¿Qué debe tener un programa de gestión documental?

El programa de gestión documental tiene la función principal de ayudar a que las empresas trabajen de manera más eficiente, elevando con ello la productividad de los empleados. En ese sentido, mediante la gestión documental, las empresas que tienen una gran cantidad de documentos tendrán la facilidad de almacenarlos y digitalizarlos, para que puedan tener acceso rápido a los mismos desde cualquier lugar y dispositivo (ordenador, tablets, teléfonos móviles).

Aquí en este post conocerás las principales características, ventajas y elementos claves, referentes a la gestión documental, para que de esa manera puedas elegir acertadamente este software para tu empresa o negocio.

¿Qué es la gestión documental?

Este software de administración de documentos o gestión documental, se encarga de capturar, almacenar, preservar y recuperar los distintos documentos de las organizaciones o empresas en diversos formatos (papel o digital), con la finalidad de elevar la productividad de los empleados y la eficiencia de las organizaciones, para que de esta manera el personal y directivos tengan acceso más rápido a los mismos desde cualquier lugar y dispositivo (móvil, ordenador, tablets).

En pocas palabras, el software de gestión documental es aquel que se encuentra conformado por tecnologías avanzadas, el cual se rige por un conjunto de normas las cuales permiten que las organizaciones puedan administrar sus documentos, alcanzando con ello mayores niveles de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

Diferencias entre gestión documental y digitalización

La gestión documental y la digitalización son dos procedimientos diferentes entre sí, pero a la vez complementarios. A continuación podrás observar unas diferencias puntuales, y estas son:

• La digitalización está referida, a la conversión y transformación del formato tradicional o analógico, a formato digital (texto o imagen). Esta acción constituye mayor rentabilidad en cuanto al ahorro de espacio físico, seguridad , conservación y preservación de la documentación, y además el beneficio de poder acceder a estos desde cualquier dispositivo y lugar, sin que esto represente la presencia en el centro de trabajo.
• La gestión documental por el contrario, va un paso más adelante, ya que es un proceso que se efectúa luego de la digitalización. La misma proporciona una serie de herramientas o aplicaciones a las empresas u organizaciones, las cuales facilitan la recuperación, almacenaje, preservación y búsqueda de la información, la cual ha sido previamente digitalizada. La gestión documental no solo facilita el mantenimiento de los documentos, sino que además, los gestionará, clasificará y extraerá de manera adecuada. Además, la gestión documental supone un ahorro de costes y tiempo.

Ventajas de la gestión documental

Gran cantidad de empresas y organizaciones, especialmente las medianas y grandes empresas, actualmente enfrentan en su mayoría, problemas asociados a la errónea gestión en la administración de sus documentos e información.

En lo que respecta a la búsqueda de fichas de clientes, facturas, entre otras actividades administrativas, las mismas suponen una pérdida de tiempo a los empleados o trabajadores, y esto incidirá sin duda alguna, en la atención de calidad a los clientes. Pero no solamente se trata de la pérdida de tiempo y dinero en estos aspectos, sino que además se podrá dar la pérdida de datos de clientes, información confidencial de la empresa, acceso no autorizado a los soportes y ubicaciones de documentos, y lo más grave, la baja en el nivel de producción de los empleados.

Debido a toda esta serie de problemas, la mayoría de las empresas se encuentran trabajando actualmente con los diversos software de gestión documental ofertados en el mercado.

Entre las diferentes ventajas que puede ofrecerte el software de gestión documental, se encuentran las siguientes:

Ahorro de tiempo

Con el sistema de gestión documental podrán tú y tus trabajadores, de manera rápida y sencilla, y desde cualquier lugar, tener acceso a los documentos de tu empresa u organización. Esto representa un gran ahorro de tiempo y costes.

Acceso desde cualquier lugar

Con el programa de gestión documental, podrás acceder a los documentos de tu empresa u organización a la hora que desees y desde el lugar donde te encuentres.

