Planifica con GTD. Gana altitud.

Como decía aquel anuncio de Pirelli, la potencia sin control no sirve para nada, pues algo similar ocurriría con GTD. Utilizar la metodología únicamente como gestor de tareas es desaprovechar su potencial. Si no queremos colocar un techo de mejora demasiado bajo a nuestras expectativas, debemos dar profundidad al método. Hoy comienza una miniserie de  artículos donde cruzaremos la línea para convertir el método GTD en una filosofía, o si lo prefieres en una guía, que nos permita alcanzar nuestros objetivos a largo plazo. Empezamos con los niveles de perspectiva.

Imagen vía tupolev und seine kamera bajo licencia Creative Commons

Para los que descubrimos GTD, el hecho de aplicar sus principios con regularidad y dar cierto dinamismo al proceso de gestión de proyectos y acciones ya es todo un éxito. En poco más de un año y medio he pasado de estancarme en todas aquellas cuestiones que emprendía fuera del horario laboral, a alcanzar una velocidad de crucero estimable. Pero cuando esto sucede, desaparecen las preocupaciones por el funcionamiento del proceso, uno se acaba hacieno la pregunta ‘¿Y ahora hacia dónde voy?’

Focalizamos en las tareas que tenemos ante nosotros, olvidando que éstas son el vehículo para llegar algún lugar. El árbol no nos deja ver el bosque. Evidentemente nos fijamos objetivos como: crear nuestra página web, terminar un postgrado o sacarnos una certificación, aprender inglés… hitos que podemos divisar con facilidad y que representan una mejora (nadie lo pone en duda). El problema es que navegamos sin puntos de referencia a largo plazo, lo que provoca que muchas veces ejecutemos proyectos y acciones en vano.  La falta de falta de un plan de navegación implica cambios de rumbo, los cuales provocan una pérdida de energía y tiempo que puede llegar consumir nuestras esperanzas, provocando la caída en el conformismo y en el ‘Ya estoy viene como estoy’.

David Allen propone un sistema con 6 niveles de perspectiva. Muchos bloggers han hablado extensamente sobre el tema, por lo tanto no me extenderé mucho comentando conceptos básicos, me inclino más por explicar mi punto de vista sobre cada uno de ellos.

• 15.000 metros: Definición de nuestro estilo de vida. ¿Cuál es nuestro ideal? ¿Dónde queremos llegar? Decidimos como queremos dejar nuestra huella. Para definirlo, huíamos de la falta de concreción y no idealicemos. El realismo no está reñido con la ambición, o con la amplitud de miras. Puede que no llegues pero el hecho de intentarlo con rigor te enriquecerá, descubriendo nuevas metas que te motiven.
• 12.000 metros. Objetivos a 3-5 años. El deseo se concreta en metas más allá del horizonte, pero que tendrán repercusión en nuestra vida, variando nuestras responsabilidades para amoldarse a lo que queremos conseguir. Ej: Formación, giros en nuestra carrera profesional, decisiones a nivel familiar para preparar la llegada de los hijos …
• 9000 metros. Objetivos anuales o bianuales. Aquí es donde empieza la incomodidad, a la hora de definir el medio plazo emergen decisiones concretas que pueden alejarte de tu zona de comodidad. Decisiones de cierto calado, como cambios de trabajo o de residencia. Es hora de tomar decisiones, y si es necesario, hacer renuncias para llegar a buen puerto.
• 6000 metros. Nuestras áreas de responsabilidad. Entramos en nuestra vida cotidiana, definiendo las diferentes dimensiones que la componen: trabajo, familia, formación… todas las áreas que son importantes para ti y a las que dedicas tiempo y recursos.
• 3000 metros. Proyectos. Nuestra perspectiva a medio plazo (semanas/meses) En un post anterior definí mi forma de materializar el camino hacia mis objetivos (6000 metros) descomponiendo los pasos a seguir en proyectos. La idea se materializa en acción.
• A ras de suelo, las próximas acciones a realizar. Lo que nos ocupa y nos preocupa durante el día a día.

Os recomiendo los post de Optima Infinito y Dutudu para ampliar el tema.

Debemos combinar planificación con acción. Orientar y golpear. Una vez hayamos definido nuestras metas y los diferentes hitos que debemos alcanzar para llegar a ellas, podremos marcar un camino compuesto de acciones concretas para empezar a HACER. Si tenemos un plan de acción global podremos focalizar en lo que REALMENTE tenemos que hacer dejando de lado proyectos y tareas que no nos aporten nada en esta dirección. El objetivo debe ser reducir a la mínima expresión las desviaciones.

Recuerda que…

No es suficiente pulir nuestros procesos de gestión del flujo de trabajo, alejaremos el estrés de nuestra vida, pero si sabemos a dónde vamos nuestro paso será más fuerte y seguro.

Debemos combinar planificación y acción, recalibrar los pasos hacia nuestros objetivos con las revisiones periódicas que realizamos en el sistema.

Cuanto mayor sea el nivel de perspectiva desde el cual realizamos nuestra planificación, mayor será la asertividad a la hora de definir metas y objetivos, y menores los cambios de rumbo. Crea tu propio plan rector.

Espero no haberme ido por las ramas. Me interesa mucho conocer cómo percibes los diferentes niveles de altura, sería interesante tener un pequeño debate sobre el tema. Deja tu comentario, yo por mi parte empezaré a preparar el siguiente post  : )

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