Por qué no existe ningún GTD® colaborativo

Una de las preguntas que habitualmente nos plantean a los nodos de OPTIMA LAB es si existe un GTD^® colaborativo. La respuesta es sencilla: no, no existe ningún GTD^® colaborativo.

¿Por qué? Por dos sencillas razones: 1) es imposible y 2) es absurdo.

Si bien es cierto que la metodología GTD^® contribuye a optimizar la atención en entornos colaborativos, la forma en la que lo consigue es incidiendo positivamente sobre la atención individual de cada una de las personas que colaboran. Esto es así porque no existe una «atención colectiva», puesto que la «atención colectiva» es un simple agregado de atenciones individuales.

Otra cosa es que la adopción y puesta en práctica de GTD^® de forma individual por las personas que integran una organización pueda contribuir positivamente apoyando el trabajo colaborativo, si bien en este caso los beneficios se derivan más del uso compartido de un lenguaje y unos comportamientos productivos – aunque siempre individuales – que de la adopción de una supuesta metodología colaborativa.

La metodología GTD^® parte de la premisa de que utilizar la mente como gestor de recordatorios es una mala práctica desde el punto de vista productivo.

Además, mantener compromisos mal gestionados en nuestra mente es una de las principales causas de estrés, que es una emoción individual.

Un «compromiso mal gestionado» es cualquier pensamiento del tipo «tendría que…», «debería…», «a ver sí…», «que no se me olvide…», «¿y si…?», «¿por qué no…?», «podría…», etc.

Para que un «compromiso mal gestionado» pase a convertirse en un «compromiso bien gestionado» es necesario:

1. Que lo identifiquemos la primera vez que llama nuestra atención y lo «saquemos» de nuestra cabeza, dejando alguna referencia al mismo en un contenedor temporal de confianza, parte de una estructura previamente definida, que «vaciamos» con la frecuencia necesaria (hábito de «Capturar»).
2. Que, en algún momento posterior a su captura, analicemos el significado de eso que en su momento nos llamó la atención, identificando qué significa para nosotros, para a continuación tomar una decisión sobre qué hacer, o qué no hacer, con ello (hábito de «Aclarar»).
3. Que, en el caso de que eso que hemos «Aclarado» queramos conservarlo o hacer algo al respecto, lo coloquemos o coloquemos un recordatorio de ello, en una estructura concreta de categorías organizativas (lo que se conoce como un «sistema externo de confianza» o «mente extendida») que nos asegure que vamos a verlo siempre que tenga sentido y únicamente cuando tenga sentido (hábito de «Organizar»).
4. Que revisemos este sistema externo de confianza con la frecuencia necesaria para asegurar que su contenido está completo y al día, y para mantener una perspectiva global sobre ello (hábito de «Reflexionar»).
5. Que, a la hora de decidir qué hacer, consideremos las opciones que en su día incluimos en el «sistema externo de confianza», para elegir con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento, lo cual nos permitirá sentirnos bien con lo que hacemos y con lo que dejamos sin hacer (hábito de «Ejecutar»).

Como puedes comprobar, todos los hábitos que acabo de mencionar son también de carácter exclusivamente individual.

El propósito de usar GTD^® es lograr el estado mental conocido como «mente como el agua», ya que es este estado el que te permite trabajar con enfoque en las cosas más relevantes, centrándote en cada momento en lo que tiene más sentido hacer.

Obviamente, el estado «mente como el agua» es un estado que se alcanza de manera individual. En cuanto a qué tiene sentido hacer en cada momento, depende de cada persona, porque el sentido que damos a las cosas lo damos de manera individual.

Todos los demás hábitos de GTD^® están orientados a obtener claridad, sensación de control, equilibrio, etc. Todo ello son también cualidades individuales. Queda claro, ¿verdad?

Ante esta abrumadora evidencia de que GTD^® es una metodología de carácter exclusivamente individual, la obsesión por que exista un GTD^® colaborativo se debe principalmente a dos motivos.

El primero, la obsesión por el control y la estandarización («que todo mundo en la organización use la misma herramienta para GTD^®» es una de las peticiones absurdas e infundadas que estamos cansados de escuchar y de tener que explicar una y otra vez que hacerlo es MUY contraproducente).

El segundo, la confusión sobre qué es el trabajo en equipo, el trabajo distribuido y el trabajo colaborativo.

En la David Allen Company, al igual que ocurre en OPTIMA LAB, todas las personas son usuarias expertas en GTD^®, con muchos años de experiencia aplicándola y además certificadas como Trainers y Coaches oficiales de la metodología.

A pesar de ello, la David Allen Company utiliza Holacracia para organizarse colectivamente, del mismo modo que en OPTIMA LAB utilizamos OPTIMA12^®.

¿Tú crees realmente que David Allen usaría otra cosa para su propia organización si de verdad existiera o tuviera sentido un GTD^® colaborativo?

Evidentemente, no. Hablar de GTD^® colaborativo es un intento absurdo de colectivizar una metodología cuya razón de ser y los beneficios que ofrece son intrínsecamente individuales.

El desconocimiento de GTD^® puede hacer que, de manera inintencionada, se confunda el uso de algún elemento aislado con el uso de la metodología. Por ejemplo, nosotros en OPTIMA LAB tenemos un canal «Inbox» y un canal «Waiting for» en nuestro Slack. También tenemos en él una lista de proyectos con todos los proyectos activos de la red.

A pesar de ello, a nadie en OPTIMA LAB se le ocurriría decir que nuestro Slack es un «GTD^® Colaborativo», sencillamente porque no lo es.

Así que recuerda: si alguien te dice alguna vez que existe, usa o vende un GTD^® colaborativo, puedes tener la seguridad de que a) desconoce qué es realmente GTD^® y/o 2) simplemente, te está mintiendo.