Pequeños trucos en excel 2007

Desde PROYECTOISO proponemos la gestión de la calidad a través de 12 pasos. Creemos que una manera de facilitar la gestión y mantenimiento de la documentación es a través de la hoja de cálculo Excel. Pensamos que es una herramienta útil y sencilla, en cualquier caso, como consecuencia de algunas cuestiones que nos habéis formulado, os facilitamos unos pequeños trucos de utilidad para optimizar su uso.

La primera versión de Excel fue publicada por Microsoft para Mac en 1985 y para Windows en 1987, se adelantó a sus competidores y convirtió a Microsoft en uno de los principales desarrolladores de software para hojas de cálculo de PC. Uno de los atractivos de esta herramienta es que Microsoft lanza al mercado nuevas versiones cada dos años.
Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario gestionar la apariencia, así como la recomputación inteligente de las celdas.

A veces manejamos muchas columnas o filas en la excel, de manera que si nos desplazamos por ella perdemos la referencia o leyenda del campo con el que estamos trabajando. Para evitar este problema, tenemos la opción de inmovilizar paneles, para ello seleccionamos la pestaña “Vista” y aparece la opción de Inmovilizar paneles, tenemos
la posibilidad de inmovilizar la primera fila, la primera columna, o la selección que nosotros estimemos.

Cuando queremos trabajar en equipo en una excel, para evitar que alguien la bloquee o se pierdan datos, Excel permite compartir la hoja de calculo. Para ello iremos a la pestaña revisar y pulsaremos el botón Compartir Libro y en la pestaña Modificación, activaremos el botón check que dice : ” Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

Otra posibilidad muy útil que ofrece Microsoft Excel es el formato condicional en las tablas. Esto permite a través de la escala de color establecer los valores de color verde como óptimos y los rojos como valores mínimos.Para ello pulsamos la pestaña de inicio y en Estilos encontramos Formato Condicional, al seleccionar aparece una lista desplegable donde está Escalas de color.

Cuando estemos trabajando con monedas, Excel ofrece la posibilidad de indicar el símbolo de la moneda correspondiente. Así si tenemos una cantidad de euros, en la pestaña diseño y el bloque número, pulsaremos el botón que tiene un icono de unas monedas y aparecerá una lista desplegable del símbolo de la moneda a elegir.

Excel ofrece una combinación de teclas que facilita la gestión de la misma. Para insertar la fecha utilizaremos la combinación de teclas Ctrl y ‘,’ simultáneamente. Pulsando Ctrl + E seleccionaremos toda la hoja de cálculo. Con la combinación Ctrl + J usará el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo. Con Ctrl + alt + K se muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo si ya existía previamente.