Por qué deberías introducir una solución de gestión de proyectos en tu negocio

Un gerente bien instruido, ético y con experiencia es indispensable para llevar adelante cualquier proyecto. De igual manera, un equipo humano capacitado, talentoso, motivado y responsable marca la diferencia en la consecución de los objetivos de negocio.
Ahora bien, en la actualidad, las dinámicas del mercado son cada vez más exigentes. La competencia no da tregua y las oportunidades se pueden escapar de las manos, dentro y fuera de la organización.
De forma específica, en materia de gestión de proyectos son muchos los flancos que se deben cubrir, al mismo tiempo y de manera eficiente, cuando se desean alcanzar los objetivos a la altura de los estándares requeridos.
Planificar acciones de forma acertada, ejecutarlas eficientemente, controlar la calidad y asumir los riesgos de manera oportuna no es tarea fácil. Ni siquiera para el mejor líder apoyado en el equipo más capaz. Y es que humanamente no es posible, sobre todo cuando se trabaja en escenarios en los que no tiene cabida tomarse un respiro.
La tecnología impone a las organizaciones, entre otras exigencias, una actualización continua, que puede ser demandante en exceso. Todos los días hay algo nuevo que aprender.
Afortunadamente, desde otro ángulo, la tecnología también brinda herramientas que permiten estar a la altura de las circunstancias cambiantes. En materia de gestión de proyectos, no es la excepción.
Algunos softwares de gestión de proyectos son tan fascinantes y amigables, que la pregunta "¿para qué necesito esto?", es sustituida rápidamente por "¿cómo he podido trabajar sin ellos todo este tiempo?".
Definitivamente, en términos muy simples, facilitan las tareas, acortan los plazos y aumentan la eficiencia. Si a esto le sumamos un gerente y un equipo 5 estrellas, los resultados superan las expectativas hasta del más excéptico.

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¿Por qué las organizaciones fracasan en la gestión de proyectos?

Así como el factor humano es irremplazable para materializar los objetivos, la tecnología tampoco puede hacer milagros cuando la organización en sí misma presenta errores en su gestión.
Es fundamental que se entienda que existen elementos que entran en juego para marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Y, eso, no necesariamente depende de las herramientas tecnológicas.
Antes de mencionar las bondades que brinda un software de gestión de proyectos, vale la pena revisar aquellos aspectos que deben considerarse para evitar tropiezos al poner en marcha acciones o estrategias dentro de una organización. Y es que es común echarle la culpa al software, cuando en realidad no se ajustaron ciertos parámetros antes de implantarlo.
Como paso previo a la selección de un software de gestión de proyectos es preciso cuidar aspectos que tienen que ver con la dirección y el control de los recursos humanos. También se deben atender el calendario y los costos, porque inciden en el uso de los recursos materiales y pueden convertirse en elementos que desaceleren el ritmo de trabajo y hasta imposibiliten lograr los objetivos. Sobre todo, es importante no descuidar el control ni la supervisión.
Seguramente, el programa informático seleccionado será un excelente aliado, de eso no cabe duda. Pero es importante reconocer ciertos asuntos que siempre quedarán a cargo de la gerencia y del equipo humano que la respalda. Justamente, de eso también depende que el software pueda ofrecer todo su potencial.

Dirección de la gestión de proyectos

Desde el punto de vista de la dirección, es necesario evitar ciertas deficiencias como:

