Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 15

En este décimo quinto post de Productividad Personal Edición 2022 continuamos con los apartados de mi libro titulados Aplazar es la clave de la eficiencia y Organizar mejor es trabajar mejor.

Aplazar, otro ejemplo de sobrecomplicar

La palabra Aplazar —o Defer, en la versión inglesa— es un ejemplo más de los innumerables desatinos didácticos de GTD, ya que transmite una idea completamente errónea de lo que en realidad quiere transmitir.

Cuando —al pensar y decidir sobre los elementos de tu bandeja de entrada— decides que vas a hacer algo con respecto a algo, solo tienes dos opciones.

Una es hacerlo en ese instante (a esto se le llama poco acertadamente «regla de los dos minutos») y la otra es hacerlo luego, cuando hayas terminado de pensar y decidir sobre todos los elementos recopilados.

Sí, sé que Allen se empeña en intentarnos «colar» una tercera opción —Delegar—, pero esta es una opción falsa, ya que es, en realidad, un caso concreto de las otras dos opciones.

Me explico. Si la acción que necesitas hacer con algo es delegarlo, sigues teniendo las dos opciones de siempre: o lo delegas en ese instante o lo delegas luego, cuando hayas terminado de pensar y decidir.

En mi experiencia como formador y coach en GTD, la inmensa mayoría de las personas interpreta «Aplazar» de una manera muy distinta. En concreto, lo interpretan como dejar algo para el futuro.

Esto es un problema porque automáticamente genera miedo y rechazo, tanto más cuanto más «urgente» es el asunto del que se trata.

Hacer las cosas en el instante o después

Nadie quiere «Aplazar» algo que entiende que debería hacerse ahora mismo o incluso, en ocasiones, que debería estar ya hecho.

Por el contrario, prácticamente todo el mundo entiende que no pasa nada por esperar a terminar de pensar y decidir y hacerlo después.

El problema, por tanto, lo genera la palabra «Aplazar». Así que en mi libro me vi en la necesidad de dedicar un apartado completo a explicar por qué no hay que hacerlo todo en el momento en que aparece.

A día de hoy, te diría que ignores la palabra «Aplazar» y que, en su lugar, pienses en «Ponerme un recordatorio», porque de eso se trata en realidad.

Cuando piensas y decides sobre tus cosas, la buena práctica es centrarte solo en esa actividad, en pensar y decidir. Con la única excepción de hacer en el instante lo que se pueda hacer en el instante.

Para todo lo demás que decidas —es decir, para la mayor parte de tus decisiones— la buena práctica es ponerte un recordatorio de lo que has decidido hacer.

Aunque habrá cosas para las que transcurrirá más tiempo, muchas de estas cosas para las que te has puesto un recordatorio las harás tan solo unos minutos o unas horas después de decidirlo.

Coincidirás conmigo en que muy poca gente llamaría a algo así «Aplazar».

Organizar mejor es trabajar mejor

Organizar es otro artificio innecesario de GTD en aras de un mejor marketing.

Porque, en realidad, Aclarar y Organizar son dos caras —una mental y otra física— de una misma actividad. Separarlas, por tanto, es inventar una diferencia inexistente.

Aclarar es pensar y decidir; Organizar es ponerte recordatorios de lo que has decidido.

Es absurdo pensar y decidir y no ponerte un recordatorio de lo que has decidido y no puedes hacer en ese instante.

Por otra parte, y para complicar aún más las cosas, organizar lo que no requiere acción se hace en el paso de Aclarar (tiras, archivas o incubas).

Todos estos artificios hacen necesario tener que explicar cosas que, en esencia, son bastante obvias.

Digo obvias porque si algo no lo puedes hacer en el mismo instante en que has decidido hacerlo, tendrás que ponerte un recordatorio en alguna parte (o sea, tendrás que organizarlo) para que no se te olvide.

¿O se te ocurre una alternativa mejor?

Con esta última aclaración llegamos al final de este post. En la próxima entrega continuaremos en el apartado «Contenedores de GTD^®». ¡Hasta pronto!

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