Proyectos GTD® (avanzado): Dudas más habituales – II

En esta segunda entrada sobre dudas más habituales relacionadas con los proyectos en GTD^® seguimos ampliando lo ya visto en esta serie avanzada sobre este elemento clave de la metodología. Si aún no lo has hecho, te recomiendo que consultes también los post sobre los principales conceptos, diferencias y relaciones, los errores más frecuentes, así como la primera entrada sobre las dudas más habituales.

¿Se debe diferenciar entre proyectos grandes – con muchas acciones, proyectos y subproyectos que cuelgan de él – y proyectos que tienen pocas acciones? ¿Cómo deben convivir los diferentes tipos de proyectos (recurrentes, pequeños, enormes, secuenciales, rápidos, lentos…)?

Estas preguntas nos sitúan ante un error de concepto en relación con lo que significa «proyecto» en GTD^®. La caduca «gestión del tiempo», con toda esa tontería sobre lo urgente y lo importante, sigue haciendo un daño enorme a la efectividad personal.

Un proyecto es simplemente un recordatorio de un resultado que quieres conseguir. Da igual que sea un resultado más o menos importante o urgente, del mismo modo que da igual que tenga o no tenga subproyectos o muchas o pocas acciones.

El principio general a la hora de clasificar tu lista de proyectos, tal y como decía en el primer post sobre las dudas más habituales, es evitar como sea caer en la tentación de clasificarlos por criterios subjetivos (aunque lo he dicho en múltiples ocasiones, repito que «importante», «urgente», «prioritario», «grande», «pequeño», «rápido», «lento», «muchas acciones», «pocas acciones» y demás, son todos ellos criterios subjetivos).

Mención aparte merecen los proyectos «recurrentes». Un proyecto recurrente es candidato a contar con una plantilla de proyecto o checklist, lo cual nos permite ahorrarnos el trabajo de pensar una y otra vez sobre lo mismo.

Un detalle muy importante a tener en cuenta es que una plantilla o checklist es siempre material de apoyo, y que en nuestro sistema únicamente pueden estar aquellos elementos de la plantilla que sean accionables, es decir, en nuestro sistema únicamente pueden estar las «siguientes acciones» de ese proyecto recurrente.

Desde el punto de vista del recordatorio del proyecto en sí, no existe ninguna diferencia con el resto de proyectos, por lo que se aplica el mismo criterio de siempre: si tengo que revisarlo o pensar en él durante mi revisión semanal, tengo que incluirlo en mi lista de proyectos; si es un «proyecto autogestionado», incluirlo o no en la lista de proyectos es opcional.

¿Cómo diferenciar resultados que vienen de un mantenimiento, con acciones recurrentes, como por ejemplo, un checklist con las tareas diarias para que la casa esté limpia y ordenada?

En este caso nos encontramos ante otro de los errores más frecuentes, que es confundir las áreas de enfoque y responsabilidad con los proyectos.

«Tener la casa limpia y ordenada» NO es un proyecto, sino un área de responsabilidad. Y el motivo por el cual no es un proyecto es que nunca se termina.

El tema de los checklists da para mucho y se aparta de la temática central de esta serie. Por adelantar algo, una buena práctica es contar con una serie de checklists periódicos, por ejemplo, diarios, semanales, mensuales, etc.

Podemos ayudarnos a generar el hábito de revisarlos colocando los recordatorios adecuados en nuestro sistema, bien en el Calendario, bien utilizando una fecha de activación si usamos un gestor de tareas.

Si te interesa el tema de los checklists, es algo que se trabaja a fondo en los cursos de formación GTD^® oficial de Nivel 2.

¿Qué tipos de proyectos hay en GTD^®?

Esta es fácil 🙂 En GTD^® hay tantos tipos de proyectos como tú quieras, y la buena práctica es que todos esos tipos obedezcan a criterios «objetivos».

Por ejemplo, hay muchas personas que simplemente tienen un tipo: «proyectos».

Otras personas prefieren diferenciar los proyectos propios de los delegados, en cuyo caso tienen dos tipos de proyectos. Para otras, es útil separar los personales de los profesionales, y en este caso también tienen dos tipos de proyectos. Si alguien decide separar los proyectos personales de los profesionales y, dentro de estos últimos, los delegados, entonces tiene tres tipos de proyectos.

Siguiendo con la lógica anterior, si clasificas los proyectos profesionales por cliente o por departamento, podrías tener media docena o más de tipos de proyectos. La elección final es cosa tuya, siempre que tengas en cuenta – insisto – que la tipología debería estar basada únicamente en elementos objetivos.

En cuanto al número ideal, como siempre, cuantos menos mejor, y todos los necesarios para que puedas aprovechar al máximo tu revisión semanal.

¿En qué estado pueden encontrarse los proyectos de GTD^®? ¿Qué factores condicionan estos estados (fechas, duración…)?

Estas preguntas son resultado de la «contaminación» derivada de las metodologías tradicionales de gestión de proyectos y carecen por completo de sentido al hablar de proyectos de GTD^®.

En GTD^®, si «algo» de tu bandeja de entrada no solo requiere acción, sino que además requiere más de una acción y se puede obtener en el plazo de un año, entonces al resultado de ese «algo» se le llama «proyecto».

Si no requiere acción, entonces hoy por hoy no es un proyecto, sino simplemente una idea o posibilidad, para la que tendrás un recordatorio en «Algún día / Tal vez».

Si requiere acción, pero solo una, entonces tampoco es un proyecto, sino una «siguiente acción», para la que tendrás un recordatorio en la categoría organizativa adecuada de GTD^®.

El hecho de que un resultado tenga que alcanzarse antes de una fecha concreta es simplemente una información más que tendremos que tener presente al Reflexionar y, sobre todo, cuando elijamos qué hacer al Ejecutar, pero en ningún caso va a dar lugar a un «estado».

Lo mismo pasa con la «duración». En GTD^® es absurdo hablar de «duración» de un resultado, porque un resultado es por definición algo sin duración, ya que se trata de un evento que se logra de forma binaria y puntual, es decir, un resultado pasa de «aún no conseguido» a «conseguido» en un momento puntual concreto.

Un proyecto puede estar más o menos tiempo en la «lista de proyectos» y esto puede deberse a múltiples causas. Que un proyecto esté durante más o menos tiempo en la lista de proyectos hasta «tacharlo» es por lo general independiente de que requiera completar muchas o pocas acciones.

Próximos posts

Nos vamos aproximando al final de la serie, y espero que te siga resultando útil. Seguiré compartiendo dudas en próximas entradas, probablemente un par de ellas más, hasta completar las más relevantes.

Recuerda que, si te interesan los proyectos GTD^® y quieres saber más sobre ellos, en el grupo de Slack «Aprendiendo GTD^®», en el canal #gtd-alt-2-proyectos, hay un hilo en el que puedes plantear tu dudas o preguntas y que, para formar parte de esta comunidad de aprendizaje y plantear tus dudas, debes previamente registrarte, lo cual puedes hacer directamente desde su página web.

[DISCLAIMER: «Aprendiendo GTD^®» es una iniciativa particular promovida y gestionada por Manolo Molero, Luis Sánchez Blasco y Sergio Pantiga de forma completamente autónoma e independiente de OPTIMA LAB y la David Allen Company. Tanto mi participación como la participación de otros nodos de OPTIMA LAB en dicha iniciativa es únicamente en calidad de usuarios de GTD^® y nuestra presencia en esta comunidad de aprendizaje no constituye ni implica en ningún caso el aval, respaldo o apoyo a los contenidos, afirmaciones u opiniones particulares expresadas por los restantes miembros de dicha comunidad.]