Pymes: Planificación estratégica

Planificar estratégicamente la actividad de una empresa es algo fundamental para poder mantener la competitividad en el mercado actual. Lo ideal es realizarla con la ayuda de expertos de las diferentes áreas, para recopilar el mayor número posible de experiencias e ideas. Esto no implica grandes inversiones en tiempo y dinero. Desarrollar e implementar una metodología acorde a las características del negocio, puede ser una cuestión de horas.

Es importante no confundir Planificación Estratégica con Plan de negocio. El Plan de Negocios es el plan de empresa que se debe realizar al comienzo de la puesta en marcha del negocio, de una nueva área de negocio, un nuevo producto… la Planificación Estratégica se centra en el crecimiento, intentando prever el desarrollo de nuevos productos, negocios, servicios, para los que luego se hará el oportuno plan de negocios.

Planificar es prever y decidir hoy las acciones encaminadas a alcanzar unos objetivos que permitirán llegar a un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones del futuro sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra. Realizando una correcta planificación, será posible establecer la dirección a seguir por la empresa, examinar, analizar y discutir sobre las diferentes alternativas posibles para poder tomar decisiones más afortunadas para la empresa corriendo menos riesgos.

La planificación estratégica es un proceso de evaluación sistemática de la empresa, definiendo claramente los objetivos a largo plazo, identificando metas, desarrollando estrategias y localizando recursos para alcanzar dichos objetivos. Es un proceso en el que todos los miembros de la empresa pueden estar invitados a participar y que si bien no va a resolver todas las posibles incertidumbres, al menos permitirá trazar una línea de propósitos para actuar en consecuencia. Con los datos en la mano, se podrá tener la convicción de que el futuro deseado es posible, permitiendo que todos estén involucrados en los procesos de cambio y compartiendo intereses comunes, lo que resultará ser un requisito básico para alcanzar las metas propuestas. La planificación estratégica se basa en desarrollar estrategias a seguir en nuestro negocio durante un determinado periodo de tiempo. Puede ser diseñada tanto para el negocio como un todo, como para un área específica, como por ejemplo, planificar la estrategia de marketing.

PROCESO DE PLANIFICACIÓN

Como se ha comentado con anterioridad, planificar estratégicamente básicamente es el proceso por el cual definimos hacia donde se quiere que camine el negocio. Para intentar prever ese futuro es necesario mantener una actitud abierta de constante aprendizaje, manteniéndose alerta de los constantes cambios que se producen en nuestro entorno, de ahí la conveniencia de implicar en el proceso a los diferentes expertos de cada área de la empresa.

Una vez que se conocen las diferentes posibilidades que ofrece el mercado, es el momento de decidir hacia cuales de ellas dirigirse y como se enfrentarán a los diferentes escenarios, que capacidades se tendrán que desarrollar tanto en el ámbito empresarial como entre los empleados y que mecanismos serán utilizados para mantenerse constantemente informados tanto de los cambios de la realidad como de las exigencias de los clientes e introducir dichos cambios en la estrategia.

La Planificación Estratégica es un proceso de evaluación sistemática de la naturaleza del negocio, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos.

PLANIFICACIÓN POR OBJETIVOS

Alcanzar una serie de objetivos es el fundamento de la planificación estratégica. Planificar por objetivos implica que tanto la dirección como los empleados tienen una idea clara de las metas a alcanzar y de las prioridades establecidas. Para ello, previamente hemos de saber en que ámbito estamos actuando y hasta donde pretendemos llegar.

Partiendo de los objetivos a largo plazo que pretendemos alcanzar, formularemos unos objetivos iniciales para nuestro negocio, por un plazo determinado de tiempo (generalmente, un año), así como los objetivos que cada departamento y/o empleado debe cumplir en ese periodo de tiempo. Todos los miembros de la empresa identificarán objetivos comunes y distribuirán las responsabilidades en términos de resultados esperados. De ese modo, se lograrán objetivos comunes, cohesionando los esfuerzos de todos que contribuirán al éxito de nuestra empresa.

Se trata de un sistema muy dinámico que integra las necesidades de la empresa de alcanzar determinados objetivos con la necesidad del gerente y los empleados de contribuir al desarrollo de la empresa y el suyo propio. Para que este sistema funcione todos los miembros deben estar motivados e incentivados y en continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes.

¿CÓMO HACERLO?

Realizar una planificación estratégica consiste, básicamente, en contestar una serie de preguntas:

- ¿Hasta donde quiero llegar con mi negocio?
- ¿Qué opciones tengo para llegar allí?
- ¿Qué recursos necesito?
- ¿Qué objetivos quiero alcanzar? ¿Para qué?
- ¿Qué actividades tengo que realizar para alcanzar estos objetivos y cuantos recursos necesitaré?
- ¿Cuánto tiempo tardaré en hacerlo?
- ¿Quién/es serán los responsables de hacerlo?
- ¿Dispongo de suficiente personal? ¿El personal está suficientemente calificado o deberé capacitarlo?
- Al igual que se hizo al realizar el plan de negocio, para realizar la planificación podemos resumir nuestro trabajo en tres preguntas:
- ¿Dónde estamos?
- ¿Dónde queremos ir?
- ¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir?

