Planifica lentamente para moverte rápidamente

Es habitual que nos encarguen tareas o proyectos con plazos de ejecución muy ajustados y poco negociables. Así pues, lo normal, es que sin pensar demasiado, nos pongamos manos a la obra; saltamos al ruedo, nos metemos de lleno en un gran proyecto y dejamos la organización al azar, o bien, lo confiamos (en exceso) a nuestra habilidad o experiencia.

Si lo cuantificásemos, el porcentaje de tiempo dedicado a la planificación respecto al de ejecución sería ínfimo. Las consecuencias de este proceder, son evidentes, y desembocan en una total falta de efectividad, avanzar sin un plan nos acostumbra a llevar por callejones sin salida continuamente. ¿Cuántas veces te has dado cuenta que necesitas unos datos a mitad de la redacción de un informe, y justamente cuando estás en tu máximo de inspiración?, incluso las cosas más insignificantes pueden ser un gran problema, ¿o no te ha pasado nunca que la impresora se queda sin tóner e imprimir tu trabajo se convierte en un infierno?

En lugar de hacer lo que nos pide el cuerpo, que es lanzarse a hacer y como más rápido mejor, debemos controlar este impulso y reflexionar. Es indispensable dedicar unas horas a hablar y planificar, de esta manera podremos fijar los objetivos, prioridades, flujo de trabajo, recursos, etc…, nada más y nada menos que trazar un plan tranquilamente.

Para tener todos los cabos atados, hay tres preguntas que, como mínimo, debes hacerte antes de empezar:

¿Qué tengo que hacer?: fija el resultado/objetivo que pretendes, como más concreto mejor, si no lo tienes claro, deberás repreguntar y asegurarte, no hay nada peor que avanzar en una dirección que no es la correcta.

¿Qué plazo tengo?: saber exactamente para cuando lo necesitas es vital para la planificación de tu trabajo y también para determinar los recursos necesarios (normalmente a menos tiempo de entrega, más recursos necesitarás).

¿Qué necesito?: que recursos tienes y cuantos necesitas, y para cuando los necesitas, el proyecto no se debe parar por falta de suministros…

Cada minuto invertido en la planificación, tiene un ratio de retorno en la ejecución que sobradamente lo justifica. Así que te recomiendo que tengas muy presente lo que cita el titulo del post: planifica lentamente para moverte rápidamente.