Plan de comunicación digital para congresos/jornadas de salud

Las redes sociales se han convertido en un elemento clave en toda estrategia de comunicación y marketing de cualquier evento, congreso o jornada de salud. Gracias a internet tenemos a nuestro alcance una gran cantidad de herramientas digitales que debemos tener en cuenta para conseguir que después del esfuerzo y dedicación que supone realizar un evento de salud tenga impacto y llegue a más personas, consiguiendo alcanzar los objetivos planteados para la realización del mismo: 

• Compartir conocimientos
• Objetivo benéfico o educativo
• Punto de encuentro entre profesionales, organizaciones
• Establecer diálogos y obtener líneas de actuación
• Divulgación científica
• Etc

Conseguir tener impacto no sólo en las personas que acuden a un congreso/jornada o evento de salud sino en el público en general, en la ciudadanía o en el sector en concreto para el que se ha organizado dicho encuentro, puede suponer obtener mayor recompensa a todos los esfuerzos que supone poner en marcha un congreso o jornada.

Si el objetivo es poder impactar y llegar al público diana al que queremos informar, sean profesionales, pacientes, organizaciones o sociedades científicas, elaborar un plan de comunicación digital puede ser la clave para conseguir:

• Generar expectativas previa al congreso/jornada
• Comunicar durante el mismo todo el contenido del mismo y realizar divulgación científica
• Conseguir que días/semanas o meses después se siga hablando del mismo
• Compartir los vídeos de las ponencias, las presentaciones y todo el contenido de calidad generado para que siga teniendo impacto en el tiempo

Por todo ello y por los objetivos que os queráis marcar el poner en marcha un congreso o jornada de salud, contar con una estrategia y un plan de comunicación es la clave para que sea eficaz, todos comunicando lo mismo, conversando en base al mismo hashtag, creando comunidad con las cuentas de redes sociales de referentes a los que seguir y lo más importante: tejiendo redes de aprendizaje compartido.

Comparto en este post algunas recomendaciones que desde mi experiencia en redes siguiendo hashtags y hashtags de congresos y jornadas he ido aprendiendo, lo importante que es contar con un buen plan y no ir haciendo las cosas a salto de mata, con prisas y sin planificar. No soy experta de nada pero como sabéis me gusta compartir lo que se, lo que me apasiona y esto sin duda forma parte de mi pasión.

Generar expectativas previas

El plan de comunicación debe plantearse a la misma vez que inicias esas primeras reuniones con el equipo que formará parte del comité científico/organización del congreso o jornada. Algunos de los pasos previos (preguntas a hacerse) a dar en cuanto a comunicación digital serían los siguientes:

