Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 12

En este duodécimo post de la serie Productividad Personal Edición 2022 vamos a seguir revisando la parte de mi libro que explica cómo se procesa o aclara una bandeja de entrada.

Una vez más, en «Qué hacer con las cosas que no requieren acción», he detectado la típica sobrecomplicación asociada al fundamentalismo.

Y es que esta parte es en realidad muy sencilla. Lo único que GTD^® aporta realmente en ella es la distinción entre Archivar e Incubar.

Porque es cierto que la mayoría de las personas consideran que ambas cosas son lo mismo y, por tanto, las organizan juntas.

Esto es una mala práctica que perjudica, sobre todo, a las decisiones que se posponen, ya que probablemente no se reevalúen nunca o casi nunca.

Como consecuencia de ello, se tiende a decidir en caliente, en el momento, en lugar de a aplazar la decisión.

Y es una pena, porque aplazar decisiones es una excelente práctica.

Incubar no solo ayuda a limitar el sobrecompromiso, sino que también permite conservar opciones que pueden ser muy útiles en un futuro.

Qué hacer con las cosas no accionables

Al margen de lo que digo en el libro, en realidad todo se reduce a dos opciones: tirarlas o conservarlas.

Evidentemente, lo que cuento sobre la necesidad de combatir el Diógenes digital y, para ello, hacernos unas cuantas preguntas extra, es pura sobrecomplicación.

Si padeces, o si crees que padeces Diógenes digital, lo primero que seguramente quieras saber es si eso te importa —y lo quieres cambiar— o si, en el fondo, te da igual.

En el caso de que sí te importe, probablemente tenga más sentido que lo abordes como un comportamiento independiente que quieres cambiar.

El motivo es que su relación con la organización es marginal. Puedes ser una persona muy organizada a pesar de tener Diógenes digital y, del mismo modo, ser un desastre organizativo a pesar de no tenerlo.

Por tanto, puedes olvidarte de todas las preguntas que planteo en esta parte del libro y limitarte a una sola: ¿qué quieres hacer con eso que has decidido que no es accionable?

Tres posibles situaciones con las cosas no accionables

Una posible situación es que respondas «no quiero hacer nada», en cuyo caso lo que corresponde es tirarla.

Si, por el contrario, quieres conservarla, seguramente quieras profundizar un poco más. A fin de cuentas, si conservas algo será porque entiendes que te puede ser útil en un futuro.

Una pregunta adicional para aclararte mejor sería ¿para qué quiero conservar esto? Y aquí hay al menos dos posibles respuestas.

La primera respuesta posible es «por si me puede ser útil» y típicamente tiene que ver con objetos y con información.

En este caso, lo más importante es saber dónde buscarlo cuando quieras acceder nuevamente a ello.

La segunda respuesta posible es «para decidir más adelante qué hacer al respecto» y típicamente afecta a decisiones que prefieres tomar en otro momento y no ahora.

En este caso, la clave es asegurarte de que te vas a encontrar con ello —o con un recordatorio de ello—con la frecuencia adecuada (la que tú quieras) para poder reevaluarlo hasta que decidas tomar una decisión (la que sea).

Más allá del blanco o negro

Como habrás podido intuir, hay casos «fronterizos». Por ejemplo, una lista de películas que te han ido recomendando, ¿estaría más cerca de la segunda situación o de la tercera?

Pues, seguramente ya lo has adivinado, da exactamente igual. Para ti, ¿de cuál de las dos está más cerca? Respondas lo que respondas, esa es la respuesta correcta.

Habrá gente para la que esa lista de películas será información útil que consultar cuando quiera ver una película. Esto en GTD correspondería con Archivar.

Del mismo modo, habrá gente para la que sea una serie de películas sobre las que ya decidirá en su momento si verlas o no. Esto en GTD correspondería con Incubar.

Pero, como digo, lo único verdaderamente importante es identificar qué significado tiene para ti y organizarlo de manera coherente con ello.

Y con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega continuaremos en el apartado «En GTD® los proyectos no se hacen». ¡Hasta entonces!

La entrada Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 12 se publicó primero en Óptima Infinito.