Proyectos GTD® (avanzado): Dudas más habituales – I

Si en el primer post de esta serie avanzada sobre Proyectos de GTD^® veíamos los principales conceptos, diferencias y relaciones, y en el segundo profundizamos en los errores más frecuentes que se cometen al trabajar con ellos, en esta tercera entrega vamos a centrarnos en algunas de las dudas más habituales que suelen plantearnos los participantes en nuestros cursos de formación GTD^® oficial.

¿Cuál es el número máximo de proyectos que es recomendable gestionar?

Esta es una pregunta muy interesante en sí misma porque lleva implícito que es algo discrecional, una decisión que cae por entero en nuestras manos, lo cual es mucho menos cierto de lo que parece.

Es cierto que puede haber algunos proyectos para los que se puede «decidir» si los dejamos incubando o no, pero, en la mayoría de los casos, los proyectos que tenemos proceden de haber respondido «sí» a la pregunta «¿requiere acción?» que nos hacemos en el paso Aclarar.

Si algo «requiere acción», pues la requiere. Y si tu realidad es que hay muchas cosas que «requieren acción» y que además requieren más de un paso para alcanzar el resultado, pues entonces tendrás muchos «proyectos».

Recuerda que GTD^® simplemente refleja la complejidad de tu realidad.

En cualquier caso, nada más lejos de mi intención que eludir la respuesta a la pregunta, así que voy con ella: «cuantos menos mejor, y todos los necesarios», es decir, lo recomendable es tener el número adecuado de proyectos.

¿Cuál es el «despiece» óptimo de un proyecto en acciones?

Otra pregunta muy interesante, que en general va asociada al error común de confundir los proyectos de GTD^® con inventarios de acciones.

Un proyecto es un resultado. Esto nos sirve, por una parte, para tener una referencia de qué queremos conseguir y, por otra parte, para ayudarnos a identificar los pasos que tenemos que ir dando para conseguirlo.

Los proyectos de GTD^® no se «despiezan»  (en un resultado no hay nada que «despiezar»), simplemente se tienen como referencia en la «lista de proyectos».

En un momento dado, un proyecto tendrá una o más «siguientes acciones», es decir, acciones físicas y visibles que podemos completar sin necesidad de completar otras previamente.

Cuando hay más de una «siguiente acción», es decir, acciones que puedo hacer en paralelo, en cualquier orden, entonces sí puedo plantearme si quiero tener recordatorios en mi sistema GTD^® para todas ellas o solo para algunas. En este caso, GTD^® nos dice que tenemos que tener en nuestro sistema al menos una «siguiente acción» por proyecto, pero a partir de ahí podemos tener todas las que queramos, siempre que sean «siguientes acciones».

Mi recomendación personal es tener en el sistema todas las «siguientes acciones» del proyecto. Insisto, «siguiente acción» y «acción» son conceptos totalmente distintos en GTD^®.

En tu sistema únicamente puede haber «siguientes acciones». Las «acciones» son material de apoyo y NO pueden estar en ninguna lista.

¿Bajo qué jerarquía, factor o cualidad común es útil clasificar los proyectos en GTD^®?

GTD^® no entra en este tema, ya que la clasificación de los proyectos carece de impacto a la hora de elegir con confianza qué hacer en cada momento (recuerda que los proyectos no se hacen, se hacen solo las «siguientes acciones»).

La «lista de proyectos» es una lista de temas pendientes que tienes, quieres o necesitas revisar durante tu revisión semanal, por el motivo que sea: incorporar cambios, asegurar que el proyecto avanza al ritmo deseado…

Desde esta perspectiva, la mejor clasificación es la que más útil te resulte para revisar la lista de proyectos. El grado de «granularidad» a la hora de estructurar la lista de proyectos es una elección personal.

Habrá quien únicamente necesite una «lista de proyectos». También habrá quién prefiera agrupar por separado dentro de esa lista los proyectos propios activos, los proyectos delegados o los proyectos que están momentáneamente parados, aún siguiendo activos.

