Por un correo electrónico simple y eficaz

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Tu email puede volver a ser una conexión simple y eficaz con tu entorno
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¿Por qué se ha convertido el correo electrónico en un problema? ¿Te lo has preguntado nunca?¿Por qué se ha convertido en un foco de estrés? y lo más importante ¿cómo podemos volver a convertirlo en lo que era? Un medio de comunicación entre personas.

Marquemos unas pautas para volver a la simplicidad de enviar y recibir correos entre individuos. Eliminemos la basura innecesario y no permitíamos ciertos comportamientos nocivos.

Quitando el ruido de tu correo

Entre todos hemos convertido el correo electrónico en una herramienta para todo. De medio de comunicación a navaja multiusos utilizado para guardar archivos, recibir suscripciones, notificaciones o la multitud de información basura que genera nuestro yo digital. En definitiva, hemos convertido el email en una fuente de ruido.

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La basura que recibes en tu correo genera ruido que te interfiere y cortocircuita
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Volvamos al origen. Reseteemos dejando de recibir correos innecesarios. Empecemos por aliviar la carga soltando lastre innecesario aplicando las siguientes medidas:

• Suscripciones. Utiliza Feedly para leer blogs. Para las newsletters que sólo puedes recibir por email créate una carpeta específica y una regla para autoarchivar-las, o mejor aún, créate una dirección en un servicio de correo gratuito con el fin de recibir sólo newsletters y entra una vez por semana para leerlas.
• Búsqueda y archivado de información. No tienes archivo digital o no confías en él o no te funciona. Desvía los mails a Evernote y los archivos en Google Drive.
• Gestionar la actividad. No gestiones tu actividad desde el correo, búscate una aplicación para administrar tus tareas. Por experiencia se que implementar un sistema de listas de acciones y proyectos en el email generan distracciones e interrupciones.
• Notificaciones a cero. Corta de raíz todas las notificaciones que recibas de servicios en la red como Linkedin, Google alerts, IFTTT… Si tan importantes son crea una lista de control con todos los servicios y punteala semanalmente. Una rutina de revisión optimiza tu tiempo y el uso de tu atención.

Sólo se trata de realizar cada una de las funcionalidades con una aplicación pensada específicamente para ese fin y no desde el correo. Menos ruido y más eficacia.

Cómo me relaciono con mi email

Cómo me relaciono con mi correo y con las personas de mi entorno a través de él. Son necesarias normas de urbanidad para su uso. Es una cuestión de respeto hacia los demás y también hacia uno mismo.

• Ni consultar ni puntear, procesar y transformar. ¿Qué te aporta acceder cada dos por tres en tu correo para ver si hay algo nuevo? NADA. Fija momentos durante día para acceder y dedicarle la atención adecuada, tomando decisiones sobre qué hacer con cada mail de la bandeja de entrada hasta dejarla vacía.
• Cada correo debe ir dirigido a una persona. Es evidente que podemos utilizar el recurso de la copia y la copia oculta pero pensando bien a quién dirigimos el mensaje. El propósito es dejar de enviar basura a terceras personas y acabar con los mensajes encadenados entre multitudes.
• Educar a los que hacen un mal uso. No permitas que te llegue contenido superfluo, ni bromas ni información si no la has solicitado. Si es una persona que conoces contéstale con educación, explicando que no quieres recibir este tipo de contenido. Si no lo conoces o sigue insistiendo márcalo como spam.
• Haz visible el problema para intentar cambiar las cosas. Quizás sea más una declaración de fe más que otra cosa. Si tu empresa tiene problemas debido al correo expresa esto articulando una propuesta. Aplicaciones como Slack pueden ser una solución para mejorar la comunicación. Si es demasiado intrépido comenta con compañeros y supervisores el problema, haz que se den cuenta, crea inquietud.

Recuerdo una entrevista al empresario/emprendedor Dídac Lee en la que hablaba de la primera vez que envió y recibió un email. Como desaparecía el mail enviado y como aparecía en la bandeja de entrada la respuesta de su interlocutor, como si de magia se tratara.

Esa magia ha desaparecido, el correo electrónico es un recurso ordinario, una parte de nuestra vida diaria convertida por algunos un agujero negro.

Una parte clave de la eficacia personal es aprender a trabajar. No sólo autogestionarnos también entender la importancia de utilizar correctamente las herramientas para no generar ruido y facilitar el cumplimiento de las responsabilidades.