Perspectiva GTD: Las Áreas de Enfoque y Responsabilidad

En este tercer «horizonte de enfoque», que David Allen identifica metafóricamente con el nivel de vuelo de un avión a 6.000 metros, se encuentra lo que él denomina áreas de enfoque y responsabilidad. Explica Allen que una vez has alcanzado los 6.000 metros es importante que te preguntes qué tienes que hacer para mantenerte a esa altura.

La verdad es que Allen podría haberse explicado de forma más clara y concreta en la parte de perspectiva de «Haz que funcione». Transcribo literalmente: «Este nivel funciona como una abstracción de tu realidad. Consiste en una serie de enfoques ajustados a algunas categorías, entre diez y quince, que pertenecen a áreas en las que no estás particularmente interesado y que te servirán únicamente para moverte con seguridad. Tu compromiso con ellos te animará a encargarte de proyectos y a emprender actuaciones». ¿Te ha quedado claro? A mí me ha llevado años entenderlo

Continúa Allen diciendo que tu trabajo se podría definir identificando de cuatro a siete áreas de las que te encargas y que una forma de determinar estas áreas es pensar sobre qué temas te va a pedir cuentas tu jefe en la reunión anual de evaluación del desempeño.

Por su parte, dice también que los intereses y actividades de tu vida se podrían agrupar en un conjunto que incluiría entre siete y diez áreas, mencionando entre las categorías habituales las siguientes: relaciones sociales, familia, paternidad, economía, desarrollo personal, carrera, religión y salud.

Por si te resulta útil, yo tengo actualmente veintiocho áreas en mi sistema, agrupadas en un total de diez bloques. Esto es algo completamente dinámico, que reviso anualmente, añadiendo, eliminando y reagrupando áreas a la medida de mis necesidades. Ten en cuenta que hablamos de una herramienta, cuyo propósito es ser fácilmente usable para que puedas sacarle el máximo partido.

Estas áreas de enfoque y responsabilidad están vinculadas a tus acciones y proyectos, en la medida que dichas acciones y proyectos evidencian de algún modo tu grado de compromiso hacia las diversas áreas. De ahí que Allen sugiera como una posible forma de identificar tus áreas de enfoque relevantes el examinar tus acciones y proyectos preguntándote «¿Por qué estoy haciendo esto? ¿Qué ámbito de responsabilidad o interés refleja?».

En cuanto a la frecuencia de revisión necesaria para este nivel, Allen aconseja hacerlo mensualmente en condiciones normales y también siempre que hayas pasado, o estés pasando, por un período de cambios intensos. Dice también que, además de estas revisiones regulares, es conveniente hacerlo cuando creas poder establecer un mayor equilibrio entre ellas.

Es una pena que Allen no profundice más en este aspecto del equilibrio y que lo mezcle como un elemento más junto con todo lo anterior. Personalmente, creo que este nivel tiene muy poco que ver con la perspectiva entendida en su sentido habitual y sí tiene mucho que ver con el equilibrio. También creo que el nombre de áreas de enfoque y responsabilidad es poco acertado, ya que en mi experiencia genera a menudo confusión y/o rechazo. Además, mezclar el sentido del deber con la necesidad de equilibrio me parece poco coherente y no le encuentro mucha utilidad.

Para mí habría sido preferible, y mucho más fácil de entender, dejar a un lado el concepto de «áreas de responsabilidad», que además es algo bastante difuso, y hablar simplemente de «áreas de atención», es decir, de las áreas de tu vida que de un modo u otro compiten por tu atención – sea por interés, necesidad, responsabilidad o cualquier otro motivo – dando lugar a tensiones que a menudo derivan en desequilibrios, los cuales precisan de tu intervención proactiva para re-equilibrarse.

Por otra parte, mi impresión es que el planteamiento que hace Allen de este nivel está principalmente orientado a que no se te olviden cosas y tengas en cuenta lo que podría ser necesario hacer en cada una de estas áreas de enfoque y responsabilidad, centrándose en los aspectos más físicos y operativos de la revisión. Sin embargo, yo pienso que la revisión de las áreas de atención debería tener un carácter mucho más intuitivo. Está muy bien que no se te olvide nada, pero está aún mejor tener la tranquilidad de saber que la forma en que estás «repartiendo» tu atención entre las diversas áreas de tu vida es precisamente la que tú consideras que tiene que ser y con la que tú te sientes bien.

Además, el enfoque de Allen rara vez lleva, en mi experiencia, a hacer menos cosas. Más bien al contrario. Y, sin embargo, la relación entre satisfacción y atención prestada a un área es a menudo paradójica. Porque puede haber mucha satisfacción con la atención que estás prestando a un área en concreto, aunque sea poca atención en comparación con otras, del mismo modo que puedes sentir muy poca satisfacción con la atención que estás prestando a otras áreas, aunque sea mucha en comparación con el resto. Así que, en muchas ocasiones, la satisfacción mejorará al aumentar la atención a un área abandonada pero, en otras muchas ocasiones, ocurrirá lo contrario, es decir, que la forma de aumentar tu satisfacción con la atención prestada a un área sea dedicándole menos atención.

Porque la clave para ser personas satisfechas con la forma de gestionar nuestra actividad es prestar la atención adecuada a cada área en cada momento. Esta es la esencia de la verdadera conciliación.

En resumen, el nivel «6.000 metros»:

• Contiene las diversas áreas de tu vida que están mereciendo tu enfoque (atención) en este momento y también aquellas otras sobre las que tienes alguna responsabilidad actualmente.
• Sirve para tomar conciencia de qué áreas están siendo merecedoras de más atención por tu parte y, por tanto, saber también qué otras áreas están recibiendo menos atención, lo cual te permite emprender acciones para equilibrar la situación si así lo estimas oportuno.
• Se revisa para asegurarte de que estás gestionando de la forma adecuada las diversas áreas de tu vida y para poder actuar proactivamente sobre la situación en caso necesario.
• La perspectiva que nos ofrece es una perspectiva a medio plazo, típicamente de un mes, que es la frecuencia con la que se recomienda revisar este nivel.

Para finalizar, y aunque David Allen no lo dice, mi consejo es que, aunque solo lleves a cabo la revisión de este nivel una vez al mes, la incorpores como parte la revisión semanal de tu sistema, por ejemplo la primera o la última revisión semanal del mes. De esta forma lo convertirás también en un hábito y podrás aprovechar al máximo el potencial que ofrece.

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