Procrastinar, esa palabra que está de moda y que significa diferir o aplazar, es decir, que vas dejando las cosas para otro momento.
Cuando eres emprendedor y tienes un blog o trabajas en Internet, ya sea como Community Manager, escribiendo artículos de calidad, ofreciendo servicios o con una tienda online, la gestión del tiempo es algo muy a tener en cuenta ya que tu negocio y tu vida dependen de ello.
No tienes un horario de trabajo marcado y por tanto tú eres el que debes aprender a organizar tu tiempo para no volverte loco echando horas y horas sin conseguir beneficios.
Por tanto, voy a ir enseñándote trucos y consejos para optimizar tu tiempo y hacer que alcances tus objetivos más rápidamente. Además te vas a sentir mejor. No hay nada como saber que estás haciendo lo que debes hacer en cada momento y luego ver los resultados.
Definiendo los conceptos de importante y urgente
Algo que te encontrarás en casi todos los blogs y libros que hablan sobre la gestión del tiempo (GDT) es la diferencia entre importante y urgente. Voy a explicarte en que consiste y sus combinaciones:
Cosas importantes y urgentes: Son tareas o proyectos que debes empezar hoy y lo sabes. Seguramente las estés dejando para más adelante porque te van a llevar mucho tiempo y con el trabajo del día a día no puedes ponerte a ello. Cambia el chip ya. Escribir un libro, crear un curso, hacer un podcast, crear una campaña en Facebook Ads para conseguir suscriptores o realizar un curso de email marketing con cosas que ayudarán a que crezca tu negocio de verdad, por tanto debes dedicarle una o dos horas a diario a estas tareas o proyectos. Esto son las cosas importantes y urgentes.
Cosas importantes y no urgentes: De nuevo son tareas o proyectos que sabes que van a ayudarte pero que no tienes que hacer hoy o esta semana. Apuntarse al gimnasio o aprender a cocinar son cosas importantes que sabes que debes hacer porque mejorarán tu capacidad de trabajo y tu forma de vida pero que no tienes que hacer ya. Lo mejor es que las planifiques en el calendario para empezar un día específico.
Cosas no importantes y urgentes: Creo que ya sabes a que me refiero. Llamadas de teléfono, notificaciones de Whatsapp, personas que te interrumpen y empiezan a contarte su vida, reportes, reuniones… La solución es apagar el teléfono, cerrar la puerta poniendo un cartel de no molestar y planificar todo lo posible. Puedes plantearte asistir a un coworking si tienes muchas interrupciones en casa.
Cosas no importantes y no urgentes: Estas son las asignaturas conocidas como las marías. No te aportan nada ni van a afectar a tu futuro. Pintar la casa, coser un botón, comprar unos calcetines, extender las llamadas de teléfono innecesariamente, navegar por Internet sin sentido, leer el periódico o ver la televisión. No digo que no lo hagas. Algunas veces viene bien. Pero estas tareas consumen tu tiempo sin aportar valor. Recuerda que el tiempo es finito. Inviértelo en alguna cosa que te ayude de verdad a ser más feliz.
Truco: No hagas reuniones nunca más. Son la mayor pérdida de tiempo que hay. Como alternativa usa el email o prepara un Google Doc colaborativo para que la gente vaya actualizando
El 99% de las reuniones de trabajo son una pérdida total de tiempo. No hagas más.
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Planificación del trabajo
No te voy a engañar. Yo no soy el más indicado para hablar sobre la gestión del tiempo ya que yo paso mucho tiempo procrastinando. Revisando y contestando las redes sociales, leyendo y respondiendo emails o quedándome embobado con las estadísticas del blog.
Pero el problema no es ese. El problema es que le dedico mucho tiempo a estas tareas sin pararme a pensar y sin organizar el tiempo que invierto en cada cosa. Y aquí va el primer truco que estoy empezando a utilizar y que me está ayudando muchísimo. Tener una planificación de lo que hago en cada momento.
Es decir, no empieces a contestar emails o a ver las redes sociales cada 10 minutos. Márcate un horario para cada cosa. Por ejemplo de 11 a 12 leo y contesto emails. De 11 a 11:30 reviso las redes sociales y planifico lo que quiero transmitir en Twitter y Facebook cada día de la semana. Depende de tu estrategia.
Para que empieces con buen pie te he preparado un horario de ejemplo para que lo descargues gratis. Cómo cada persona es un mundo y cada semana es distinta te recomiendo que lo ajustes a tus necesidades.
