Procrastinar II. Lo fácil antes que lo importante

Comienza tu jornada, estás ante tu lista de próximas acciones y sabes lo que tienes que hacer: Hoy te toca empezar por una labor de gran exigencia, de aquellas que requiere concentración y una inversión en tiempo no menor a dos horas.

A primera hora de la mañana es cuando estás en mejores condiciones para llevarla cabo pero aún así dudas. Sabes lo que tienes que hacer pero hay algo que te tira atrás.

No sé si será la falta de recompensa inmediata, la ausencia de motivación o la intimidación que te provoca pero te dices a ti mismo que quizá mejor empezar con una acción menor que te puedas sacar de encima fácilmente y luego ya volverás a por el plato principal del menú.

¿Te suena esta historia?

Nos pasa a todos. Es humano. Priorizamos lo más inmediato – cerrar asuntos – en lugar de demorar la recompensa para obtener una ganancia mayor. Sin darnos cuenta dejamos de hacer lo que tenemos que hacer para realizar una actividad menor que nos mantiene ocupados y genera la sensación de “progreso”.

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Mantenerse ocupado es una forma sutil de procrastinar
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Ser consciente del problema

El primer paso para combatir un problema es darse cuenta de que lo tienes y admitirlo. Así lo hacemos en las reuniones de procrastinitzadores anónimos.  “Mi nombre es David y demoro mis responsabilidades” …

Procrastinar. Porqué caemos en la trampa

Las revisiones diaria y semanal son muy útiles para darse cuenta de lo que no avanza. Al revisar tu actividad identificarás asuntos que se mantienen en tu lista de proyectos o de próximas acciones durante días o semanas.

Es una situación que nos genera frustración. Si sumamos una fecha límite es un generador de estrés.

Procrastinar es muy humano

Al hablar de productividad personal desde el blog puedo transmitir la sensación de que para cada problema hay una solución y que ésta debe ser definitiva. Una vez aplicada, si se hace bien, el problema desaparecerá. No es así.

Para mí decidir hacer algo más fácil en lugar de algo más importante y exigente es un problema recurrente. Soy consciente de que lo tengo, lo identifico cuando sucede, aplico alguna de las soluciones que planteo al final del post y consigo hacer lo que tengo que hacer.

Pero a veces vuelvo a caer. Llego a un punto complicado en la ejecución de un proyecto personal – uno de esos sin fecha de entrega – allí me quedo, clavado y sin avanzar. Frustración, tristeza y la misma historia de siempre.

“Identificar la situación, tomar distancia, plantear una salida y si no funciona volverlo a intentar”

Cada situación tiene una solución, una salida. Cada vez que se planteé el problema será una situación distinta a la anterior. No hay que desesperarse ni montar un drama. Se trata de mantener la serenidad y ver cuál es el recurso más adecuado para salir del bache.

Tus recursos

Cuando hablo de “tus recursos” me refiero a ese grupo de técnicas y trucos que acaba apareciendo siempre cuando se habla de cómo combatir la procrastinización.

El que escribe te los repite cada vez. Lo hago porque una cosa es poner los ingredientes y la otra cocinar. Me refiero  a ponerlos en práctica y ver cómo se acomodan a tu realidad. ¿Qué pasa si alguno no me funciona? Pues prueba con el siguiente.

Según la situación, el problema o el momento puedes decantarte por una u otra respuesta ( o por una combinación de varias).

Los recursos de siempre

Dividir las grandes tareas. Más allá de separar en partes más pequeñas una tarea empezaría por separar la preparación y la ejecución. Recopilar todo lo que necesitas antes de empezar a trabajar y fijar puntos intermedios en la tarea antes de comenzarla. Cada vez que se alcance un hito para parar hacer una pausa.

Bloquear tiempo. Fíjate día y hora para trabajar en ese asunto tan complejo. Trabaja de forma deliberada. Resérvate una o dos horas para trabajar sin ningún tipo de interrupción.

Dedicar momentos concretos a un tipo de tareas concretas. A mayor exigencia mayor nivel de energía. El momento de tu jornada en que estés más despierto y ágil ese es el “cuando” para ese asunto clave.

Trabajar de forma sistemática

Getting Things Done (GTD) me ha obligado a adoptar una forma sistémica de trabajar. Me refiero a trabajar por contexto. Trabajas en una sub-lista de acciones vinculadas a un recurso y no la dejas hasta agotar las acciones.

La elección de la primera acción de mi jornada la realizo en base a los criterios de energía. El primer contexto es aquel que contiene la acción más exigente.

Al verme ante ese segmento de mi lista de próximas acciones no tengo más remedio que tragarme el sapo. Puedo hacer el resto de acciones que pueblan esa breve lista pero mi mente no tiene donde huir. Se lo que tengo que hacer.

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Y aún así los contextos no me salvan de caer en mis propias trampas pero por lo menos sé que cuando sucede estoy siendo deshonesto conmigo mismo.  Sé que tengo que tomar distancia, plantear una respuesta a mi trampa y volver a lo importante.