Planes de contingencia para empresas en tiempos turbulentos

Durante los últimos años, hemos visto cómo el tejido económico de nuestro país se ha visto resentido en numerosas ocasiones. La pandemia, la posterior crisis económica o la guerra de Ucrania han puesto obstáculos en su camino de crecimiento.

Para superarlos, muchas empresas han adoptado un plan de contingencia. En este artículo te explicamos en qué consiste y cómo implementarlo.

¿Qué es un plan de contingencia empresarial?

Las empresas, generalmente, proyectan un plan de desarrollo a corto, medio y largo plazo. Sin embargo, son conscientes de que, durante el camino, pueden suceder imprevistos que perjudiquen su materialización.

Para ello, se trazan planes que permitan actuar a la compañía ante cualquier incidente, especialmente, para mantener el volumen de negocio.

Cabe destacar que su naturaleza es muy variada. En consecuencia, pueden concebirse desde el punto de vista económico, organizativo, estratégico, organizativo o interempresarial. No obstante, también pueden enfocarse hacia un área determinada que resulte especialmente sensible para una coyuntura en concreto.

¿Qué importancia tienen en momentos problemáticos de las empresas?

La función de estos planes es preparar actuaciones e instrucciones que la empresa pueda tomar en cualquier momento. Estos son alternativos a los que se efectúan como parte de su funcionamiento normal.

Por tanto, persiguen el objetivo de adaptarse a una circunstancia compleja para minimizar el impacto que esta tendrá en el negocio.

Por otro lado, también pretenden continuar con la actividad de las empresas al corto plazo. Es decir, disminuir el margen de reacción para incrementar la resiliencia.

Obviamente, las compañías con mayor volumen de gastos-ingresos son las que tienden a elaborar planes más sólidos. Eso sí, estos son vitales para cualquier tipo de corporación, independientemente de su sector o tamaño.

Te interesará saber que estos se enmarcan en lo que se denomina gestión responsable de la empresa. Precisamente, una de las claves del liderazgo consiste en adelantarse a los malos tiempos para que estos no afecten a la plantilla.

Sin embargo, estos planes deben estar implementados en toda la compañía para que se ejecuten de manera coordinada y eficaz.

Características del plan de contingencia empresarial

Para que sea realmente funcional, es imprescindible que reúna una serie de requisitos. Estos deben ser conocidos por la dirección y por el departamento de RRHH. El motivo de esto último es que el capital humano es el más valioso de la compañía.

Por tanto, hay que protegerlo frente a los imprevistos a la vez que aprovechamos su potencial para superarlos.

• Universalidad

Como avanzábamos antes, toda la plantilla debe formar parte de esta planificación. Es decir, es sumamente importante que todos los empleados conozcan su existencia y, sobre todo, que sepan qué papel tienen.

Recuerda que no siempre es posible dar instrucciones y formar al personal ante una crisis. Como ejemplo de esto, tenemos el teletrabajo durante el confinamiento.

• Actualización

La actualización es otra de las claves que definen si un plan está bien elaborado o no. Los tiempos cambian, y lo mismo sucede con las perspectivas de negocio. Cada año, las empresas suelen definir una serie de objetivos, tanto en el sentido económico como en el estratégico.

Por tanto, hay que preparar las actuaciones que permitan salvaguardarlos cuando se planteen obstáculos.

• Claridad

Si el plan no es comprendido por toda la compañía, hay algo que está fallando. Resulta imprescindible que todos entiendan, en primer lugar, la importancia de adoptarlo, conocerlo e interiorizarlo.

Después, deben saber cuál es su papel y, especialmente, por qué es vital su participación. Si vamos a pedir un esfuerzo extra, la base es que entiendan el por qué.

• Adaptación

Es primordial que no confundas este con el de la actualización. Mientras que el primero estaba basado en la evolución temporal, con este nos referimos al presente. No hay un único plan que cualquier corporación pueda imponer, sino que estos dependen del tipo en el que se clasifique.

Es decir, hay que adaptarlos a las necesidades y particularidades que existan.

Los planes de contingencia, a la práctica: claves para elaborarlos

Después de haber visto sus características esenciales, lo llevaremos a la realidad. De este modo, explicaremos paso a paso cómo se debe elaborar una planificación de contingencia para la empresa.

Recuerda que lo más importante es comprender la naturaleza de cada fase y llevarla a la realidad de tu negocio.

1. Identificación del valor corporativo

Denominamos «valor corporativo» al conjunto de recursos humanos, técnicos, organizativos y económicos que posee la compañía.

Es decir, todo aquello que se debe proteger y desde lo que se puede partir para defender el plan. Hay que clasificarlos en dos tipos:

• Potencial elevado: son los que resultan imprescindibles para el funcionamiento del negocio.
• Potencial medio: son los que pueden interrumpirse o, directamente, de los que se puede prescindir.

