Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 14

En este décimo cuarto post de Productividad Personal Edición 2022 vamos a continuar con la parte de mi libro que trata sobre cómo delegar en GTD y también sobre la famosa regla de los dos minutos.

Una vez más, he detectado varias sobrecomplicaciones consecuencia de la ignorancia y el fundamentalismo que padecía cuando escribí el libro. Vamos a intentar explicarlo mejor ahora.

Delegar en GTD

En GTD, Delegar es el nombre que se le da a una de las seis decisiones que se pueden tomar en el paso Aclarar.

Personalmente, creo que es un «pegote» innecesario y que Allen la puso ahí porque tenía que ponerla en algún sitio para luego poder «vender» la lista A la espera y no sabía en qué otro sitio ponerla.

O eso o por marketing, para que quedaran tres decisiones a cada lado del flujo de trabajo. Sería muy posible, conociendo la obsesión de Allen por los juegos de palabras y teniendo en cuenta que en la versión en inglés las tres opciones de este lado del diagrama de flujo comienzan por «D»: Do, Delegate, Defer.

Se trata de una situación de hecho muy parecida a la de las Agendas, que no son más que un contexto de persona. Ponerles su propio nombre las hacía más «vendibles».

Al margen de lo anterior, meter aquí la decisión de Delegar es, en mi experiencia, otro de los muchos errores didácticos de GTD, básicamente porque es una falsa opción que genera mucho ruido. Me explico.

Si una siguiente acción la tiene que hacer otra persona, pueden darse dos escenarios, que la puedas delegar ahora mismo, mientras aclaras, o que requiera una acción previa en la que delegarla.

El primer escenario es simplemente un caso concreto de aplicación de la regla de los dos minutos, luego sobra.

El segundo escenario es también un caso concreto del paso Aplazar, luego también sobra.

Por si no fuera suficiente el despropósito que es por sí Delegar, luego voy yo en el libro y me pongo en plan fundamentalista diciendo que tienes que delegar sí o sí a nada que sea posible.

Bueno, pues esto fue de mi cosecha, porque desde luego GTD no dice nada de eso. Allen no entra en ningún momento en la conveniencia y mucho menos en la obligación de Delegar.

Allen solo dice que si hay alguien que consideres mejor opción que tú para hacer una siguiente acción, la delegues (si quieres, claro).

La prueba palpable de que Delegar es un «pegote» didáctico es que a día de hoy, en la versión remasterizada y sin ruido de GTD que Jordi y yo hemos creado, no existe nada que se llame Delegar.

Curiosamente, nadie lo echa en falta (lógico, porque sobraba) ni pregunta por ello en los cursos. ¡Ah! Y, por supuesto, cuando algo hay que delegarlo se delega sin más complicación y se pone el consiguiente recordatorio.

La regla de los dos minutos

De todos los que hay, que son muchos, la regla de los dos minutos es el segundo mayor despropósito didáctico de GTD después del concepto «proyecto».

Siendo una idea excelente y con todo el sentido del mundo —la toma de conciencia de que existe un umbral de eficiencia a la hora de decidir entre hacer en el instante o poner un recordatorio— el marketing arruinó la didáctica.

Podría haber sido la regla de los diez segundos, pero no, tenía que irse a los dos minutos que, ya puestos, podría haber sido también el cuarto de hora.

Cuando escribí el libro ya tenía amplia experiencia con los desaguisados que causaba este nombre aparentemente tan «resultón».

Por eso en el libro me pongo en plan fundamentalista y digo que ni te acerques a ella. Créeme, mi intención era buena.

He visto muchos sistemas GTD dejar de progresar por caer en el agujero negro de la regla de los dos minutos malentendida.

Como anécdota, un lector del blog compartió hace ya años un post mío titulado «La arriesgada regla de los dos minutos» en GTD Connect, el foro oficial de la David Allen Company.

Pues bien, me dieron un buen «tirón de orejas» por criticar lo que —muy probablemente— sea la característica estrella a la hora de vender GTD.

De nuevo, la prueba más evidente de que este nombre es un error es que en nuestro OPTIMA GTD DISCOVERY hemos resuelto el problema de raíz.

Y ha sido tan fácil como sustituir la desafortunada pregunta «¿lo puedes hacer en menos de dos minutos?» por «¿lo puedes hacer ahora, en un instante?».

Todo el mundo la entiende y a nadie se le ocurre meter una tarea en una carpeta «Hacer».

No, no te sorprendas, he visto a mucha gente guardar en una carpeta con ese nombre las tareas que iba a hacer luego, en menos de dos minutos.

Y con esto llegamos al final de este post tan criticón, ja, ja, ja. En la próxima entrega continuaremos en el apartado «Aplazar es la clave de la eficiencia». ¡Hasta entonces!

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