Tampoco tienes que seguir un horario fijo. Una de las ventajas de hacerse autónomo y trabajar por tu cuenta es que no tienes porque trabajar 8 o 12 horas cada día. Un día puedes trabajar 14 horas y otro 5 horas. Lo importante es dedicarle el tiempo adecuado a cada cosa, dando prioridad a lo realmente importante. Tampoco te olvides de descansar 10 minutos cada 50 minutos de trabajo. Isa y Juanmi de Más y Mejor nos dan sus consejos:
Tarea importante y urgente: Reescribe el horario dándole tu toque personal e imprímelo.
Deja de PROCRASTINAR y ponte a trabajar
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Tabla de Gestión del Tiempo
Ya te he comentado antes que no planificar la semana hará que inviertas mucho más tiempo del necesario en tareas que no son importantes para el crecimiento de tu blog o tu negocio.
Por tanto lo que toca ahora es pensar en lo que realmente es importante. Para cada negocio pueden ser unas cosas u otras, pero debes pensarlo y ver qué es lo que realmente hará que consigas alcanzar tus objetivos a medio y largo plazo.
Y para hacer esto nada mejor que crear una lista de tareas que hacemos a diario y de tareas o proyectos que tenemos pensados para más adelante para meterlas en una tabla de gestión del tiempo (Matriz de Covey). De nuevo te he preparado una tabla (cuadrante) para que la rellenes y personalices.
Tarea importante y urgente: Reescribe la tabla dándole tu toque personal e imprímela.
Haz los últimos retoques a la tabla y al horario y ponte manos a la hora. En cuanto empieces a coger el hábito de cumplir la planificación no habrá quién te pare.
13 trucos para mejorar la gestión del tiempo
A lo largo de estos años y sobre todo estos últimos meses he aprendido muchos trucos para no procrastinar que he ido aplicando en mi día a día. Algunos sigo trabajando en ellos pero sin duda me están ayudando en mi trabajo y en tu vida. Así que vamos allá:
- Marca cada día una o dos tareas importantes que afecten a tu negocio a largo plazo: Con esto me refiero a cosas que sabes que debes hacer pero que no haces por ser algo que te lleva más tiempo. Podría ser crear un curso, un libro, probar una plataforma, hacer una migración… No tienes que hacerlo ese mismo día pero sí dedicarles una o dos horas cada día antes de hacer otra cosa.
- Márcate objetivos y ponte fechas límite: Cada vez que publico un libro me pongo una fecha para publicarlo. Algo que me ayuda mucho es ponerlo en preventa en Amazon o en mi web para un día determinado. El libro lo tengo empezado pero para nada terminado. Me doy un par de meses y cuando se acerca la fecha dejo de hacer otras cosas menos importantes por lo que realmente puede ayudarme en mi negocio. Es cómo cuando tenías exámenes y el último día te ponías a estudiar como un loco. Si no hay fechas límites no lo harás nunca.
- Usa el calendario del móvil o el Google calendar para escribir tu plan semanal: Cuando se me ocurre alguna idea o algo que tengo que hacer, lo primero que hago es anotarla en la app del calendario de mi móvil. Si es muy importante me pongo la alarma. De esta forma no se me olvidará. Algo importante es meterla dentro del horario de la semana si tenemos un hueco. Intenta no ir aplazándola.
- No hables con clientes por teléfono o whatsapp: Estas conversaciones no aportan nada y te harán perder muchas horas. O lo cobras y es la base de tu negocio o no atiendas a no ser que esté bien planificado. Lo normal es que estas llamadas se alarguen mucho y al final no puedas hacer lo importante. Si apagas el móvil o le das la vuelta y lo dejas en silencio será más fácil trabajar. A mí me viene muy bien.
- Deja de ver la TV y de leer el periódico: Cada vez veo menos la televisión y leo menos noticias. En lugar de eso escucho podcasts o veo algún documental que me guste. Tampoco te digo que vendas las TV y bloquees las webs de noticias, pero empieza a plantearte todo el tiempo que pasas frente a la caja tonta sin que te aporte nada en la vida. Si ves noticias sobre política hoy y dentro de una año vuelves a ver que está pasando en el mundo te darás cuenta que es todo lo mismo. Como es lógico si tienes un blog en el que comentas la últimas noticias esto no es para ti, pero en la mayoría de los casos hará que ganes varias horas al día.