Conservación a largo plazo

Cuando tienes un sistema de administración de documentos tradicional, existe la posibilidad de que tus documentos puedan extraviarse y deteriorarse. Mediante el software de gestión documental podrás recuperar, conservar y preservar la documentación de tu empresa, independientemente del formato en que se encuentren.

Ahorro económico

Con este software, podrás ahorrarte grandes cantidades de dinero y tiempo, ya que necesitarás menos personal que se encargue del procesamiento y administración de los documentos de tu empresa.

Mejora el ROI

Estudios recientes han demostrado que el mejoramiento de la productividad y calidad de tu empresa, el ahorro de tiempo y la reducción de costes, ayudaran al mejoramiento del ROI de la actividad de la misma.

Seguridad

El que puedas conocer a las personas que acceden a la documentación de tu empresa, su ubicación, y además desde que tipo de dispositivo, te ayudará a que puedas evitar los riesgos de plagio y pérdida de los mismos

Permite unificar procesos

Mediante el software de gestión documental, evitarás que los empleados de los diversos departamentos de tu empresa o negocio, realicen las labores encomendadas de manera diferente. En ese sentido, este software te ayudará a unificar los procedimientos administrativos de tu empresa de manera rápida y sencilla.

Trabajadores más eficaces

El sistema automatizado de documentación (gestión documental), te facilitará mayor control sobre la documentación de tu empresa, y esto proporcionará un incremento en la productividad de tus empleados.

Mínimo riesgo de pérdida

La mayoría de las empresas con un sistema de administración tradicional, respecto a su documentación e información, corren el riesgo de pérdida de documentos e información confidencial (robo, incendio, inundación, entre otros). Es por ello, que el software de gestión documental te ayudará a prevenir este tipo de eventos proporcionándote, herramientas eficaces para que puedas blindar la información de tu organización.

Reforzar la imagen de marca

Con la gestión documental, tu empresa u organización podrá personalizar cada uno de los documentos que saldrán de la misma, como por ejemplo: facturas electrónicas, formularios, entre otros. Con esta acción tu marca o negocio podrá tener mayor visibilidad en el sector financiero.

Recuperación sencilla de documentos

Con este software de gestión documental, podrás realizar consultas personalizadas y además acceder para recuperar los documentos que requieras de tu empresa en el momento que desees.

El programa de gestión documental te brinda diversos beneficios, ya que es un software con el cual podrás gestionar de manera simple y rápida los documentos que a diario se acumulan en la misma. En ese sentido, la implantación de este tipo de sistema te representará una inversión que se rentabilizará desde el primer momento.

Ventajas de la digitalización

El gran salto que actualmente millones de empresas a nivel global están dando del formato de papel al formato digital, es una patente realidad en las empresas que a futuro vislumbran su sostenibilidad.

Estas modernas tecnologías se encuentran en el mercado ya hace varias décadas, y todo ello con la finalidad de facilitarle a las empresas y organizaciones, las labores relacionadas con la gestión de documentos e información. Esta digitalización de la información les ahorrará a los mismos espacios físicos, y esto redundará en los costes de operación.

¿Cómo puede ayudar la digitalización a tu empresa?

El proceso de digitalización de tu empresa, la ayudará en los siguientes aspectos:

• Cuando digitalizas toda la información y documentación de tu empresa o negocio, esto implicará un buen ahorro de espacio, tiempo y dinero.
• El ahorro de espacio físico que te ahorrará este software, es muy significativo; con el podrás eliminar: cajoneras, estanterías, archivos repletos y pesados de documentos, entre otros.
• El software de gestión documental te garantizará la seguridad de tus datos, documentos e información confidencial. En ese sentido, esto constituye una de las mayores ventajas en el empleo de este tipo de programas.
• También con este software, podrás ahorrar costes de impresión de documentos, mantenimiento de las tecnologías y de personal.

