Nicole Soames en "The negotiation book. Practical Steps to becoming a master negotiator", que estamos comentando, propone seguir una serie de pasos para convertirse en un maestro negociador. Tras el primer paso: DESARROLLAR UN PATRÓN MENTAL NEGOCIADOR, tenemos el segundo que es:
II.- PREPARARSE PARA TENER ÉXITO EN LA NEGOCIACIÓN:Las personas pensamos erróneamente que los mejores negociadores son aquellos que piensan y reaccionan con rapidez, cuando en realidad los mejores son los que están bien preparados, tal como decía Benjamin Franklin: " si fallas en preparar te estás preparando para fallar".
Siempre debemos preparar una negociación. Las personas con frecuencia acuden a las reuniones sin pensar que van a terminar teniendo que negociar, por lo que siempre es necesario estar preparado. Otro error que cometemos con frecuencia es pensar que sólo debemos prepararnos para negociaciones grandes y formales, cuando de hecho necesitamos más tiempo para preparar aquellas en las que nos sentimos más involucrados emocionalmente.
La preparación debe incluir todas las fases de la negociación: previa, al comienzo, durante y al finalizar y debe centrarse en identificar y entender nuestras propias motivaciones y las de la otra parte para descubrir los puntos de coincidencia para que la negociación resultante sea un éxito.
Para comprender cuáles son nuestras necesidades particulares podemos utilizar el método de los 5 "por qué" que consiste en preguntarnos cuál es el resultado que deseamos de esa negociación y seguir indagando hasta que lleguemos a la causa raíz. No debemos olvidar que si no conocemos exactamente lo que esperamos obtener de una negociación difícilmente tendremos el resultado esperado.
Otro aspecto importante a considerar es el de nuestro estilo negociador más dominante. Existen cuatro estilos de negociación principales:
1.- Orientado a resultados y seguro de sí mismo. Se caracteriza porque la persona:
a).- Es competitiva.
b).- Se centra en el resultado y no en las relaciones.
c).- Piensa que le respetarán si muestra una actitud dura.
e).- Resistirá hasta conseguir lo que quiere.
f).- Está dispuesta a hacer lo que sea para ganar y obtener los mejores resultados.
g).- Le gusta tomar decisiones.
h).- Busca la rapidez.
i).- Le gusta tener el control.
2.- Extrovertido y persuasivo. Se caracteriza porque la persona:
a).- Prefiere centrarse en la visión global en lugar de atascarse en los detalles analíticos.
b).- Considera el mantener las relaciones como un punto clave al negociar.
c).- Con frecuencia piensa en el impacto sobre las relaciones.
d).- No desea que la otra parte piense mal de ella.
e).- Evita ser responsable de "hundir" las negociaciones.
f).- Muestra sus emociones durante la negociación.
3.- Fiable y consistente. Se caracteriza porque la persona:
a).- Se preocupa por lo que pueda ocurrir con ambas partes.
b).- Escucha con atención y considera la postura de la otra parte.
c).- Se siente bien si la parte contraria consigue lo que quiere.
d).- No le gustan las confrontaciones.
e).- Le gusta que las negociaciones sean tranquilas.
f).- No le gusta tomar decisiones precipitadas.
g).- Si se siente intimidada o la negociación se endurece tiende a retirarse.
4.- Orientado a los detalles y centrado en los resultados. Se caracteriza porque la persona:
a).- Da más importancia a los resultados que a las relaciones.
b).- Es analítica y debe conocer todos los detalles antes de comenzar la negociación.
c).- Prefiere no tener sorpresas en el curso de la negociación.
d).- Nunca muestra sus emociones durante la negociación.
e).- Si los resultados no son los que espera abandona la negociación sin preocuparse por la relación con la otra parte.
f).- No le gusta que intenten forzarle a tomar una decisión prefiere apartarse a sentirse presionada.
Una vez que hemos identificado nuestro estilo de negociación debemos utilizar esta información para ayudarnos a entender cómo puede afectar nuestro comportamiento antes, durante y después de la negociación.
Posteriormente debemos continuar nuestra preparación procurando conocer y comprender cuáles son las necesidades particulares y desafíos a los que se enfrenta la otra parte.
Sólo si entendemos lo que realmente les motiva podemos tener la oportunidad de influir en ellos. Si somos capaces de ponernos en "sus zapatos" podremos identificar todos los factores ocultos que pueden llegar a bloquear la negociación. Siempre tenemos que recordar que las mejores negociaciones son aquellas que benefician a ambas partes por lo que es vital que consideremos sus necesidades como parte de la preparación.
Stephen Covey en su libro "Los 7 hábitos de las personas muy efectivas" planteaba que el hábito número 5 es "Busca primero entender y luego ser entendido". Esto es más fácil de decir que de hacer, por ejemplo en una reunión solemos estar más preocupados por conseguir presentar y que se acepte nuestro punto de vista y no dedicamos tiempo a intentar reflexionar sobre las perspectivas de la otra parte. La mayor parte de las personas no anticipan lo que los demás pueden estar pensando porque están demasiado concentradas planificando lo que quieren obtener. Debemos asegurarnos que en la fase de preparación pensamos en lo que le podemos ofrecer a la otra parte. Al dar a los otros algo que desean normalmente van a reaccionar con reciprocidad y nos van a dar algo a nosotros a cambio.
