactos internos y externos (calidad, dimensiones y profundidad)

Situación actual de la Organización

Presupuesto y finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)

Situación estratégica con respecto a la Competencia (nacional – internacional)

Situación estratégica con respecto a la comunidad y el Estado

Clima

Organizacional

Psicológico

• Procesos (internos y externos)
• Misión
• Descripción de la estructura organizativa – actual

Estructura

Funciones

Cargos

Perfil del cargo: actitudes, destrezas, habilidades, conocimientos, experiencia

Número de cargos (por especialidad y área funcional)

• Ocupados
• Vacantes

Nivel de sueldo, oficinas, equipos

• Analizar el Entorno

Político

• Comunidad
• Estado
• Técnico
• Tecnología
• Competencia (nacional – internacional)

Inventario de Recursos (vida útil)

• Equipos
• Herramientas
• Vehículos
• Uniformes

Contexto externo: análisis de oportunidades y amenazas

• Necesidades de la Comunidad y del País
• Responsabilidad Social
• Competencia (nacional – internacional)

Diagnóstico interno: fortalezas y debilidades de la institución en función de la situación actual de la Organización

Temas críticos para el futuro: prioridades estratégicas

• Transición al Socialismo del Siglo XXI
• Tejido Geopolítico (Empresa – País – Mundo)
• El mundo Tecnológico
• Independencia Tecnológica
• Alianzas: Empresa – Universidad – Comunidad

Situación Deseada

Magnitud, impacto y profundidad del Cambio

Paso 4: La Estrategia

Identificar y evaluar alternativas

• Los Retos y temas críticos (geopolítica (empresa – comunidad – Estado), social, tecnología, personal, finanzas)
• Presupuesto y Finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)
• Análisis de competencias, habilidades, conocimientos futuros
• Organización futura

Diseño de una nueva estructura organizativa

• Estructura
• Funciones
• Cargos

Perfil del cargo: actitudes, destrezas, habilidades, conocimientos, experiencia

Nivel de sueldo, oficinas, equipos

• Procesos actuales y futuros (internos y externos)
• Los Riesgos (actuales y futuros)
• Contingencia (global – Empresa y puntual por cada unidad organizativa)
• La Brecha (problemática a resolver)
• Los posibles Escenarios

Seleccionar el plan de acción (las definiciones tácticas)

Acciones Estratégicas de Cambio

• Optimización de la Situación Actual
• Inversión
• Alianzas Estratégicas (Empresas – Universidades – Comunidad)

Establecer objetivos

• Objetivos
• Programas (proyectos)

Establecer los resultados esperados

Plan Operativo

Seguimiento y Control

Construir la visión

Paso 5: Elaborar el Plan

• Establecer y acordar un formato para la presentación del plan (solicitar aprobación)
• Elaborar el primer borrador
• Corregir y ajustar el plan
• Someterlo a la consideración de las autoridades
• Aprobación
• Distribución

Paso 6: Elaborar el Plan – Contenido del Plan

• El Índice y la Introducción: el ¿Por qué?
• Marco Teórico
• Modelo de Gestión y su evaluación
• La misión
• Entes involucrados (aportes y responsabilidades)
• Análisis del entorno: amenazas y oportunidades
• Diagnóstico interno: puntos fuertes y débiles
• Responsabilidad Social
• Las prioridades estratégicas
• Alianzas Estratégicas (Empresas – Universidades – Comunidad)
• Presupuesto y Finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)
• Procesos (internos y externos)
• Nueva Estructura Organizativa
• La línea de acción global y las estrategias desglosadas por área, en el ámbito funcional, por servicios y/o productos
• La visión de futuro
• El plan presupuestario y de plantilla (personal remunerado, voluntario, jubilados y sobrevivientes, nuevos ingresos)
• Los planes de acción: ejecución, seguimiento y control y de contingencia para cada una de las áreas funcionales
• Los Riesgos (como mitigarlos)
• Plan de Contingencia (global – Empresa y puntual por cada unidad organizativa)
• Aportes en pro de la Independencia Tecnológica

Paso 7: La ejecución del Plan

• Comunicación interna y socialización (gestión del cambio – comunicaciones)
• Participación de todas y todos
• Implementación del Plan Estratégico
• Seguimiento y control de los planes
• Procesos y sus interrelaciones (internas y externas de la organización)
• Dirección y Gerencia por objetivos
• Gestión del Cambio
• Clima de satisfacción (empleado – comunidad – Estado)
• Análisis, evaluación y corrección de los planes
• Retroalimentación
• Actualización de las estadísticas e históricos (plan versus ejecución, actualización del cuaderno de bitácora “banco de conocimiento”)
• Volver a empezar…

Autor Salvatore Tarantino - sig.staran@yahoo.com

28 años en el área de Seguimiento y Control de Gestión (10 años en Ingeniería – 18 en telecomunicaciones). SIG sistema Integrado de Gestión. http://www.sintegradodegestion.com / http://siggestion.blogspot.com.

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