Proceso de planificación financiera de una pyme

Uno de los talones de Aquiles de las PyMEs se encuentra en el proceso de planificación financiera. Usualmente el dueño o la dueña, lo que hace es un plan rápido mental que comunica a quienes le colaboran en el proyecto; y empiezan a ejecutar esa idea general que está en la cabeza de quien dirige.

Sin embargo, cuando no se tiene un proceso de planificación financiera adecuado entonces, por lo general, se generan situaciones dentro de la PyME que pudieron haber evitado.

En ese sentido, quiero ofrecerte un proceso de planificación financiera que puedas implementar en tu PyME, que sea práctico, simple y sencillo. De manera que puedas desarrollar una estrategia que te permita el crecimiento sostenido de tu negocio.

El proceso de planificación financiera es el gran ausente en la administración de la PyME. Esto tiene varias razones que explican el porqué, pero en esencia se pueden resumir a que quien emprende se enfoca más en lo operativo del momento que en el futuro por venir.

En otras palabras, ante la inminencia de la subsistencia del negocio y de buscar los recursos para que la PyME se mantenga a flote, hace que el proceso se vea como algo que no aporta valor, que traducido al español sería "una pérdida de tiempo".

Y esa parte es entendible, porque las pequeñas empresas, al estar en un ambiente, por lo general hostil, con la competencia de tantos grandes, no le ven la utilidad práctica a la planificación financiera.

No obstante, la importancia de implementar un proceso como este reside en que te prepara para el futuro. Te da un mapa de ruta de hacia dónde vas a trabajar y cómo debería comportarse el dinero del proyecto, dándote una panorámica más acabada del futuro de tu emprendimiento.

Partiendo de la importancia que tiene llevar a cabo un proceso de planificación financiera, es justo resaltar que algunas personas sobredimensionan esto. Especialmente algunos asesores que lo hacen de una manera muy esquemática y poco funcional.

Sí, es cierto que los libros de planeación financiera explican cómo hacerlo no siempre se ajustan a la realidad nuestra, ya que usualmente son escritos por personas de países desarrollados, y con economías, por lo general, estables.

Tanto el contexto como la forma en que se desenvuelve el mercado en nuestros países es completamente distinta; y el abordaje que se le da a una empresa "grande" no es el mismo que se da a una PyME.

Todo esto tiene como resultado que el proceso de planificación financiera no se ajuste a la realidad de la PyME y por ende no se lleve a cabo. Es por esto que quiero ofrecerte algo que sea práctico y que se ajuste al contexto de una pequeña empresa

Paso No. 1: Define y analiza la realidad financiera de tu PyME

Lo primero que tienes que hacer es saber en qué pie está parada, financieramente hablando, tu empresa. Por lo tanto, tienes que definir y analizar la realidad económica de tu PyME.

¿Cómo se hace esto?

Si estas formalizado(a) y tienes un(a) contador(a) es más fácil, porque solo tienes que pedirle que elabore los estados financieros y te cuente de ellos; pero en caso de que no sea así, y aún estás en la informalidad, entonces debes hacerlo tu mismo(a)

Debes elaborar un estado financiero, digamos, rústico. En donde veas qué tienes, en términos de dinero (cuentas bancarias, dinero en efectivo, cuentas a crédito, inventario, etc), cuánto debes (suplidores, préstamos, etc), y cuál es la diferencia entre ellos. Esto se conoce como Estado de Situación o Balance General.

Pero además de esto debes saber cuánto estás ganando y cuánto te cuesta ganártelo. Es decir, cuánto vendiste y cuáles son tus costos fijos y variables. Lo que se conoce como Estado de Resultados o de Ganancias o Pérdidas

Cuando hagas estos dos ejercicios, debes entrar al mundo del análisis financiero; y no tienes que hacer algo súper elaborado, solo tienes que entender de dónde sale cada cosa y qué proporción ocupa en todo el estado.

Es decir, y de manera más sencilla, si tomas tu realidad de ganancias, y ves que, por ejemplo, gastas mucho en energía eléctrica, debes buscar el porqué de esta situación; Quizás estás utilizando mucho tiempo los aires acondicionados, o bien están dejando maquinarias encendidas sin necesidad, etc. El punto es ver qué pasa y por qué pasa, para entonces tomar las acciones correctivas de lugar.

Paso No. 2: Empieza a planificar

Luego de saber en qué pie financiero está parada tu PyME. Es hora de planificar; de visualizar qué quieres que pase en tu empresa en el futuro.

Esta parte es clave en el proceso de planificación financiera. Porque de ella depende todo lo demás que vas a hacer. Es decir, si no sabes cuál es tu destino, entonces ya llegaste. Por lo tanto, si tu objetivo es crecer en ventas, debes cuantificar cuánto es eso; ponerle número a la casa.

Partiendo de esto es que todo cobra sentido, porque estás definiendo el futuro de tu PyME y lo estas haciendo de manera objetiva, clara y precisa. De manera que sea algo entendible tanto para ti como para el equipo que te acompaña.

Paso No. 3: Elabora una estrategia

Si ya manejas tu realidad financiera, has planificado lo que quieres, es hora de determinar cómo lograrlo. En otras palabras, es tiempo de que elabores la estrategia que hará realidad lo que has visionado.

Esta parte es una de las más relevantes dentro del proceso de planificación financiera. Porque es cuando determinas qué tienes que hacer para que todo se haga realidad. Es decir, es cuando define los pasos para que tu plan se lleve a cabo.

Para que lo veas más simple. Si dentro de tu plan está vender más, y te preguntas cómo hacerlo, una de las alternativas pudiera ser ampliar el equipo de ventas, o bien aumentar las comisiones de quienes venden para que se motiven y vendan más.

Si haces esto, entonces calculas, si incluyes tantos nuevos vendedores, que cubren tal o cual zona, logrando ver tantos clientes, con una tasa de retorno de "X" porcentaje, entonces eso tendrá como resultado el incremento de las ventas en un "X" por ciento.

Pero de igual manera, estos nuevos vendedores representa un costo y un gasto, que también debes ponderar, los cuales van a representar un monto determinado que se reflejará en el estado de resultados de tu planificación financiera.

Y de ahí sigues viendo cómo una acción "X" incide en otra; y poco a poco tendrás todo un proceso de planificación financiera exitoso.

El proceso de planificación financiera es de suma importancia para la gestión de tu empresa. Te permite desarrollar esa idea que tienes para el futuro de tu negocio y crea un mapa de ruta para materializarlo.

Para esto tienes tres pasos básicos que debes tomar:

1. Definir y analizar la realidad financiera de tu PyME.
2. Planificar.
3. Elaborar una estrategia.

Estos tres pasos te permitirán desarrollar un proceso de planificación financiera exitoso. Que darán con el crecimiento financiero de tu empresa.

En ese sentido, si esta entrada te ha sido de utilidad, te invito a que comentes y compartas. Puedes hacerlo vía el formulario más abajo, correo electrónico y redes sociales. Tus opiniones y aportes son de gran importancia para esta comunidad y enriquecen el debate.

Pero si quieres profundizar en el proceso de planificación financiera te sugiero que adquieras el libro Finanzas personales en una semana escrito por Vicente Hernández haciendo clic en la imagen más abajo.