Otras personas preferirán agrupar por una parte los proyectos personales y por otra los proyectos profesionales de su lista de proyectos. Asimismo, habrá quién opte por clasificar los proyectos profesionales por cliente, o por departamento…

Hay también a quién lo que le resulta más útil es clasificar sus proyectos por área de enfoque, o por objetivo.

Como ves, bastante libertad a la hora de clasificar tus proyectos, aunque hay una práctica que yo personalmente desaconsejo: utilizar criterios subjetivos cambiantes. Me explico.

Si te fijas, todos los ejemplos que he mencionado hasta ahora son «objetivos»: propios, delegados, parados, personales, profesionales, por cliente o departamento, por área de enfoque…

Lo que recomiendo evitar al máximo son las clasificaciones subjetivas como importancia, urgencia, prioridad, impacto… También desaconsejo establecer cualquier tipo de jerarquía entre ellos.

O son resultados que quieres/necesitas conseguir, o no lo son. Si lo son, tienen que estar en tu lista de proyectos, y si no lo son, quítalos de allí.

¿Debo identificar primero el proyecto y luego las siguientes acciones, o debo identificar primero la siguiente acción y luego el proyecto?

Esta pregunta tiene dos respuestas, según sea tu grado de dominio de GTD^®.

Si consideras que tu nivel de dominio de GTD^® es «avanzado» o «experto», es decir, si capturas sistemáticamente todo o casi todo lo que llama tu atención; si aclaras regularmente tus capturas identificando todos los resultados y siguientes acciones; si organizas la información y los recordatorios en las categorías propuestas por GTD^®, si haces una revisión semanal completa todas o casi todas las semanas y si antes de elegir que hacer en cada momento tienes en cuenta las tres formas de trabajar, tus horizontes de enfoque y los factores limitantes en los que te encuentras, entonces tu respuesta es «da exactamente igual».

Si por el contrario estás dando todavía tus primeros pasos en el camino hacia dominar GTD^® (por muchos años que lleves dando esos primeros pasos) o, lo que es lo mismo, si no haces sistemáticamente todo lo del párrafo anterior, entonces mi recomendación es que sigas siempre este proceso mental:

1. ¿Cuál es la siguiente acción?
2. ¿Consigo mi resultado cuando la completo?
   1. Sí ➜ Aquí no hay ningún proyecto
   2. No ➜ Tengo un proyecto ➜ ¿Cuál es el resultado deseado?

El motivo de mi consejo es que, en mi experiencia, empezar identificando el proyecto antes que las acciones suele dar lugar a una «inflación» de proyectos en la lista de proyectos, es decir, a que te inventes proyectos para cosas que no lo son.

Sí, sé que cuesta más olvidarte de si es o no es un proyecto y centrarte inicialmente solo en la «siguiente acción», pero te cuesta porque estás aprendiendo una nueva forma de pensar, así que practica, practica y practica, y ya verás como se vuelve algo natural y sin esfuerzo.

Próximos posts

Espero que esta serie te esté resultando útil (me encantaría conocer tu opinión con algún comentario). En cualquier caso, aún quedan muchas más dudas y las seguiré compartiendo en próximas entradas, a razón de tres o cuatro por post, hasta completar las más relevantes.

Recuerda que, si te interesan los proyectos GTD^® y quieres saber más sobre ellos, en el grupo de Slack «Aprendiendo GTD^®», en el canal #gtd-alt-2-proyectos, hay un hilo en el que puedes plantear tu dudas o preguntas y que, para formar parte de esta comunidad de aprendizaje y plantear tus dudas, debes previamente registrarte, lo cual puedes hacer directamente desde su página web.

[DISCLAIMER: «Aprendiendo GTD^®» es una iniciativa particular promovida y gestionada por Manolo Molero, Luis Sánchez Blasco y Sergio Pantiga de forma completamente autónoma e independiente de OPTIMA LAB y la David Allen Company. Tanto mi participación como la participación de otros nodos de OPTIMA LAB en dicha iniciativa es únicamente en calidad de usuarios de GTD^® y nuestra presencia en esta comunidad de aprendizaje no constituye ni implica en ningún caso el aval, respaldo o apoyo a los contenidos, afirmaciones u opiniones particulares expresadas por los restantes miembros de dicha comunidad.]