Proyectos de éxito implantando herramientas en la gestión del FM

Me he propuesto durante el año 2012 ir dejando en este blog ejemplos de algunos proyectos en los cuales la implantación de herramientas Computer Aided Facilities Management (CAFM) y Total Infrastructure and Facilities Management (TIFM) ha sido un éxito de apoyo y mejora a la gestión siempre respetando la privacidad de dichos proyectos. El primero que incluiré en este blog, transcurrió dentro de la administración pública. El cliente  se encargaba de aspectos como la construcción, conservación, reforma y reparación de edificios administrativos, conservación de bienes inmuebles, coordinación y optimización del uso de los edificios administrativos, supervisión de los proyectos y obras así como la gestión de espacios y puestos de trabajo en los bienes inmuebles.   Objetivos del proyecto El objetivo del proyecto era optimizar toda su labor de gestión del patrimonio, apoyándose en herramientas informática que les permitieran realizar una gestión integral de los espacios y puestos de trabajo mucho más ágil y cómoda que la que habían realizado hasta ese momento con sistemas de automatización de oficinas, tales como Microsoft Access y herramientas CAD, y que se adaptara fácilmente a todos sus requisitos y circunstancias:

• Poseer una integración de la información grafica (planos y cartografía) con la base de datos alfanumérica.
• Posibilidad de inventariar, catalogar y clasificar todos los inmuebles según su naturaleza, régimen de ocupación etc.
• Elaboración de mapas temáticos y consultas gráficas sobre planos y cartografía.
• Simplicidad en la estructuración de la información y facilidad en la personalización de la aplicación, así como  adaptación a sus necesidades concretas.
• Compatibilidad con diferentes normas planimétricas.
• Posibilidad de migrar datos históricos en bases de datos anteriores.
• Disponer de la información necesaria para efectuar una Reducción de Costes de Inversión y facilitar la Explotación del Espacio.

Resultados

• Inventario detallado y clasificado por: Inmuebles, Plantas, Recintos y Puestos de Trabajo.
• Gestión gráfica y alfanumérica totalmente integrada bajo tecnología GIS.
• Conocer con detalle cuáles son las superficies básicas de los edificios estudiados (Construida, de Cerramientos, Utilizable, Útil, etc.)
• Facilitar el Mantenimiento y Actualización de la Información, tanto Alfanumérica (datos) como Gráfica (planos), mediante la total integridad de la misma.
• Disponer de la información necesaria para efectuar una Reducción de Costes de Inversión (espacios no adecuados, costes legales, rentas elevadas, etc.) y facilitar la Explotación del Espacio (falta de flexibilidad de los inmuebles para adaptarse a los cambios organizativos).
• Obtener los “ratios” e indicadores adecuados para analizar aspectos como el Grado de Utilización de los Inmuebles; Aprovechamiento Óptimo de los Inmuebles; Estudio de la Distribución de los Puestos de Trabajo por categoría de Inmuebles; Análisis de Ocupación por Tipología de Puesto de Trabajo; Informes de Ocupación por Centro de coste; Eficiencia Arquitectónica, etc.
• Permitir la Gestión Integral de la Documentación relacionada con los Inmuebles y Optimizar el acceso a la misma, permitiendo organizarla y mantener un histórico de la misma, siendo lo suficientemente versátil como para soportar diferentes formatos: planos escaneados, fotos, callejeros, documentos de Word, Excel, etc.
• Permitir que los diferentes departamentos puedan tener acceso a la Información con los criterios de Seguridad adecuados y beneficiándose del hecho de tener un único Repositorio Común de Datos.

  En resumen, se consiguió  implantar las herramientas adecuadas para ayudar a gestionar, optimizar y racionalizar, de manera ágil y eficaz, el uso los  inmuebles.   TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (TIC) DESDE UNA VISIÓN PRÁCTICA