- Escucha podcasts: Si aún no escuchas podcast empieza ya. Podrás aprender sobre cualquier temática mientras haces otras cosas. Tus días pasarán a tener 48h. Cuando voy al gimnasio, cuando estoy en el coche o mientras estoy comiendo escucho podcasts. Es un 2×1 en toda regla.
- Prueba la meditación: Hay apps que te ayudarán a empezar. Yo no soy un ejemplo ya que medito de vez en cuando pero reconozco que viene muy bien para tener las ideas claras y empezar con buen pie el día.
- Delega poco a poco: Aún recuerdo mis inicios cuando quería hacerme la declaración de la renta como autónomo yo mismo. La cantidad de horas que perdí. Contratar una gestoría me quitó un peso de encima grandísimo y me liberó de mucho tiempo y del estrés. Si puedes contratar a alguien por horas o para ciertas cosas hazlo. Si tienes varios blogs contrata a alguna persona para que redacte los artículos. En muchos casos puedes pagar sólo por los posts que vaya escribiendo. Hay plataformas como Fiverr (cuidado con los enlaces y las super ofertas. Recuerda que lo barato suele salir caro), Nubelo, Lancetalent o Freelancer que te ayudarán a encontrar a otros profesionales.
- Aprende a decir NO: Yo rechazo propuestas cada día. Pero no es algo que haya hecho desde el principio. Y es normal. Cuando empiezas lo normal es hacer trabajos para amigos y conocidos y cobrarles una ridiculez. Pero cuando empiezas a crecer debes aprender de decir no a muchas propuestas o se comerán tu tiempo y tus ingresos. Mi objetivo es potenciar mi blog, mi podcast, vivir de las ventas de mis libros o cursos y de los patrocinadores. Esto implica no tener a empresas como clientes. Mis clientes serán mis lectores. Por eso rechazo la mayoría de propuestas o pido bastante dinero. Mi tiempo tiene su precio.
- Sube los precios de tus productos y servicios: Cuidado con esto. No te lo tomes al pie de a letra y analiza bien tu caso y a la competencia que la puedes liar parda. Pero hay casos en los que los precios son tan bajos que tienes más clientes de los que puedes soportar. Si subes los precios perderás clientes pero se quedarán los que realmente aprecian tu trabajo. Estos además son los que menos te llaman y menos incordian y les podrás dedicar más tiempo con lo que estarán más satisfechos.
- Fíjate un horario: Aquí no puedo ayudarte con mi experiencia ya que es una de las cosas que tengo que mejorar. En mi caso hay días que son las dos de la madrugada y sigo haciendo cosas, pero se que no está bien. Hay días que grabo episodios de mi podcast porque hay menos ruido pero otros días no tengo excusa. Al igual que ponerte fechas límite para las cosas importantes, cada día deberíamos tener una hora donde termina la jornada laboral de forma que sea nuestra hora límite. Tiene mucho sentido. Lo iré mejorando contigo
- Lee los emails sólo dos veces al día: Una a medio día y otra por la tarde por ejemplo. Y para las redes sociales también. Si lo haces a primera hora no pararás y no podrás hacer las cosas importantes.
- Invierte en ti: Puede parecer una tontería pero apuntarte a algún curso o leer algún libro que te ayude a tener más conocimiento sobre algo que tratas a diario te ayudará a trabajar mejor en menos tiempo. Puedes empezar por mis libros
Cuando trabajaba en Caser Seguros hacía algunos banners y diseños con Photoshop. Había aprendido muchas cosas por mi cuenta. Mi compañero David era un experto (y es) en Photoshop y un día nos dio una masterclass. ¡Yo estaba haciendo algunas que me llevaban más de una hora y se podían solucionar con un par de clicks! Así que no subestimes los cursos y los libros sobre temáticas que trates cada día o puedan mejorar tu blog y tu negocio.
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Aplicaciones de gestión de tiempo
Feedly: Es una app para leer artículos. Olvídate de saltar de blog en blog perdiéndote por Internet. Con Feedly puedes tener todos los blogs que sigues en un único lugar. Cuando un blogger que te interesa publica un nuevo post te aparecerá en la lista para leer. Así puedes estar informado de nuevas tendencias de tu sector y obtener ideas para escribir posts de interés. No digo que no te suscribas a algunos blogs ya que como en mi caso no envío una newsletter automática con los últimos posts, pero sí que te ayudará a no perderte información que te aporte valor.