• Liderazgo débil: un gerente puede estar muy preparado, pero si no sabe dirigir no unifica al equipo y no lo armoniza.
• Equipo poco o nada instruido: un grupo que no está comprometido, que no conoce su trabajo y que no está capacitado, no cumplirá con sus tareas en el tiempo establecido.
• Desintegración: un equipo que no está unificado o experimenta enfrentamientos entre sus miembros no llegará a ninguna parte.
• Mala planificación: si no se sabe a dónde se quiere ir y cómo hacerlo (gestión estratégica) es imposible llegar a los objetivos marcados.
• Objetivos difusos: todos los involucrados deben estar a tono con respecto a lo que se desea lograr. Desde el líder, pasando por el equipo, hasta los inversionistas.
• Escasa supervisión: no se puede dejar al equipo y a los procesos a la deriva. La revisión continua no sólo marca responsabilidades, también incide en la motivación y en el cumplimiento de las acciones en el tiempo estimado.
• Comunicación ineficiente: genera confusión y desmotivación. Los vacíos comunicacionales pueden ser la causa de ineficiencias de distinto tipo. Por lo tanto, se prestan para el incumplimiento de los tiempos y del trabajo.

Administración del tiempo en la gestión de proyectos

Existen ciertos errores frecuentes que evitan el cumplimiento del cronograma como se espera:

• No contar con una lista detallada de actividades a ejecutarse.
• Falta de visión con respecto a los factores que podrían limitar las acciones del equipo del proyecto.
• Ausencia de hipótesis acerca de situaciones que podrían presentarse en el proceso.
• Desconocimiento de la duración de las actividades en función del número y capacidades de los recursos humanos y materiales asignados para efectuarlas.
• Carencia de un registro histórico de la duración más probable de las actividades.
• Ignorar la opinión experta de profesionales u organizaciones, ya sean internos o foráneos, con conocimiento o entrenamiento especializado.
• Desatender las causas que tienden a provocar cambios en los plazos y tareas, así como no intentar contrarrestarlas.
• Relegar aquellos elementos que irremediablemente deben cambiar.
• No medir el impacto de esos cambios en el proyecto.
• Aplicar e implementar cambios sin el debido cuidado.

Estimación de costos en la gestión de proyectos

Es habitual ver que muchas empresas naufragan en la estimación de costos porque:

• No cuentan desde el principio con un presupuesto acorde a la realidad del mercado en el que se desarrolla el proyecto.
• Subestiman los posibles cambios en los costos estimados y no se adelantan a las dificultades en el momento oportuno.
• Desatienden la revisión del empleo de recursos humanos y materiales del proyecto.
• No informan al equipo humano sobre el presupuesto de forma transparente y precisa.
• Menosprecian la importancia de promover el consumo responsable por parte de los miembros del equipo humano en lo referente a los recursos materiales asignados y el impacto que eso tiene en el resto del proyecto.
• No inculcan en el equipo humano el entendimiento de la importancia del aprovechamiento del tiempo y el cumplimiento de las metas en los lapsos previstos.
• Se flexibilizan demasiado con respecto a gastos que no estaban contemplados en el presupuesto original.

Control y seguimiento en la gestión de proyectos

Algunas deficiencias en el control y seguimiento de proyectos pueden perjudicar el proceso gravemente. Entre ellas, las más habituales son:

• Perder de vista el plan de calidad del proyecto.
• Tener una visión limitada respecto al funcionamiento del equipo.
• Dejar de lado el seguimiento.
• Responder a imprevistos a destiempo o improvisadamente.
• Desconocer el impacto de los cambios requeridos.
• No aplicar simulaciones para prever posibles cambios o inconvenientes.
• Tener una comunicación ineficaz con los involucrados.
• No contar con una herramienta tecnológica que, sobre todo, contribuya al orden y al control.

¿Cómo puede contribuir un software de gestión de proyectos?