Para responder a estas preguntas, se deberá realizar un análisis en profundidad o diagnóstico estratégico. Una herramienta interesante para llevar a cabo este análisis es el análisis DAFO.

Una vez realizado el análisis y contestadas las preguntas, llegará el momento de tomar decisiones y establecer la planificación de las acciones que se van a realizar en cada componente del proceso productivo y los recursos económicos y humanos que serán necesarios para llevar a cabo los objetivos.

En este punto, es fundamental no olvidar preparar mecanismos de comunicación. Desarrollar canales para una buena comunicación repercutirá sobre la percepción que el entorno tiene de la empresa. La principal ventaja de un buen plan de comunicación interna es que se podrá influir en los empleados para que quieran aportar lo mejor de si mismos al logro de los objetivos comunes, por lo tanto es necesario establecer canales para que la dirección pueda saber que opinan los empleados, que expectativas tienen y planificar junto a ellos las actuaciones a desarrollar para que los empleados puedan conocer qué se espera de ellos y que objetivos persigue la empresa.

Partiendo de que lo que no se mide, no se puede controlar, estableceremos una serie de indicadores que nos permitan medir, de forma objetiva y adaptada a nuestras necesidades, el grado de cumplimiento de nuestros objetivos estratégicos.

Para garantizar que la planificación estratégica de la empresa funciona correctamente, es imprescindible plantear objetivos realistas y alcanzables e incluir en la planificación períodos de revisión del plan, para detectar posible desviaciones y redirigir estrategias.

El plan estratégico de la compañía coordinará los planes de marketing, RRHH, producción, financiero…. de los que se nutrirá para decidir las estrategias a desarrollar.

ANALISIS DAFO

El análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) es un recurso imprescindible que nos facilitará la identificación de la estrategia adecuada para nuestro negocio o unidad de negocio.

Consiste en analizar en un gráfico los puntos débiles y fuertes de nuestra empresa con las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno con el propósito de poder establecer una estrategia adecuada de equilibrio entre las capacidades internas y la competitividad externa. La situación del mercado, la situación de la empresa y de sus miembros afecta el desarrollo de nuestro proyecto. Dado que el objetivo final de la planificación estratégica es encontrar la posición en la que nuestro negocio puede moverse y defenderse mejor de la competencia, es importante pensar lo que es necesario buscar para identificar y medir nuestros puntos fuertes y débiles. El análisis DAFO nos ayuda a tener una visión general de nuestra situación.
Siempre tendremos que concentrarnos en potenciar nuestros puntos fuertes para contrarrestar nuestras debilidades y en medir las oportunidades del entorno para poder rentabilizarlas, esquivando las amenazas. Es imprescindible realizar un análisis DAFO periódicamente que nos ayude a evaluar nuestra actuación en el mercado, valiéndonos de él como un instrumento para proponer posibles nuevas líneas estratégicas.

- Análisis externo: Oportunidades y Amenazas
  ¿Qué oportunidades y/o amenazas nos ofrece el mercado y nuestro entorno?

Realizar este análisis resulta imprescindible para poder identificar los factores que pueden favorecer o dificultar el buen desarrollo de nuestro negocio. Conociendo nuestro entorno, podremos rentabilizar las diferentes oportunidades que nos brinde el mercado y tendremos más posibilidades y recursos de evitar todo aquello que amenace nuestro negocio.

Algunas preguntas que se deben responder son:

¿Las previsiones son de crecimiento económico (oportunidad) o por el contrario, nuestro sector se encuentra en recesión (amenaza)?.
¿La normativa actual apoya nuestro negocio (subvenciones, ayudas a la creación de empleo, etc.) o por el contrario, nos consta que están en trámites nuevas leyes que generarán gastos a la empresa (inversiones en medioambiente, en seguridad e higiene…).
Las tendencias del mercado evolucionan favorablemente respecto a nuestro producto/ servicio (oportunidad) lo que probablemente provocará un aumento de la competencia (posible amenaza)

- Análisis interno: Debilidades y Fortalezas

¿Qué fortalezas y debilidades posee nuestro negocio? Identificando estos aspectos, podremos identificar que estamos haciendo bien y que estamos haciendo mal, y por lo tanto tendremos que corregir, potenciando nuestros puntos fuertes.

Podemos considerar fortalezas aspectos como fidelidad de nuestros clientes, servicios o productos rentables e innovadores, precios competitivos, buena distribución, equipo cohesionado y profesional, etc.

Interpretaremos como debilidades la falta de recursos financieros, personal poco calificado, dificultad para atraer nuevos clientes, inexperiencia comercial, precios excesivamente altos respecto a la competencia.