Proyectos: ¿Qué vamos a hacer para conseguirlo?

Si analizamos tranquilamente lo que hemos hecho hasta ahora siguiendo las tres primeras fases del proceso de planificación natural, aprovechando el mejor planificador que existe en la naturaleza que es nuestro propio cerebro, ha sido definir en primer lugar cuál es el resultado que deseamos alcanzar y para qué queremos alcanzarlo, es decir, hemos definido su propósito. En una segunda fase hemos dado rienda suelta a nuestra mente aprovechando sus cualidades, y hemos clarificado el resultado mediante la vivencia del éxito que supondría alcanzarlo guiado por el propósito, por los principios y por los valores, y a partir de ahí, en una tercera fase, hemos conseguido dibujar, aprovechando el pensamiento irradiante, un gran abanico de posibilidades que nos permitirían llegar a nuestra meta. De alguna manera lo que hemos estado haciendo, es generar la materia prima que necesitamos para poder ponernos en marcha. Como artesano me gusta pensar que ahora tengo el barro necesario para poder comenzar a trabajar y con ello conseguir la mejor pieza posible.

El cuarto paso de la planificación natural se conoce con el nombre de organizar. Es el momento de poner en práctica nuestras estrategias organizativas y de estructuración, y mediante nuestro sistema de percepción, comenzar a identificar relaciones y estructuras naturales entre las distintas posibilidades que tenemos ante nosotros. Se trata de detectar cuáles son las partes significativas que tenemos ante nosotros y por tanto identificar componentes, secuencias o prioridades que de alguna forma nos están definiendo el camino a seguir.

Imagina por ejemplo que tienes delante de tí ideas tales como ‘ver las distintas posibilidades de viajar hasta Zaragoza’, ‘comprar los billetes’, ‘reservar aparcamiento para dejar el coche’, ‘buscar hoteles de cuatro estrellas en la zona’, etc. Al ver esto casi de forma inmediata identificarás que todas estas ideas guardan relación con un componente relacionado con la logística del viaje. Esto es lo que se conoce como un subproyecto, que podría denominarse como ‘logística para el viaje a Zaragoza organizada’ y del cual surgirá una secuencia de acciones.

Si el proyecto necesita o exige algún tipo de control sustancial de objetivos, puede resultar útil usar alguna herramienta para establecer cuáles son los componentes, hitos o subproyectos y de esta forma poder hacer un seguimiento sencillo de los mismos. Omnifocus, que es la herramienta que uso para gestionar mi sistema de productividad, me permite tener a la vista toda la organización de mis proyectos y poder revisar la estructura de forma sencilla.

Uno de los grandes errores a la hora de desarrollar esta fase de la planificación, es el de pretender desarrollar todo el proyecto completo hasta su fin. Esto lo aprendí a base de fracaso tras fracaso debido al sector profesional en el que he ido desarrollando mi profesión hasta finales del año 2013. En el sector de la construcción es muy habitual definir la estructura del proyecto hasta el final incluyendo como condicionantes todos los elementos de naturaleza subjetiva habidos y por haber. Me refiero a poner fechas límite, plazos intermedios, presupuestos, etc. La tasa de éxito de los proyectos en cuanto a esos elementos era del 0,00%. A esto se le conoce como sobreplanificación, o como a mi me gusta decir, jugar a ser adivino.

En planificación natural sólo se planifica de forma realista y objetiva, sin perder de vista los grandes hitos del proyecto, secuencias, etc. ¿Qué sentido tiene definir pasos a dar sin saber realmente si son los que tienes que dar? ¿Qué sentido tiene fijar fechas subjetivas intermedias que escapan a tu control? Sencillamente ninguno. Por ejemplo, en el caso del subproyecto del ejemplo que planteaba anteriormente, la única acción de la secuencia que podría tener sentido definir es la de ‘ver las distintas opciones logísticas de desplazamiento hasta Zaragoza’. Del resultado de esta acción se derivarán otras que seguro serán diferentes en función de si viajas en avión, tren o coche.

Organizar implica que estamos definiendo qué vamos a hacer para conseguirlo, identificando cuáles son los componentes, secuencias o prioridades reales del proyecto, es decir, identificando cuáles son las acciones o subproyectos. La planificación como parte de tu productividad personal es algo dinámico, por lo que requerirá revisiones periódicas con objeto de mantener su estructura actualizada de forma realista y evitar la contaminación de tu sistema.

Esta entrada Proyectos: ¿Qué vamos a hacer para conseguirlo? has sido publicada por Antonio José Masiá