Para entender completamente lo que mueve a la parte contraria debemos intentar identificar su estilo de negociación y esto sólo podremos hacerlo si dejamos nuestras emociones a un lado y pensamos objetivamente utilizando la clasificación anteriormente expuesta. La cultura de su organización, contactos en común que podamos tener y personas que hayan negociado con ellos con anterioridad nos pueden facilitar numerosas pistas.
Uno de las mayores ventajas que obtendremos de conocer nuestro estilo de negociación y el de los otros es que podremos reconocer cómo pueden afectar en las relaciones nuestras con ellos. Por ejemplo dos personas que son muy seguras y orientadas a resultados pueden llevarse muy bien al tener un enfoque similar pero pueden chocar violentamente si ambas son muy directas y dominantes. Conocer lo que les motiva nos va a permitir responder de forma adecuada.
En esta fase de preparación es esencial ser ambicioso y para ello debemos estar muy convencidos del valor de lo que estamos ofreciendo ya que en caso contrario nos arriesgamos a transmitir dudas a través de nuestro lenguaje corporal o tono de voz. Esto implica estar bien preparado con datos que nos permitan hacer frente a cualquier pregunta o planteamiento complicado. Debemos pensar en todas las razones por las que a la otra parte le conviene aceptar nuestras propuestas ya que siempre tenemos que recordar que la negociación trata de encontrar la zona en que ambas partes puedan llegar a un acuerdo satisfactorio.
No hay que olvidar que rara vez vamos a conseguir un "si" a nuestra oferta inicial. Antes de una negociación tenemos que decidir cuáles van a ser nuestras posiciones: la más alta, la razonable y la más baja y aplicar este enfoque a cada una de las variables incluidas en nuestra propuesta para ampliar nuestras posibilidades de asegurarnos el mejor resultado posible.
Una forma de mantener nuestra "ambición" durante una negociación consiste en evitar el lenguaje "debilitante", esto es las frases que debilitan nuestra posición en una negociación. La autora recomienda no utilizar nunca las siguientes frases:
a).- "Quizás nos podríamos encontrar en un punto medio". El arte de la negociación se apoya en un lenguaje seguro y que transmita confianza. Si no nos hemos preparado bien antes de comenzar las conversaciones nos podemos encontrar desde el principio utilizando frases vagas y estereotipadas para llegar a compromisos no reflexionados, sin olvidar que hay que definir también que queremos decir con "el punto medio".
b).- "No estoy de acuerdo". Decir que no estamos de acuerdo no nos va a llevar a ninguna parte. Tenemos que reconocer que ambas partes tienen sus posiciones propias pero que argumentar no es negociar y que hay que buscar acuerdos beneficiosos para ambas partes.
c).- "Esta es mi oferta final". Tenemos que procurar no arrinconarnos a nosotros mismos o a la otra parte. Sólo debemos decir "esta es mi oferta final" si realmente es lo que queremos decir y estamos preparados para mantenerlo. Aunque con frecuencia resulta muy tentador responder con este comentario si ambas partes están contra las cuerdas es muy difícil llegar a una conclusión mutuamente satisfactoria. Si posteriormente cedemos estaremos perdiendo credibilidad.
d).- "Preguntaré a mi jefe". Mina nuestra credibilidad y sugiere que no estamos alineados como equipo lo que puede facilitar el que la otra parte fuerce la situación. Al tiempo le estamos transmitiendo a la otra parte que no somos nosotros quienes tomamos las decisiones y aunque este sea el caso no debemos dejar que la otra parte lo sepa para no debilitar nuestra posición en la negociación.
Soames recomienda seguir los siguientes pasos para evitar la utilización de este tipo de lenguaje:
1.- Identificar cuando lo utilizamos nosotros o la otra parte. Una forma de hacerlo es apuntar lo que las personas dicen cuando debilitan su posición.
2.- Ser conscientes de cuando lo empleamos y corregirlo inmediatamente, diciendo por ejemplo "No quería decir que te pagaré entre 80 y 100€, sino que te pagaría 80€".
3.- Hacer pausas en la conversación para reflexionar y evitar decir lo primero que nos viene a la mente. Debemos responder no reaccionar.
4.- Pedir feedback a amigos o compañeros para que nos ayuden a detectar las ocasiones en que empleamos este tipo de lenguaje para que podamos realizar el esfuerzo de surpimirlo conscientemente la siguiente ocasión que parezca que va a surgir.
Trabajando duro y empleando un lenguaje claro y preciso transmitiremos una imagen de seguridad y tendremos más posibilidades de influir en el resultado de la negociación.
Fuente: http://clavesliderazgoresponsable.blogspot.com/2019/03/preparacion-de-una-negociacion-los.html
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