Uno de los mayores retos de las empresas en la actualidad es poner en práctica la planificación estratégica. A la par, conseguir alinear los recursos con los objetivos. También, asegurarse una adecuada posición competitiva. En este escenario, el software de gestión de proyectos es un aliado indiscutible.
Indudablemente, hacer uso de un software de gestión de proyectos asegura el desarrollo eficiente y rentable de una organización cuando se traza un objetivo. Esto está dado porque hace posible mantener la atención en el desarrollo y alcance de las metas, en lugar de permanecer sumergido en constantes trámites burocráticos.
Igualmente, el software de gestión de proyectos ayuda a administrar los sistemas. Además, permite anticiparse. Una herramienta como ésta también contribuye al aprovechamiento de nuevas oportunidades.
Algunos softwares de gestión de proyectos funcionan basándose en el concepto PHVA (planificar-hacer-verificar-actuar). Estos son compatibles con los procesos estratégicos MEG (modelo de excelencia de gestión). Por esto, también focalizan a la organización a la obtención de ventajas competitivas. Además, gestionan los recursos de cualquier sistema: humanos, tecnológicos, informativos y de calidad, entre otros.
Asimismo, permiten el seguimiento simultáneo de más de una estrategia. Esto ayuda a desestimar el desarrollo de las estrategias basadas en condiciones no sostenibles a largo plazo.
Otros softwares de este tipo gestionan todos los recursos de maneras diferentes e igualmente efectivas. Centralizan la información crucial en una página. Se adaptan a la estructura Agile o Scrum. También aseguran el alcance de los objetivos. Y es que suministran todo tipo de herramientas necesarias para completar el ciclo de vida de ejecución de los proyectos.
Por lo general, gracias a sus recursos de visualización de KPIs o mediante presentaciones, estos softwares de gestión de proyectos garantizan un mejor entendimiento sobre el manejo de los recursos y el desarrollo e impacto de uno o varios procesos.
De igual forma, los softwares de gestión de proyectos son compatibles con los ERP. Abarcan todos los aspectos técnicos, administrativos y financieros que permiten ser adaptados o pueden basarse en Microsoft Dynamics, Navisión y Axapta o Sage X3, entre otros. Son ideales para cualquier sistema operativo.
Los softwares de gestión de proyectos son propicios para la dirección y gestión de empresas de cualquier tamaño y sector, desde servicios profesionales, agencias de publicidad, estudios de arquitectura, hasta empresas de construcción. Además, el mercado ofrece una gran variedad de estos programas con costos diversos. Así que la clave está en escoger el más apropiado para la organización que se dirige.

¿Cómo elegir el software de gestión más adecuado para una organización?

El gerente, líder o director de proyecto tiene una gran responsabilidad sobre sus hombros. Por eso, debe contar con una serie habilidades. Entre ellas, está la de saber seleccionar y hacer uso de los instrumentos adecuados para emplear los recursos productivamente. Evidentemente, una de esas herramientas es el software de gestión de proyectos.
Un software de gestión de proyectos es el compañero ideal de un gerente a cargo de dirigir a todo el equipo para materializar el objetivo propuesto. Es útil para la planificación, control presupuestario, administración de recursos y asignación de trabajo e integración del personal.
Elegir el mejor software no es tarea fácil. La solución más adecuada depende del tamaño de la empresa, sus objetivos, el sector del mercado en el que se desarrolla y de los recursos económicos de los que se disponga.
Investigar es una buena idea. Empaparse sobre la materia es esencial. Un buen gerente siempre debe tener nociones claras de lo que le ofrece su proveedor. También es muy conveniente escuchar a los expertos y comparar sus opiniones. Por otra parte, es recomendable atender a la experiencia de otros gerentes que ya hayan probado los diferentes softwares.
Afortunadamente, existen plataformas en Internet a las que se puede acceder gratuitamente y que ofrecen información detallada y actualizada. Esto ayuda a conocer los productos antes de adquirirlos. Mejor aún es cuando estas plataformas combinan la opinión experta con la de los usuarios. Sin duda, eso significa encontrar todo en un mismo lugar y contar con una guía objetiva que resulta definitivamente ideal.
* Artículo de Annie Suárez *

Annie Suárez

Redactora de contenido para ComparaSoftware, plataforma que ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones en materia de tecnología reforzando el vínculo que existe entre usuarios y software.

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Jose Maria Acuña Morgado - Desarrollador Web