• ¿El congreso/jornada tiene página web propia o estará dentro de algún apartado de la web de la organización del mismo?
• Lo ideal sería tener página web o un blog tipo wordpress que es fácil de hacer y sencillo donde compartir los contenidos del mismo: programa, comité organizacional y científico, patrocinadores, información de la ciudad del evento, etc.
• Una vez tengamos la web/blog del evento, hay que pensar qué canales de comunicación vamos a emplear para su difusión, a parte de los canales offline ( notas de prensa, flayers, póster, etc)
• Si decidimos que vamos a poder gestionar una cuenta de Twitter, abrirla con el nombre del congreso/jornada o bien se puede utilizar otra cuenta que ya exista como de la organización u hospital, esto será decisión vuestra pero es importante decidirlo. Lo ideal es tener cuenta específica, que incluso puede servir para cada año, si el congreso o jornada en cuestión tienen continuidad.
• Valorar abrir un perfil en Instagram: es la red social que más impacto está teniendo y puede ofrecernos muchas ventajas, ya que se pueden subir todas las fotos del evento, hacer directos o stories durante el mismo y utilizar esta cuenta para fidelizar y crear comunidad que mantenga comunicación durante todo el año, por ejemplo, si es un congreso o jornada que se repite.
• Facebook también es una red potente a tener en cuenta, tiene mucho alcance y se puede hacer una fan page del congreso o jornada y también emplearlo como canal de comunicación de todos los contenidos.
• Valorar la posibilidad de que haya streaming durante el evento, incluso se puede poner una subscripción más accesible y económica para las personas que no puedan ir y así pueden verlo desde casa. El streaming es un plus de los buenos, mucho impacto y muchísima gente que lo sigue.
• Elegir el hashtag que se va a emplear para comunicar el evento/congreso/jornada y utilizarlo siempre. Podéis incluso mirar si el hashtag es el adecuado, mirar que no esté usándose ya  y estas cosas, que luego da rabia encontrarse que algo que no tiene nada que ver con este congreso se está tuiteando desde otra parte del mundo. Pasa y mucho.
• Elaborar un excel con el plan de comunicación para cada red social ( Twitter, Facebook e Instagram) con el contenido que se va a difundir previo al congreso/ evento de salud. Esto es fundamental y ayuda muchísimo estructurar la difusión, espaciando los días para no saturar y generando expectativas con las mesas o conferencias que se vayan a realizar. Además este plan puede compartirse con los patrocinadores o cuentas de referentes que queráis implicar para que os ayuden a difundir para todos comunicar lo mismo, con el mismo hahstag, misma imagen, mismo póster etc. Es un trabajazo previo, doy fe porque ya he hecho unos cuantos, pero después el resultado es fantástico.
• Identificar una lista de Twitter con los profesionales de interés de dicho congreso/jornada, referentes, cuentas oficiales, patrocinadores, sociedades científicas, etc, es decir todos los que estén implicados y comunidades de interés para incluirlas en ese plan de comunicación. Se pueden ir etiquetando en los tuits, ir mencionándolas e implicarlas en esa difusión. Se sentirán parte del congreso desde mucho antes y se creará una comunidad y conversaciones previas que os aseguro son muy provechosas.
• Registrar el hashtag en Symplur o en otra herramienta para después poder medir el impacto del mismo en las redes. En este enlace tenéis algunas herramientas para medir hashtags, hay muchísimas, por ejemplo Tweetreach va bien, esto es ya cada uno con lo que se maneje mejor.

Comunicación durante el congreso/evento de salud

• Lo ideal a todo esto, sería que hubiera una persona encargada de la cuenta y redes oficiales del congreso desde el principio y así ya controla, además de saber el plan de comunicación y estrategia establecida en los comienzos.
• Durante el congreso es importante y compartiendo todo lo que va pasando, la conferencia de apertura, conferencia inaugural, las mesas de debate, comunicaciones, etc. Se puede incluso programar algunos tuits, hay congresos y jornadas que lo hacen para no tener que estar tan pendiente y poder ir retuiteando o contestando menciones. Pero en mi experiencia personal que he llevado cuentas de congresos y jornadas, he preferido hacerlo al momento, así no se pierde esa frescura y se va acorde con el tiempo, que a veces programas y hay retrasos por lo que sea y ya los tuits no salen a la misma vez.
• Para poder seguir la conversación, lo suyo es entrar en el hashtag del congreso, darle a “mas recientes” y seguir al momento todo lo que van tuiteando tanto asistentes como usuarios que lo siguen por las redes o vía streaming si hay.
• Importante compartir los tuits de los que participan, contestar menciones y agradecer a los que están tuiteando desde las redes o desde casa, es bonito ese guiño a la persona y así sientes que formas parte también de este congreso o jornada.
• Es clave mantener la atención tanto de asistentes como de seguidores, se pueden utilizar hasta herramientas de participación al momento, como por ejemplo usar mentimeter, una página que utilizando un código permite contestar encuentras que establezcas o compartir que te ha parecido el evento al momento. Es muy chulo,  en el I Encuentro de pacientes blogueros lo usamos y en otros congresos que he estado se ha usado y la verdad es que mola mucho.
• Aprovechar la inmediatez que te ofrecen los directos de Instagram o Facebook Live, sobre todo sino hay streaming.

