En cualquier empresa que se precie, la gestión de las cuentas por pagar, es una de las tareas más tediosas y que más quebraderos de cabeza suelen dar. Suele tratarse de un proceso que la mayoría de organizaciones realizan de forma manual, ya sea por costumbre o por desconocimiento de la existencia de herramientas que ayuden a automatizar su gestión. Pero poco a poco, cada vez va siendo más habitual que las empresas decidan dar un giro a este proceso y apostar por un software que les ayude en la gestión de estas cuentas por pagar, que les ayude a mejorar su productividad. Ahora bien, es necesario asegurarse de que la opción elegida esté homologada por la AEAT, como es el caso de getyooz.com/es/.
La importancia de una gestión correcta de las cuentas por pagar
Para cualquier empresa, una correcta gestión de las cuentas por pagar es fundamental para mantener bien contabilizadas las finanzas del negocio. Dentro de las cuentas por pagar, son muchos los documentos a tener en cuenta, desde factura, hasta albaranes u órdenes de compras. En muchos casos, esos documentos tienen una fecha límite para pagar. En el caso de no hacerlo, se podría traducir en importantes consecuencias negativas. Por este motivo, una correcta administración de las cuentas por pagar puede ayudar a:
- Evitar multas por retrasos en el pago o por el incumplimiento de los términos acordado.
- Asegurar una adecuada relación comercial con los acreedores.
- Mejorar el puntaje de crédito.
- Prevenir un posible fraude financiero.
Principales beneficios de la automatización de las cuentas de pagar
Ya hemos comentado que llevar al día las cuentas de pagar supone una importante dedicación de tiempo por parte de las empresas. Por este motivo, no es de extrañar que las compañías cada vez apuesten más por el uso de herramienta que les ayuden en este proceso, aprovechándose de los muchos beneficios que les ofrece. Veamos a continuación algunos de los más importantes.
Errores en la contabilidad
Gestionar toda la documentación de las cuentas de pagar de forma manual, puede dar a importantes errores como contabilizar varias veces una factura o retrasarse en el pago de alguna de ellas. En el caso de utilizar un programa que nos automatice todo el proceso, la empresa se estará asegurando de que estos errores no aparezcan.
Mejor productividad
Se ha comprobado que apostar por automatizar este proceso, permitirá mejorar la productividad en un 80%, un tiempo que podrá ser utilizado para llevar a cabo otras tareas que sean importantes para la empresa. Gracias a ellas, el proceso de validación de las cuentas por pagar se lleva a cabo con solo unos clics.
Obtener una mirada más profunda del panorama general
Gracias a poder obtener informes en tiempo real, las empresas podrán identificar los problemas y el incumplimiento de las políticas. Además, al automatizar todo el proceso de la gestión de las cuentas a pagar, los gerentes se estarán asegurando una mayor transparencia en todo el proceso.
Agilizar el proceso
Gracias a su uso, se eliminará al factor error humano, lo que se traduce en una mayor agilidad a la hora de procesar los documentos ya que no será necesario dedicar tanto tiempo en la supervisión. Como resultado final, se consigue informes más precisos y eficaces.
Solucionar problemas de auditoría
En el caso de tener que someterse a algún tipo de auditoría, tener automatizado todo el proceso facilitará el acceso a la información solicitada por el auditor.
Trabajar junto con el ERP de la empresa
Por último, otro de los principales beneficios, es que son programas que se complementan con la mayoría de los ERPs que utilizan las empresas.
Por todo lo comentado anteriormente, si buscáis una mejor gestión de las cuentas de pago, automatizar el proceso es la opción más recomendada.
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