Proyectos: ¿Cómo lo vas a hacer?

Hace unos años descubrí por casualidad cuál era la causa fundamental de mi escaso progreso como persona. Padecía el conocido síndrome de parálisis por análisis, vamos, lo que suele conocerse como ‘estar siempre mareando a la perdiz’. Descubrir GTD fue revelador, dado que de forma clara y sencilla me permitía separar el pensar del hacer. Ambos comportamientos son necesarios para ser productivos. El problema reside en que si pasas mucho tiempo pensando y poco tiempo haciendo, no consigues resultados, y al final te ves inmerso en un bucle que parece no tener salida. En el trabajo del conocimiento pensar es importante, pero mucho más lo es hacer bien, ya que es la pura expresión de tu productividad. Pensar supone que defines tu trabajo según tu compromiso, basándote en criterios objetivos. Por otro lado, hacer supone que avanzas hacia tus resultados.

El secreto para avanzar es comenzar. Y el secreto para comenzar es dividir las tareas abrumadoramente grandes en tareas más pequeñas y manejables y abordar la primera. Mark Twain

Si te das cuenta, lo que hacemos cuando planificamos es precisamente lo que dice Mark Twain, dividir o trocear un resultado. Esto hemos de hacerlo, como dice José Miguel Bolívar, porque convertimos algo que no es tachable, un resultado, en algo que sí es tachable, una acción. Imagina por ejemplo la siguiente situación. Te regalan una maqueta para construir un flamante velero de madera y acabas comprometiéndote a construirla. Si en tu lista ves escrito ‘montar la maqueta del velero’ y ‘hacer un recuento de piezas y herramientas para comprobar que tengo todo lo necesario para comenzar a montar el velero’, ¿cuál de estas dos frases dirías que es más tachable? Estarás de acuerdo conmigo en que la segunda, dado que se corresponde con una próxima acción y por tanto resulta infinitamente más tachable que la primera que se correspondería con un resultado que bien podría denominarse ‘velero de madera construido’.

Para comenzar a hacer hay que definir exactamente qué es lo que vas a hacer. Ésa es precisamente la función del quinto y último paso del proceso de planificación natural de proyectos en GTD. Se trata de decidir cuál es la próxima acción para cada una de las distintas partes móviles o accionables del proyecto. Este último paso te ofrece la garantía de que comenzarás a ponerte en marcha para conseguir el resultado que pretendes. Definir cuáles son las próximas acciones para cada uno de tus proyectos es uno de los hábitos fundamentales para conseguir y mantener el control y la tranquilidad.

Una vez definidas cada una de las próximas acciones de tu proyecto, deberás organizarlas en tu sistema tal y como sueles hacer tras aplicar el wokflow. Si la próxima acción depende de fecha, acabará en el calendario o en el archivo de seguimiento. Si debe hacerla otra persona, en la lista a la espera, y si ha de hacerse ASAP, es decir, cuanto antes sea posible, la organizarás en la lista de próximas acciones correspondiente en función de lo que necesites para llevarla acabo. Todo el material generado en la planificación del proyecto pasará a formar parte del material de apoyo. Ahora bien, habrá ocasiones en las que la próxima acción pueda suponer la continuación de la propia planificación, dado que ya has completado las próximas acciones definidas y ya dispones de información realista para seguir avanzando. Imagina por ejemplo el siguiente caso en el que has completado la próxima acción que consistió en reunirte con tu departamento financiero para obtener información acerca del presupuesto disponible y diversos criterios financieros que podrían afectar al desarrollo de tu proyecto. En tal caso, una vez celebrada la reunión, deberías continuar con la planificación dado que ya dispones de la información necesaria para continuar. En este caso la próxima acción bien podría ser, ‘seguir planificando el proyecto’.

Definir cuál es la próxima acción para comenzar a caminar hacia tu resultado es definir sencillamente ¿cómo vas a hacerlo? La próxima acción debe ser el siguiente paso físico y visible que puedes llevar a cabo y deberás organizarla en tu sistema para que puedas ejecutarla en cuanto se den las circunstancias para ello. Es la hora de comenzar la carrera, de actuar. Es la hora de hacer.

Esta entrada Proyectos: ¿Cómo lo vas a hacer? has sido publicada por Antonio José Masiá