Pautas para las plantillas de facturas para escritores independientes

Lo que necesita saber sobre las facturas

Cuando contrato a nuevos escritores (lo que a veces hago por el volumen de trabajo), a menudo tengo que explicarles lo simple que puede ser una factura. Es difícil leer el tono de algunos correos electrónicos, pero creo que algunos de ellos pueden entrar en pánico cuando digo que quiero una factura. No hay necesidad de entrar en pánico!

¿Para qué necesitan eso?

Una factura tiene varios propósitos. No es sólo el catalizador el que te paga, aunque me atrevería a decir que ese es el papel número uno, ¿eh? Pero esa factura es a menudo necesitada por el comprador por otras razones. Necesitan ese registro. Necesitan probar que le pagaron, a menudo para poder cancelar su pago. En mis años de escribir, sólo he tenido un cliente, una revista, que no necesitaba una factura. No estoy seguro de por qué o cómo se las arreglaron.

Tipos de Facturas/Software

En el artículo original que escribí sobre las facturas, declaré que me quedo con un documento de Word. Si tengo tiempo, lo cambiaré a PDF, pero eso no siempre sucede. Otra práctica común que he visto es el uso de una hoja de cálculo de Excel para generar la factura. Pero una consideración importante que no mencioné entonces es la plétora de programas de contabilidad que hay por ahí. Gracias a las opciones asequibles dirigidas a las pequeñas empresas, como Freshbooks o Quickbooks, es posible que nunca tenga que generar una factura por su cuenta.

He oído cosas maravillosas sobre estas aplicaciones, pero aún no las he visto. Pensamientos? Asegúrate de dejar tus pensamientos sobre el tema en mi blog.

Qué incluir

Desde ese artículo original, he aclarado algunas de las partes más importantes de una factura por escrito. Es, por supuesto, a través del ensayo y el error.

• Su nombre y dirección postal deben estar en la parte superior para que el cheque pueda llegarle muy rápidamente, y para que no tenga que enviar un correo electrónico dentro de una semana.
• Incluya un logotipo con fines de marca (si tiene uno).
• ¡Fecha la maldita factura! Algunas empresas y editores tienen un período de espera obligatorio en su factura -30 días, incluso 60 días- y usted quiere la fecha correcta en ella. Una vez más, se trata de evitar un retraso en el pago.
• Si usted hace múltiples proyectos para este cliente, ¡dígales el nombre! Utilice alguna frase que denote este proyecto desde el anterior o el posterior. Limitará las confusiones y (lo adivinó) le pagarán a tiempo.

• Deje claras las instrucciones de pago. Si desea un cheque en papel, ¿debe extenderse a su nombre o a nombre de su empresa? Si desea un pago por Paypal, entonces, por supuesto, incluya la información pertinente.
• Algunas empresas grandes y editoriales sólo se referirán a su factura por un número de factura. A veces incluso dictan ese número o las convenciones de tu número. Si no, simplemente uso la fecha: Factura #112811.
• Lo anterior representa un par de años de bailes de facturación. Asegúrese de leer los conceptos básicos de lo que debe incluir en su factura por escrito aquí.

Consejos para facturas de escritores

He escuchado de algunos clientes que no necesitan necesariamente el largo detalle que he incluido en facturas anteriores. Al mismo tiempo, he encontrado clientes que me piden que desglose mi factura en partes muy específicas.

Cuando se trata de generar facturas, es importante tener en cuenta que usted no está ganando dinero haciendo esto. Así que, hazlo simple y rápido. Me gusta esta idea del jueves Bram en Women on Writing. Dice que hace facturas en grupos, un día a la semana. También puede crear una plantilla, guardarla y reutilizarla.

Aquí hay algunos consejos:

1. Sigue con lo que sabes. No conozco a muchos escritores que no puedan usar Microsoft Word y/o Publisher mientras duermen, así que considere la posibilidad de usar una de las plantillas proporcionadas con estos sistemas de software para crear su factura.
2. Ponerle una marca. Usted quiere que este empleador lo recuerde en el futuro en caso de que tenga otras posiciones de escritura disponibles. Si tiene un logotipo, o incluso una fuente, presupuesto o diseño determinado que sea exclusivo para su servicio en particular, considere la posibilidad de utilizarlo en su factura. Como mínimo, debe incluir su nombre, dirección y otros datos de identificación en el encabezado de su factura.

1. Proporcione los detalles. El cuerpo principal de la factura debe detallar el servicio prestado. Si usted completó el servicio a través de una tarifa por hora, asegúrese de enumerar las horas trabajadas. Si usted completó un proyecto por página o por palabra, proporcione también esos detalles. Usted querrá detallar exactamente lo que hizo, cómo y por cuánto tiempo.
2. Sácalo. Incluya una columna por cargo que indique su tarifa (es decir, centavos por palabra o dólares por hora) y luego sáquela a una columna de cargos totales. Esto no sólo ayuda a eliminar errores matemáticos o errores tipográficos, sino que también proporciona al cliente una manera fácil de calcular el costo de su contratación para trabajos futuros.

1. Negrita el total. Haga que el total general sea fácil de encontrar para el departamento de contabilidad; ¡quizás se le pague mucho más rápido!
2. Cite sus términos. Esperemos que esto no sea una sorpresa para su cliente, ya que los términos generalmente se discuten con anticipación. Sea lo que sea que usted haya acordado, recuérdele suavemente a su empleador añadiendo una o dos frases a la cantidad total adeudada. Ejemplo: Total vencido neto 10 días.
3. Corregir. ¡Y luego vuelva a corregir! Ahora no es el momento de espaciar y perder una posible cuenta en el futuro. Asegúrese de que su factura sea tan perfecta e impecable como su proyecto antes de entregarla.

Cobrar. ¡Celebre su éxito!