Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 10

En este décimo post de la serie Productividad Personal Edición 2022 voy a compartir contigo mis reflexiones sobre la parte dedicada a cómo se procesa o aclara una bandeja de entrada.

Esta parte del libro me ha generado emociones incómodas.

Por un lado, si de explicar el diagrama de flujo de GTD se trata, creo que gran parte de lo que digo en el libro sigue siendo cierto o, en el peor de los casos, irrelevante. Luego lo comentaré en más detalle.

Por otro, como ya comenté en el post anterior, pienso que es un diagrama de flujo que, además de engañoso, ha fracasado en el intento de reducir el pensamiento intuitivo a un algoritmo.

Y, por si fuera poco, creo sé por experiencia que explicar este paso sin haber explicado previamente el paso de Organizar es un error pedagógico considerable.

Esto es así porque la gente se agobia cuando la obligas a decidir sobre sus cosas sin saber aún «dónde las va a poner» según vaya decidiendo sobre ellas.

Una buena pedagogía no debería pasar por alto la realidad en la que se encuentran las personas cuando se incorporan al proceso de aprendizaje.

Y la realidad es que la gente —cuando llega a GTD— está más preocupada por encontrar un sitio en el que guardar/clasificar/ordenar lo que va aclarando que en tomar decisiones con sentido sobre sus cosas.

Dejando todo esto al margen, veamos los cuatro puntos que abordo en este apartado del libro.

El objetivo de procesar/aclarar es transformar/vaciar

Aquí lo dejaría tal y como está, al menos en su esencia. El valor de este paso es someter tus cosas a un proceso de análisis y toma de decisiones con un mínimo de calidad.

Mucha gente se resiste como gato panza arriba a tomar decisiones y prefiere guardar los temas bajo la alfombra hasta que no queda más remedio.

Para estas personas, procesar/aclarar es un trago (3.ª acepción) y por eso prefieren seguir haciendo sin pensar ni decidir que empezar a pensar y decidir sin hacer.

Hasta que no sean conscientes de que su actitud no suele arrojar buenos resultados, tampoco se puede hacer gran cosa para que se tomen este paso de GTD en serio.

Procesa la bandeja en orden

Este es otro ejemplo de ese «tufillo fundamentalista» del que ya he hablado en varias ocasiones en esta serie.

A ver, la intención positiva de este consejo es evitar que la gente se haga trampas al solitario.

Ahora bien, en mi experiencia, consejos como este no solo no impiden que quien tiene la costumbre de hacerse trampas al solitario se las siga haciendo, sino que contribuyen a generar esa fama de rigidez que tiene GTD.

Una fama más que merecida, por cierto, no porque sea realmente rígido, que no lo es en absoluto, sino porque su pedagogía está repleta de ejemplos como el que acabo de comentar que inducen a percibirlo como rígido.

En definitiva, mientras procesar/aclarar signifique vaciar, el orden es irrelevante.

Hazlo como te dé la gana, pero piensa y decide sobre tus cosas hasta vaciar tus bandejas.

Lo que sale de la bandeja no vuelve

O sí. O suponías que te iba a dar tiempo a aclararla porque tenías 5 correos nada más y luego te has dado cuenta de que cada correo tenía más «sustancia» de la que creías.

Y como se te ha echado encima la hora de meterte en la reunión y no quieres precipitarte y aclarar mal el correo con el que estás, lo devuelves a la bandeja y ya lo aclararás en la próxima ronda. Y no pasa nada, oye.

Estamos nuevamente ante un ejemplo de fundamentalismo absurdo, por muy bien intencionado que sea.

La intención en este caso es idéntica a la del punto anterior: que pienses y decidas sobre tus cosas hasta vaciar tus bandejas.

Mi experiencia es que la gente deja en la bandeja los «residuos complicados», es decir, esos temas sobre los que realmente les cuesta pensar y decidir. De ahí que se recomiende como buena práctica que nada pueda volver a la bandeja.

Pero pensar deprisa y mal para cumplir con el trámite y que no quede nada en la bandeja es casi peor que dejarlo en la bandeja para retomarlo con ganas y aclararlo adecuadamente en un momento posterior.

Sigue el diagrama de flujo

O no. Lo importante es que pienses y decidas con sentido, que superes la obsesión archivista del dónde lo pongo (ponlo donde te dé la gana) y entiendas el valor añadido de este proceso clave de pensamiento.

Es cierto que mucha gente decide regular tirando a mal cuando da sus primeros pasos con GTD. Por ejemplo, incubando cosas «porque no tiene que entregarlas hasta la semana próxima».

Creo que pedirle a la gente que piense y decida sobre sus cosas «en abstracto» es pedir demasiado.

Sería mucho más fácil pedirles que lo hicieran una vez tuvieran claro cómo va a continuar el proceso, es decir, que primero supieran «dónde se ponen las cosas en GTD» y qué tipo de decisiones se toman al procesar/aclarar.

Solo entonces tendría sentido, al menos para mí, que aprendieran a pensar y decidir con intención. Aunque claro, entonces eso ya no sería GTD, sino otra cosa.

Con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega continuaremos en el apartado «Aprendiendo a transformar las cosas». Te espero.

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