Planificación presupuestaria de ERP: el costo de una mala experiencia del usuario

Las empresas desean saber cómo seleccionar e implementar con éxito un sistema ERP, sin interrumpir su negocio ni arruinar su presupuesto. Muchas organizaciones ahorran centavos en costos duros como las tarifas de licencia, pero los proyectos tienden a exceder el presupuesto como resultado de la falta de planificación y la mala experiencia del usuario.

Casi dos tercios de las empresas superan el presupuesto porque no planificaron las personalizaciones de software necesarias para mejorar la experiencia de sus usuarios. Las interfaces del sistema ERP de hoy son mucho más elegantes que los sistemas heredados más antiguos, pero las características de una gran experiencia de usuario de ERP son más que simplemente la apariencia de la interfaz. Las interacciones del usuario con un sistema ERP deben ser intuitivas y facilitar el trabajo de un empleado, y es probable que eso se logre solo a través de alguna personalización del sistema.

"Es extremadamente raro que una empresa compre un sistema ERP listo para usar que funcione para todos los tipos de usuarios de su organización. La mayoría de los sistemas de software ERP se configuran durante la implementación para alinearse con los procesos de una empresa, pero de acuerdo con los comentarios que recibimos, los sistemas ERP aún se quedan cortos en su experiencia de usuario. Esto nos dice que si desea llevar su sistema ERP al siguiente nivel y realmente cosechar los beneficios, las características del software deben personalizarse según lo que los usuarios necesitan y lo que facilitará su trabajo ", comenta Denis Rousseau, gerente senior de proyectos de TEC. .

Los costos de una mala experiencia del usuario son impredecibles, lo que puede hacer que los presupuestos se disparen. Para evitar errores en el presupuesto de ERP, es más importante presupuestar para el éxito, no solo para ahorrar dinero. Antes de que comience la implementación, es importante conversar con los usuarios clave y comprender cuál será su interacción diaria con el sistema.

Consejos para ahorrar costos

A continuación, se muestran algunos consejos sobre cómo tener en cuenta los costos para mejorar la experiencia del usuario sin arruinarse:

Construya en un búfer para la personalización

Como señaló Rousseau anteriormente, comprar un sistema ERP listo para usar que funcione para todos los usuarios clave es raro, por lo que es imprescindible presupuestar las personalizaciones. Para determinar cuánto búfer necesitará, piense en lo únicos que son sus procesos comerciales en comparación con otras empresas del mismo sector. Asegúrese de que los usuarios clave interactúen con las características y funciones del sistema ERP básico, antes de comprometerse con la implementación, para ver con qué pueden trabajar fácilmente y qué es necesario ajustar.

Invierta en soluciones específicas de la industria

Algunos proveedores de software ERP ofrecen una solución empaquetada específica de la industria o venden plantillas de software preconfiguradas. Es una buena idea ver si hay una solución disponible para su industria y preguntar qué aspectos específicos de la industria se incluyen. Es posible que aún se requiera cierta personalización, pero adquirir una solución diseñada para su industria debería ahorrarle una buena parte del tiempo y dinero que se necesita para personalizar una solución ERP genérica.

Implementar roles de usuario flexibles

No todos los usuarios tendrán las mismas interacciones diariascon un sistema ERP, por lo que los roles de los usuarios deben definirse para proporcionar acceso a la información relevante y agrupar las características y funciones adecuadas. Por ejemplo, los empleados del departamento de finanzas necesitan acceso a registros contables y capacidades de generación de informes, mientras que un trabajador en la planta necesita acceso a registros de inventario y capacidades de entrada de datos. Puede dar un paso más al hacer que los roles de usuario sean flexibles, para un mayor grado de personalización y experiencia de usuario. Por ejemplo, reduzca el menú principal del sistema para el personal operativo para que su interfaz esté despejada y las funciones que necesitan sean accesibles con un clic; y utilice dispositivos de pantalla táctil para los trabajadores del taller, de modo que no tengan que jugar con el mouse y el teclado para ingresar información mientras están trabajando.

Presupuesto para el éxito

Reducir los costos iniciales puede ayudar a controlar el presupuesto de su proyecto de ERP a corto plazo, pero pasar por alto lo que es importante para su negocio y lo que es relevante para sus usuarios terminará costándole a mediano y largo plazo, e incluso puede arriesgar toda su inversión.

Al establecer un presupuesto, tenga en cuenta a sus usuarios y sus objetivos comerciales. Si sigue los consejos anteriores, podrá hacer un presupuesto para una inversión a largo plazo, sin perder de vista las características y funciones clave que su sistema ERP necesita.

La perseverancia es la mejor idea para emprender un negocio.