En este décimo tercer post de Productividad Personal Edición 2022 vamos a retomar la serie revisando una de las partes clave de mi libro: la que explica los proyectos de GTD y su diferencia con las siguientes acciones.
De nuevo, tanto en «En GTD® los proyectos no se hacen» como en «Diferenciando acciones y proyectos», he detectado varias sobrecomplicaciones derivadas de la ignorancia y el fundamentalismo. Vamos a analizarlas por partes.
Liándola con los proyectos
La primera de todas ellas tiene que ver con la definición de proyecto.
Aún recuerdo cómo reaccioné con indignación la primera vez que escuché a David Allen decir que un resultado que requiere más de un paso no tiene por qué ser necesariamente un proyecto.
Sí, lo sé, eso no es lo que dice en sus libros, estamos de acuerdo. En mi experiencia, este tipo de cosas son las principales culpables de que GTD sea percibido como rígido y difícil, pero qué le vamos a hacer.
El caso es que Allen y su equipo entienden que un proyecto es algo que tienes en tu lista de proyectos. Y si no lo tienes allí, es porque —para ti— no es un proyecto.
¿Cómo es esto posible? Muy sencillo. Porque la definición de proyecto que Allen hace en sus libros es parcial, incompleta.
La definición que te explican en los programas de certificación como GTD Master Trainer es que un proyecto es un resultado que:
- Requiere más de un paso.
- Se puede completar en el plazo máximo de un año.
- Quieres revisar en tu Revisión Semanal.
Como puedes imaginar, este último punto es la clave.
Eso significa que, «cambiar el aceite al coche» —el ejemplo que uso en el libro— seguramente no sea un proyecto para casi nadie. Desde luego, para mí no lo es a día de hoy. Aunque tenga varios pasos.
En línea con esto, es posible que te suene el concepto de «proyecto autogestionado». Bueno, pues ese concepto tampoco existe en GTD.
Es una «vía de escape» utilizada por las personas que no conocen los tres criterios anteriores para explicar por qué puedes hacer excepciones y no meter todos tus proyectos en tu lista de proyectos. Yo también la empleé en su día.
El resumen de todo lo anterior es que la última palabra sobre qué es un proyecto y qué no la tomas tú. Esto permite eliminar mucho ruido de la lista de proyectos y asegurar que su contenido sea realmente relevante.
Las acciones no existen
La segunda de las sobrecomplicaciones tiene que ver con la distinción entre acción y siguiente acción. Al igual que ocurre con los «proyectos autogestionados», esto tampoco existe en GTD.
En GTD solo existen las next actions, término que se puede traducir como siguientes acciones, acciones siguientes, próximas acciones, etc.
Sin embargo, en realidad, ninguna de esas traducciones hace honor al concepto original.
Si queremos traducir el término con rigor, la mejor traducción de next action es «actividad física que se puede hacer ya para que algo avance o se complete».
Esto nos lleva a que, en GTD, si algo no es una siguiente acción, no es nada. Literalmente.
Lo de identificar todas las acciones posteriores y guardarlas como material de apoyo es pura sobreplanificación y nadie que sepa realmente GTD lo hace.
El orden importa, o no
Mi tercera sobrecomplicación es, en realidad, un error didáctico. Para uno de los pocos aciertos didácticos que hay en el GTD original, voy yo y me lo cargo.
Para Allen, da exactamente igual si primero identificas el proyecto y luego la siguiente acción o si lo haces al revés. Sin embargo, en la formación GTD oficial de Nivel 1 se insiste mucho en identificar primero la siguiente acción y luego el proyecto.
Y está bien pensado didácticamente, porque la gente viene de lo contrario y, además, lo hace mal.
Si quieres cambiar un comportamiento erróneo —identifico el resultado y luego lo descompongo en todas sus acciones— necesitas empezar cambiando desde el origen.
Por tanto, cuando yo en el libro planteo que identifiques primero el proyecto y luego la siguiente acción, estoy invalidando el buen consejo de Allen de hacerlo al revés.
Lo cierto es que el orden importa, y mucho.
Si estás empezando, mi recomendación es que identifiques siempre primero la siguiente acción y luego el resultado. Es importante para romper con tus hábitos anteriores y para interiorizar el nuevo proceso de pensamiento.
Por supuesto, puedes hacerlo como quieras, pero, en la mayoría de los casos, hacerlo como siempre dificultará tu aprendizaje.
A partir de ahí, una vez tengas realmente interiorizado qué es un proyecto y una siguiente acción en GTD, el orden dará igual.
De hecho, yo a veces identifico primero la siguiente acción y luego el proyecto y otras veces lo hago al revés.
Con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega continuaremos en el apartado «Qué significa delegar en GTD®». ¡Hasta entonces!
La entrada Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 13 se publicó primero en Óptima Infinito.
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