Google Drive: La app por excelencia de la productividad. Podrás crear documentos, hojas de calculo, presentaciones, escanear documentos, almacenar archivos y mucho más desde un único sitio y con acceso desde cualquier dispositivo. Ya no tendrás que copiar en un USB documentos, fotos o vídeos y pasarlos a otro ordenador. Y puedes compartir con otras parsonas para que colaboren con distintos proyectos a la vez. Una maravilla.
Evernote: Una interesante app todo en uno. Te permite grabar voz, capturar páginas, crear una lista de tareas o compartir información. Yo no la uso pero hay gente que no puede vivir sin ella.
Toggl o Rescuetime: Descubre en que inviertes tu tiempo.
IFTTT: Si se puede programar de forma automática entonces no pierdas más tiempo.
room.co: Conferencias sin instalar nada y con la posibilidad de compartir pantalla.
Stayfocusd: Extensión para Google Chrome que limita el tiempo que puedes pasar en webs que te hacen perder el tiempo.
Trello: Herramienta muy utilizada y útil para equipos y flujos de trabajo. Permite hacer un seguimiento de proyectos.
Wunderlist: App de Microsoft que planifica cualquier cosa con listas.
Teamviewer: No te desplaces para acceder a otro ordenador.
1password o Keeper security: ¿Cuánto tiempo pierdes metiendo contraseñas que has olvidado y luego pidiendo que te la envíen, esperando a que te llegue el email y cambiándola en el perfil? Todas tus contraseñas en una.
Facilethings: App de pago con 30 días de prueba. Permite multiplicar tu potencial productivo conectando FacileThings a tu correo electrónico y a tus cuentas de Evernote, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, Box y Twitter.
La técnica del Pomodoro
Puede que te suene la técnica del pomodoro para aumentar la productividad. La palabra pomodoro viene del italiano y significa tomate. Francesco Cirillo fue el precursor de la técnica en los años 80 en la que usaba un reloj de cocina con forma de tomate. ¿En qué consiste?
Esta técnica para mejorar la productividad se basa en realizar una tarea de 25 minutos y descansar 5. Como ejemplo imagina que tienes que escribir un post. Yo tardo entre 10 y 20 horas en escribir un único artículo. Y luego otras 10 horas en promocionarlo. Cada 25 minutos debería marcarme pequeños objetivos para ir alcanzado pequeñas metas. Podrías ser escribir 5 párrafos en 25 minutos.
Esto debes repetirlo 4 veces y después descansas 15 minutos.
Yo de momento no uso la técnica porque como ya sabes me queda mucho por aprender sobre GDT, pero escribiendo este post y leyendo el libro “Los superpoderes del éxito del Mago More” ha aprendido mucho. Puedes aprender más sobre la técnica aquí y viendo el siguiente vídeo de Eduardo Arellano.
Blogs recomendados sobre Gestión de tiempo
No podía olvidarme de los mejores blogs que tratan el tema de la gestión del tiempo y la productividad. Tras investigar y analizar muchos de ellos me quedo con estos 13. Algunos además ofrecen cursos de gestión del tiempo muy interesantes:
- http://thinkwasabi.com/
- http://aritz-urresti.com/
- http://masymejor.com/
- http://www.a3coaching.com/blog/
- http://enfoquecarnot.com/
- http://www.sebascelis.com/
- http://jmvillarmea.com/
- http://lafabricadeltiempo.es/
- http://blog.hubstaff.com/
- http://www.intratime.es/
- https://www.timecamp.com/blog/
- https://timemanagementninja.com/
- https://maximopotencial.com/
Conclusiones
No creo que nunca llegue a gestionar mi tiempo de una forma adecuada pero con pequeños hábitos voy mejorando los resultados poco a poco. Hacer cambios bruscos es difícil, por eso hay que intentar centrarse en un cambio y focalizarse en este hasta que forme parte de tu rutina diaria. Planificar tu día, semana, mes y años siguientes te ayudará a saber qué camino debes llevar, por tanto haz ese ejercicio antes de nada.
Piensa dónde quieres estar en 5 años y empieza a construir tu futuro hoy
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Comentarte que desde el Ayuntamiento de Alcobendas han preparado una guía de la gestión del tiempo muy interesante que puedes descargar gratis aquí.
Creo que hemos aprendido bastante para empezar a optimizar la productividad de nuestras acciones y así podamos dedicarle más tiempo a vivir, que al final es en lo que debemos fijarnos. ¿Conoces más trucos para gestionar tu tiempo de forma correcta? ¿Te ha ayudado el post? No te olvides de compartir.
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