Acciones post evento de salud

Después de terminar el congreso o jornada podemos conseguir que sigan hablando del mismo o incluso que se formen comunidades entorno a la misma y se formen familias de personas que se reúnen cada año. Un ejemplo bien real es #Gandia20, jornada que Charo Boscá a conseguido que sea una referente en salud 2.0 y que desde hace 2 años que fue la primera, a día de hoy, seguimos manteniendo un grupo de whatsapp donde compartimos muchas cosas y que sirve de canal de comunicación directa entre profesionales.

Si hemos realizado un buen plan y estrategia previa de comunicación, tendremos una gran cantidad de material para difundir de este congreso o evento de salud y que podemos ir compartiendo en nuestros canales y esa web o blog:

• Vídeos de las ponencias y conferencias si se hizo streaming
• Análisis e impacto del hashtag en las redes
• Artículos y entrevistas que se hayan realizado
• Mantener la actividad y la comunicación en las redes sociales
• Divulgar todo el contenido científico generado
• Compartir un post con la crónica del congreso/jornada
• Realizar recopilación de todos los tuits utilizando alguna herramienta, yo utilizo Wakelet desde que cerró Storify.
• Realizar un balance final para los medios de comunicación
• Realizar un mailing de agradecimiento a todos los inscritos, patrocinadores, etc.
• Y como no: cuando se vaya acercando la fecha del congreso de nuevo, ir calentado motores.

Recuerda que: cada jornada/congreso/evento es diferente, con un público diferente y unos objetivos distintos. Existen muchas estrategias y herramientas que se pueden emplear, para ello las tecnologías están a nuestro alcance para sacarles todo el partido. Establecer un buen plan de comunicación ( online y offline) es fundamental para conseguir nuestro objetivo: impacto en las personas, comunicación de persona a persona y tejer redes de aprendizaje compartido.

Y hasta aquí el post de hoy en líneas generales y en base a mi experiencia. Son muchos hashtags los que he seguido a través de Twitter desde que estoy en las redes, no os podéis imaginar el aprendizaje que supone para mi, por no decir de la cantidad de congresos o eventos que he podido seguir o ver por streaming gracias a las redes. Para esto sirve la tecnología, como diría Chema Cepeda, tecnologías del acercamiento que nos permiten empaparnos de tanto conocimiento a golpe de click, algo antes impensable.

No todos podemos ir de congresos, no todos quieren, muchos pueden pero pasan…….pero si que es responsabilidad de todos el consumir contenido científico, el leer, estar actualizados, el conocer que evidencias hay en los cuidados que realizo a diario en mi unidad………Y gracias a la tecnología, a un buen plan de comunicación y a seguir un hashtag, hoy en día es posible, ¿ a que es absolutamente apasionante? a mi me lo parece. Y ahora sigamos #AlTurron ( mi guiño a Serafín nunca puede faltar).

Mi experiencia

Comparto algunos congresos, jornadas o eventos en los que he gestionado la comunicación o elaborado un plan de comunicación:

• Cuenta de Twitter oficial ( @cuidados3i) y difusión de los contenidos en las redes y mi blog del I Congreso Internacional de Investigación e innovación en cuidados, celebrado en Palma del 25 al 27 de octubre de 2017.
• Cuenta de la revista digital @Redes_HUSE donde se da difusión de todos los contenidos de la revista, como ejemplo de cuenta corporativa.
• Difusión de jornadas y congresos de enfermería en varias ocasiones desde la cuenta oficial de Son Espases  @SonEspases
• Elaboración del plan de comunicación, difusión del evento y durante el mismo gestionando la cuenta de @ffpaciente moderando los tweetchat en el I Encuentro de Pacientes Blogueros de #FFpaciente.