Productividad natural: la efectividad que llevas dentro

Productividad natural: la efectividad que llevas dentro

A veces, cuando hablo con mis clientes de un flujo de trabajo efectivo, me comentan que les parece muy complicado.

El error es mío. En lugar de explicar todos los pasos y enseñar un diagrama complejo, tenía que haber empezado con lo que están haciendo ya en este momento. Porque la verdad es que todos ya aplicamos los principios de productividad en el día a día, aunque no de forma consciente.

Si te fijas en tu forma natural de organizar y aplicas los mismos pasos a la planificación y organización de tu trabajo, verás que este mismo flujo de trabajo ya no es tan difícil de entender, porque es una expresión gráfica de lo que llevas haciendo desde hace muchos años.

De vez en cuando necesitas un espejo para darte cuenta de lo que estás haciendo. Es muy fácil ver errores en el comportamiento de los demás y muy difícil detectar tus propios fallos.

Mis clientes son mi espejo. Cuando más observo cómo trabajan, más aprendo sobre cómo yo funciono. Gracias a estas observaciones me he dado cuenta de que ya aplicaba los principios de productividad antes de conocer métodos como Getting Things Done.

Mira si te reconoces en esto:

Ya eres productivo

Te llega material que requiere tu atención. Una parte del material ha sido creado por otras personas sin ninguna implicación de tu parte, como los mensajes de email o las fotos de tus amigos en Instagram. También hay material que procede de tus propios pensamientos y que te aparece mientras avanzas en tu día. Estás viendo publicidad para una tablet y piensas: “Me gustaría tener algo así”. O quizás te das cuenta de que todavía no sabes que quieres hacer en las vacaciones de navidad. ¹

Cuando te llega material nuevo, tomas decisiones sobre qué hacer con todo esto. ¿Qué hago con este email del cliente? ¿Guardaré el menú que he recibido de este restaurante nuevo? ¿Debo hacer un retweet de esta cita que me ha inspirada? En la realidad, lo que te estás preguntando para cada cosa es “¿cuál es mi compromiso?”

Una vez decidido, habrá cosas que harás al instante (como el retweet). Otras cosas dejas para hacer más tarde y para eso te aseguras crear un recordatorio para no olvidarlo. El jueves de la semana que viene tienes que dar una formación para un cliente (obviamente, lo tienes apuntado en tu agenda). Hay que comprar pasta fresca en el supermercado (apuntado en la lista de compras). El número de teléfono de un proveedor quieres guardar en caso de que necesitas llamarlo (está apuntado en la aplicación de contactos).

Cuando hay que hacer algo, el único que debes hacer es consultar tus herramientas de organización para acordarte de las opciones disponibles. Cuando estás en el supermercado para hacer las compras de la semana, utilizas una lista de compras. Cada mañana miras en tu agenda para saber cuáles son tus obligaciones para este día. Además, si la situación cambia, modificas la información en tus herramientas. ¿El cliente te llama para anular la reunión de mañana? Directamente eliminas la cita de tu calendario.

Finalmente, cuando te pones a trabajar, tomas decisiones sobre qué hace ahora. ¿Responder este email o hacer una llamada? ¿O quizás es mejor hacer una pausa para tomar un café?

Mejorar tu productividad personal

¿También te organizas así? Aunque no de forma consciente, ya estás aplicando un flujo de trabajo. ¿Lo has reconocido? Aunque no sabes nada de la productividad personal, hay cosas que ya las haces bien de forma natural.

Si quieres ser más productivo, el único que debes hacer es tomar consciencia del orden natural y optimizar cada paso en este proceso.

El primer paso es descargar mi plantilla de flujo de trabajo para aplicar los pasos de forma consciente.

Descarga el flujo de trabajo

Imágenes Natura y Diagrama cortesía de Shutterstock

1. Yo llamo todo este material “peticiones de atención” ↩︎

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y mentor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.