Gestión documental y digitalización: Principales sectores que lo necesitan

Actualmente, miles de empresas trabajan diariamente con gran cantidad de documentación. Por tal razón, es recomendable que las mismas se beneficien de un buen programa de gestión documental con la finalidad de dar el salto del formato tradicional, al formato digital.

Cada día que pasa, más PYMES y empresas grandes se encuentran trabajando con un software de gestión documental el cual les ofrece un gran número de ventajas, las cuales les han ayudado a superar grandes dificultades en cuanto a la gestión de su documentación.

La gestión documental no está dirigida a un sector comercial en específico, sin embargo, algunos mercados presentan una serie de características específicas donde el proceso de digitalización y gestión documental resultará más provechoso. Entre esos sectores, se tienen:

• El sector bancario: En este sector la gestión documental y la digitalización de la documentación es imprescindible, ya que le permitirá un ahorro de tiempo y costes, y esto impulsará la productividad de los empleados de estas entidades.
• El sector sanitario: Mediante la digitalización y la administración documental, estas instituciones hospitalarias y sus departamentos podrán administrar documentos como: Informes médicos, historiales de pacientes, visitas médicas, pruebas diagnósticas, entre otros.
• El sector legal: Actualmente ya son muchas instituciones judiciales, notarias y otras que gracias a la digitalización de la documentación pueden recuperar, conservar y difundir con mayor rapidez y de manera fácil, diversos tipos de documentos legales.
• El sector automovilístico: La mayoría de los concesionarios de autos trabajan a diario con l documentación relacionada con sus clientes. En ese sentido, el software de gestión documental, le permitirá a los vendedores y empleados de las mismas gestionar los diversos documentos e información acerca de las ventas realizadas, retrasos de pagos de clientes, y muchas más.
• El sector educativo: A este tipo de sector le será de gran ayuda, la herramienta de gestión documental. Con esta podrán gestionar: expedientes de alumnos, nóminas, notas certificadas, proveedores, entre otras gestiones.

Identifica las necesidades de tu empresa

Cuando te planteas los cambios necesarios para tu empresa o negocio, debes tener en cuenta como aspecto relevante, cuáles serán tus objetivos a corto, mediano y largo plazo; además, debes tener en cuenta las necesidades y requerimientos de la misma, y la manera como los podrás cubrir en corto tiempo.

En ese sentido, deberás hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto tiempo emplea uno de mis empleados en enviar un correo y buscar la documentación que requiere para ejercer su labor o enviarla a otro departamento?
• ¿Cuánto me costará el tener 4 trabajadores en el departamento de recursos humanos y administración?
• ¿Cuál es el promedio de documentos que se almacenan por cliente?

En respuesta a estas preguntas, es necesario que sepas que, el proveedor de software que elijas para implementar la gestión documental de tu empresa, debe adaptarlo a las necesidades y requerimientos de la misma; Con ello, podrás cumplir con los objetivos y las metas que te has propuesto con tu empresa, una vez que se haya implementado el software.

Por tal razón, antes de que te decidas por un software de gestión documental, deberás valorar cual proveedor es el que cumple con los objetivos de tu empresa, o negocio. De esta manera, podrá brindarte la mejores opciones en la solución de los problemas de tu empresa, y con ello te garantizará el éxito, aportando rentabilidad a tu inversión.

Vale la pena señalar, que si elijes de manera precipitada la adquisición de un software de gestión documental, no te preocupes, tómalo como un primer paso hacia la digitalización de la documentación de tu empresa, la cual irás ajustando con el tiempo. En Caltico podemos ayudarte con esta implementación ahorrándote quebraderos de cabeza, contacta con nosotros para contarnos tu caso.

Sin embargo, es necesario aclararte, que uno de los aspectos más importantes de la digitalización se centra en la comunicación con tus empleados; para ello, deberás trasmitirles la importancia del proceso de implementación de la nueva gestión documental, como una rápida y eficaz manera de administrar toda la información y documentación de la empresa, y como este sistema de digitalización agilizará el trabajo de los departamentos y de la empresa en general.