Pymes planean reducir para el 2017 el uso del papel en las oficinas

De acuerdo con una encuesta de Xerox, más del 80 por ciento de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) busca eliminar el papel de su facturación, de los informes financieros, del manejo de formularios legales y de recursos humanos y de otros procesos que consumen tiempo. La investigación, fue realizada en más de mil empresas en los EE.UU., Reino Unido, Francia y Alemania, y muestra que los encuestados esperan realizar el cambio durante los próximos 12 meses.
Casi la mitad de quienes respondieron (46%) confirmó que se gasta una cantidad significativa de tiempo en procesos de uso intensivo de papel, y seis de cada 10 consideran que esto tiene un impacto importante en sus resultados financieros. Las Pymes en Alemania (51%) y los EE.UU. (50%) son las que gastan la mayor cantidad de tiempo, seguidas por las del Reino Unido (43%) y Francia (37%).
Cuando las Pymes se preparen para digitalizar sus procesos que involucran papel, la mayoría acudirá a expertos para obtener recomendaciones, dado que sólo una de cada cinco encuestadas conoce las soluciones libres de papel disponibles en el mercado. El estudio muestra que el 47% recurrirá a un distribuidor de equipos para oficina, uno de cada cuatro a su revendedor de IT y el 37% al fabricante del producto.
"El cambio puede ser abrumador para las Pymes, pero hay muchas maneras para evolucionar hacia la dirección correcta", dijo John Corley, Presidente de Operaciones de Socios de Xerox. "Cuando las Pymes se embarcan en su tránsito hacia la digitalización, es importante que comprendan cómo la tecnología, tal como las aplicaciones sobre las impresoras y los servicios de gestión de impresión, pueden respaldar su visión y estrategia para alcanzar una transformación digital exitosa."
Prioridades que impulsan las decisiones de negocios
La encuesta, realizada por la firma independiente de investigación de me rcado Coleman Parkes Research, muestra al aumento de la productividad como prioridad absoluta para las Pymes, junto con el crecimiento y la reducción de los costos de impresión. Algunos otros hallazgos son:

• En total, el 28% informó que está muy adelantado en la implementación de planes para digitalizar los procesos que involucran papel, con Francia (33%) como la más adelantada. 
• Las Pymes de los EE.UU. están atrasadas en sus planes para digitalizar procesos, con el 41% que afirma que acaba de empezar, comparadas con un promedio del 37%. 
• El 12% de todas las Pymes se encuentra a una distancia temporal de entre uno y tres años para la implementación. 

Además de focalizarse en la digitalización y la automatización, las Pymes están también explorando otras áreas para mejorar la productividad, por ejemplo:
Servicios de Gestión de Impresión (Managed Print Services, MPS): de todas las Pymes encuestadas, el 42% tiene un contrato de MPS, mientras que el 40% respondió que planea suscribir uno en el transcurso del año próximo. El 66% gasta más de USD 1.000 por mes en actividades de impresión, un costo significativo en sus negocios. Las empresas con contratos de MPS mencionaron la reducción de costos, el menor consumo de papel y un mejor control de los costos de impresión como los mayores beneficios. 

• Movilidad: para fines de 2017, el 23% de las Pymes cree que los dispositivos móviles estarán completamente integrados a sus procesos de flujo de trabajo. Hoy, el 66% de las Pymes incluye la impresión móvil en sus iniciativas de movilidad, mientras que el 27% se propone hacerlo dentro del próximo año. Las principales motivaciones incluyen aumentar la productividad de los empleados que no trabajan en un lugar fijo, satisfacer los requerimientos de información remota de los clientes y un mejor y más rápido servicio al cliente. 
• Seguridad: con el rápido crecimiento de los datos, es cada vez más importante para las Pymes asegurar la información crítica para los negocios en todos sus dispositivos tecnológicos. Por consiguiente, el 56% de las Pymes en la actualidad incluye impresoras y/o equipos multifunción en sus estrategias de seguridad. 

Las Pymes en los EE.UU. y Europa Occidental gastan USD 40.000 millones por año en equipamiento para oficina y servicios de impresión relacionados1. Ayudar a estas empresas a mejorar sus procesos ha sido un foco principal para Xerox. La empresa ha introducido una serie de soluciones para ayudar a las Pymes a automatizar los procesos, mejorar la movilidad y reducir los costos de impresión con MPS. La tecnología ConnectKey® de Xerox automatiza los procesos manuales que dependen del papel y hace más fácil para los usuarios que no trabajar en un lugar fijo colaborar y trabajar más eficazmente también fuera de la oficina. Xerox también se beneficia de asociaciones con Cisco y McAfee para un enfoque multi-capa para asegurar las impresoras.
Metodología de la Encuesta
Un total de 1.021 Pymes, con ingresos mensuales que van desde menos de USD 6 millones hasta más de USD 305 millones, participó en una detallada encuesta online que se completó en septiembre de 2016. La encuesta "2017 Office Productivity Trends to Improve the Bottom Line" (Tendencias 2017 de Productividad de la Oficina para Mejorar los Resultados) fue realizada por Coleman Parkes Research, un tercero independiente y comisionado por Xerox. Los encuestados fueron gerentes senior de operaciones, finanzas e IT, junto con propietarios de pequeñas empresas. Las Pymes intervinientes cuentan entre 50 y 1000 empleados, y tienen sus sedes en los EE.UU., Reino Unido, Francia y Alemania. Participaron 293 empresas de los EE.UU.

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