Entre estos dos potenciales, hay que establecer directrices de fortalecimiento. Es decir, durante el año, hay que trabajar para aumentar su capacidad de resiliencia, de manera que no haya que dejar caer ningún recurso.

2. Definición de riesgos previsibles

Hay que trabajar al corto y medio plazo para definir los riesgos que se pueden interponer en el camino. Por ejemplo, la existencia de una crisis económica anunciada desde hace varios meses o de una escasez de suministros.

Un plan de contingencia y continuidad de negocio es clave para una empresa con vocación de futuro

Nos referimos a los que son previsibles porque, como ejemplo, nadie preveía la llegada de una pandemia de tal calado.

3. Generación de un plan futuro

Cada año, hay que establecer los objetivos de crecimiento internos y externos. De estos se partirá para mantener un camino sobre el que pueden salir obstáculos.

Cuando hayamos identificado la base, podremos definir cómo protegerla y reducir el tiempo de reacción. La clave está en minimizar el impacto mientras se conocen las variables que se deben defender.

4. Elaboración de un plan de actuación

Con todo lo anterior, estaremos listos para elaborar un plan de actuación. Este constituirá las instrucciones alternativas y las actuaciones que ejecutarán los empleados llegado el momento.

Este debe responder a las siguientes cuestiones:

• ¿Quién debe tomar la responsabilidad?
• ¿Qué tarea corresponde hacer a cada persona?
• ¿Qué papel excepcional jugará cada departamento?
• ¿Qué remuneración / bonificación recibirán los empleados por el esfuerzo adicional?
• ¿Cuándo debe estar el plan funcionando completamente?

5. Difusión e implementación

Por último, es momento de difundir el plan entre la plantilla. Es crucial hacerlo solo cuando este ha concluido de perfilarse para no generar incertidumbres ni confusiones.

Para ello, se pueden organizar reuniones, sesiones formativas o asambleas periódicas. Lo esencial es mantenerlo siempre en la memoria de los trabajadores.

Casos de éxito: ejemplos de planes de contingencia

Para concluir, definiremos lo que son los planes de contingencia con varios ejemplos prácticos. Hemos tomado situaciones conocidas en el ámbito interempresarial y sectores estratégicos.

El propósito es acercarnos lo máximo posible a la realidad para mitigar esa incertidumbre que caracteriza la propia planificación.

Primer caso: planta de fabricación de automóviles

Un negocio de fabricación de automóviles pretende sacar 25.000 unidades para este año, un 15 % más que en el mismo periodo anterior. Sin embargo, la crisis de microchips ha ocasionado que, en 2022, se hayan dejado de fabricar 1,2 millones de vehículos, según cifras de AutoForest.

Para superar esta previsión, el negocio ha diseñado planes de contingencia en el pasado. Estos pasan por aprovechar al máximo los recursos disponibles, especialmente, en lo relativo a las piezas tecnológicas.

Por otro lado, se potenciará el stock disponible en los concesionarios con coches de ocasión y de kilómetro 0 para responder a la demanda.

Segundo caso: empresa de logística

La crisis de suministro que ocasionó la súbita reactivación de la economía global después de la pandemia es conocida por todos.

De acuerdo con Reuters, esta no se superará completamente hasta bien entrado el año 2023. Una empresa de transporte, para minimizar el impacto de la reducción de envíos, decide adaptarse a la demanda.

Para lo anterior, implementa un conjunto de ERTE por cuestiones operativas. Con esto, mantiene a la plantilla contratada y, si bien no puede cumplir sus expectativas de ingresos, evita la pérdida de empleos.

Por otro lado, se adapta rápidamente a la escasa demanda, con un personal que puede ir recuperando conforme esta aumente.

Tercer caso: compañía de importación de aceite de girasol

Un negocio dedicado a la importación de girasol sufre gravemente las consecuencias de la guerra de Ucrania. El pasado mes de agosto, el país comenzó a efectuar sus primeros envíos.

Sin embargo, durante este tiempo, el negocio se ha visto obligado a activar una planificación excepcional de contingencia.

Cuando la pusieron en marcha, redujeron el volumen de envíos a los supermercados. Del mismo modo, comunicó a los supermercados la idoneidad de establecer limitaciones en las compras de aceite de girasol.

Como resultado, han podido suministrar este bien básico a la población y atenuar los efectos de la escasez de mercancía.

Conclusión

En definitiva, un plan de contingencia es clave para las empresas y, obviamente, también para la sociedad.

El resultado de implantarlos adecuadamente es una mejor gestión de las crisis y, por supuesto, una estabilización en la competitividad interna.

Las compañías deben proyectarse en caminos optimistas, pero prepararse para las circunstancias complicadas, que no deben ser descartadas por sistema.