Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 8

En este octavo post de la serie Productividad Personal Edición 2022 voy a compartir contigo mis reflexiones sobre la parte dedicada a los conceptos Recopilar/Capturar y Bandeja de entrada.

Al leer de nuevo estas páginas me doy cuenta de lo lejos que queda aquello de donde estoy ahora en mi camino para dominar GTD.

Leyéndolas con ojo crítico, me parece que pecan de un enfoque excesivamente operativo, más preocupado por los detalles técnicos que por la esencia de los conceptos.

También he percibido al releerlas ese «tufillo fundamentalista» tan característico de quienes creen saber más GTD del que realmente saben.

Pero bueno, este «fundamentalismo» es parte del proceso de aprendizaje de GTD, así que como tal lo acepto.

En resumen, el contenido del libro de esta parte es esencialmente válido, pero hoy lo escribiría de manera muy distinta.

El verdadero valor de Recopilar/Capturar

Aunque nunca se lo he oído decir a Allen, ni tampoco lo he leído en ningún texto suyo, tengo claro que —al menos inicialmente— el principal valor del hábito de Capturar es reeducar la atención.

El cerebro humano tiende a primar lo más reciente, lo más llamativo y lo más ruidoso sobre todo lo demás.

Este comportamiento innato es tan útil cuando de sobrevivir se trata como disfuncional en el resto de casos.

Capturar permite «enfriar el pensamiento», algo clave para evitar la procrastinación y las decisiones precipitadas. Porque tú ya sabes —por experiencia— que decidir en caliente casi siempre significa decidir mal.

La esencia de la efectividad es gestionar la atención, «estar a lo que estás», sea lo que sea. Esto es incompatible con estar a todo lo que llega, a lo más llamativo y ruidoso.

Capturar te libera de la esclavitud que supone vivir permanentemente pendiente de lo último que aparece en tu radar.

Sí, evidentemente también te ayuda a no olvidar las cosas y a tener una cabeza vacía, una «mente como el agua» que te permite centrarte en lo que sea que estés haciendo.

Y, claro, por supuesto que es una práctica indispensable para disponer de una mente externa de confianza desde la que elegir con sentido qué hacer en cada momento.

Pero nada de eso sirve de gran cosa si eres incapaz de gestionar tu atención de manera efectiva, para lo cual antes necesitas reeducarte.

Fuentes de entrada vs. bandejas de entrada

La diferencia entre fuente de entrada y bandeja de entrada es sutil pero relevante. Además, es una distinción muy personal (ya sabes, el significado lo define todo).

Desde un punto de vista semántico, parece lógico asociar «bandeja» a un lugar en el que quedan depositadas cosas y «fuentes» a lugares desde los que llegan cosas a esas bandejas.

Pero, como digo, en la práctica se trata de una decisión personal. Yo puedo considerar bandeja de entrada algo que tú consideras fuente de entrada, o al revés. Y ambos tendríamos razón en ambos casos.

En el libro expongo una relación extensa de ejemplos de lo que yo consideraba, por aquel entonces, bandejas de entrada. A día de hoy, la mayoría de esos ejemplos serían para mí fuentes de entrada.

Por ejemplo, WhatsApp (Telegram en mi caso) es ahora para mí una fuente de entrada. Si leyendo algún canal me encuentro algo que me llama la atención, lo capturo con Braintoss.

Eso que capturo con Braintoss sí va a parar a una bandeja de entrada (en mi caso, el Inbox de Dynalist para casi todo y mi email cuando se trata de una imagen).

De hecho, entender la sutil diferencia entre «fuente» y «bandeja» significó un gran paso en términos de simplicidad de mi sistema. Como resultado, en la actualidad tengo únicamente 4 bandejas de entrada.

Las bandejas de entrada son un facilitador

Las bandejas de entrada sirven para Capturar, sí, pero su verdadera utilidad es facilitar el proceso de «reeducación de la atención» que antes comentaba.

Cada vez que llega algo a tu radar que tú no has llamado activamente —sea externo o interno— en lugar de dejarte llevar por ello en el momento, captúralo y continúa con lo que sea que estuvieras haciendo.

Para poder desarrollar este hábito, necesitas tener siempre a mano una bandeja de entrada, así que, sobre todo al principio, ten tantas como necesites.

Ya tendrás ocasión de ir eliminando las que dejes de utilizar una vez hayas consolidado el hábito de Capturar.

Ten en cuenta que probablemente el indicador más fiable de hasta qué punto estás usando realmente GTD es cuánto de lo que haces lo haces cuando surge. Si de verdad aplicas GTD, será un porcentaje ridículamente pequeño.

Y con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega hablaremos sobre la parte del libro dedicada a Procesar/Aclarar.

La entrada Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 8 se publicó primero en Óptima Infinito.