Planificar lo indispensable para ser ágil y eficaz

Tienes que ser ágil al plantear tu actividad adaptándose a los cambios e imprevistos surgidos para mantenerte en acción. Es lo que te hace avanzar y aumenta tu capacidad resolución. Para ello utiliza unos principios básicos pero poderosos: Aprender a definir un resultado y una siguiente acción con la que ponerte en marcha. Hablamos de implantar una cultura ágil y adaptativa en lo personal como primer paso para diluir el culto a la planificación formal en la organización.

Planificación formal. Una cultura rígida y alejada de la realidad

Volatilidad e incertidumbre. Olvídate de planificarlo todo hasta el milímetro, no pierdas el tiempo ni el hagas perder a los demás. Los grandes dispendios de energía creando diagramas de Gantt, distribuyendo acciones a realizar en calendarios y fijando fechas de entrega que son simples actos de fe… ¿De verdad que crees que todo irá como marca el diagrama?

No tienes en cuenta imprevistos, interrupciones u otros problemas. La planificación formal se ha convertido en una ilusión que sólo busca obtener sensación de control. Vivimos en una cultura de planificación corporativa basada en PMP que sabe que no cumplirá lo que promete pero que aún continúa considerándose necesaria.

Tienes que ser ágil, definir lo necesario, marcar un primer hito y empezar a caminar a través de una primera acción. Coge las riendas de la situación y actúa. Convertirlo en hábito te empodera pasando de una posición reactiva a una proactiva permitiéndote acelera los ciclos de resolución de problemas. Más resolutivo, más adaptativo, más eficaz.

Definir el resultado y la primera acción

Tu capacidad de resolución se dispara. Eres capaz de desgranar la complejidad definiendo resultado y los ciclos cortos de actividad para alcanzarlos. Al definir la actividad a través de acciones simples y concisas facilitas su resolución reduciendo posibilidades de demora debido a la falta de atractivo que supone algo demasiado complejo de realizar, o con lo que cuesta identificarse (no conocemos el propósito).

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Recuerda: El atractivo de una acción es directamente proporcional a su concreción y simplicidad
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Eres más adaptativo porque te mueves entre pequeños bloques de acciones que no cuesta revisar ni readaptar. Al alcanzar la meta y cerrar el ciclo activo de trabajo repite el proceso definiendo el próximo resultado y las primeras acciones para ponerte en marcha de nuevo. En caso de imprevistos no hay que hacer frente a la tediosa labor de actualizar fechas de entrega o darse cuenta que hay partes del proyectos que necesitan volver a ser planificadas, o simplemente han quedado obsoletas y terminarán desestimadas.

Sólo lo que es necesario también al planificar. Lo que cuenta es estar en movimiento, fluir. Tener la capacidad de vencer la resistencia para ponerte en marcha lo antes posible, preparando lo indispensable y sin pensarlo demasiado. Una cosa es aclarar el propósito y el resultado a obtener y otra es caer en la trampa del razonamiento excesivo, pensando en la conveniencia, en los pros y contras, generando ruido y abriendo la puerta a la procrastinitzación.

Fluir. Estar en la zona

Fluir es arrancar pero también saber afrontar contratiempos y bloqueos que detienen los proyectos activos. Un proyecto se detiene cuando la lista de próximas acciones queda una actividad poco atractiva para realizar, no encuentras el momento de hacerla o la abordas y te das cuenta que está mal planteada… Acabas diciéndote que ya lo acabarás pero después de dos semanas todavía sigue allí. Identifica el problema que frena el avance, define el resultado y una siguiente acción para seguir adelante. Es la única forma de continuar, de entrar de nuevo en la zona.

Se trata de un cambio de creencias que no se puede asumir sólo a través del intelecto. Es verdad que los conceptos son fáciles de asimilar pero la verdadera comprensión sólo se llega experimentando en primera persona los principios mencionados y los beneficios que se derivan.

Cuidado! No te lleves lo peor de la planificación formal cuando uses recursos como la planificación natural, planteando proyectos y pasándote horas confeccionando mapas mentales, estructurando sub-proyectos y definiendo acciones. Haz lo imprescindible para ponerte en marcha, identifica los aspectos del gran proyecto, define el resultado deseado y la actividad – a través de una planificación natural – y cuando los completes vuelve a repetir el mismo ciclo para las próximas etapas.

La planificación natural o el principio de definir un resultado y acción no son más que una metodología ágil personal para abrazar la incertidumbre y la volatilidad de estos tiempos. Aplicarlos es asimilarlos, aprender a adaptarnos para que el cambio continuo no nos estanque.