Mi compañero Ruben Alzola explica en su blog Marca la diferencia que cada día planifica sus 3-5 tareas clave en los huecos de su agenda para este día:
Si mañana tengo programadas tres reuniones o asisto a una formación de cinco horas, el número de acciones que podré hacer, evidentemente, va ser mucho menor que si no tengo nada en el calendario.
Si hilamos un poco más fino podríamos adaptar el tipo de tarea clave al tipo de hueco del que disponemos o, mejor dicho, a la ubicación de estos huecos. Los huecos a primera hora de la mañana son ideales para las tareas clave más duras y con una alta exigencia de concentración (los “sapos” que hemos de tragarnos cuanto antes).
Fijar las tareas clave no forma parte de GTD, peor yo también lo hago com muy buenos resultados. Cada día que empieza sin plan, es un día perdido.
Ruben anota sus tareas clave en su calendario, usando un color diferente para distinguirlas de las citas de verdad. Yo prefiero crear mi borrador del día en papel, usando los formularios d David Seah: Emergent Task Planner. De esta forma mantengo mi calendario limpio, reservado sólo para los compromisos de este día. En papel puedo ‘jugar’ en poco con la planificación del día y así crear una distribución optima del trabajo. Un beneficio adicional es que puedo mantener la hoja con mi planificación todo el día visible en la mesa de trabajo, mientras la ventana de una aplicación habitualmente está escondida detrás de otras ventanas.
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