¿Qué es centralizar los archivos de la empresa? ¿Qué beneficios aporta?

Centralizar los datos y los archivos de la empresa resulta imprescindible para cualquier tipo de organización y de cualquier tamaño. Pero ¿Están claros los motivos?

Se habla mucho de digitalización, resulta habitual que las empresas confundan los medios con la finalidad.

Las empresas suelen pensar que la digitalización consiste en usar un software u otro para su gestión. Esto finalmente y en parte es así, pero conociendo algunos conceptos tan sencillos como el de la centralización todo cobra más sentido.

¿Qué es centralizar la información?

Muy sencillo, consiste en colocar la información de la empresa, ya sean datos o archivos en un lugar accesible por las personas que deben acceder a él.

Cuando solo existe una copia de la información y reside en un lugar centralizado, entonces y solo entonces, la eficiencia de una empresa puede ser máxima en el tratamiento de la información.

Desde ahora mismo ya puedes observar como el éxito de las aplicaciones de nuestros días corresponden a arquitecturas centralizadas de la información.

Es fácil poner algunos ejemplos:

• Uber o Cabify son servicios que centralizan la contratación de un transporte urbano.
• Los CRM son aplicaciones que centralizan los clientes de la empresa.
• Facebook es un sistema que centraliza los contactos de las personas.

Cuando compras un vuelo, está muy claro. Tu reserva se anota en un sistema que está en algún lugar, existe un registro único. Si no fuera así, otros podrían reservar tu mismo asiento. El sistema informático guarda cada plaza existente en un solo lugar, una base de datos central dónde solo hay un registro. A nadie se le ocurre que los registros de un vuelo existan copiados en los diferentes ordenadores de los empleados de la compañía.

El mundo de la informática y de los sistemas de hoy en día, consisten en lugares dónde se centralizan diversos tipos de información. Sobre esa información se desarrollan servicios y aplicaciones.

¿Un problema de digitalización o de descentralización?

El ejemplo más práctico que podemos aportar es el de la típica empresa en la que la información está dispersa y cada empleado hace la guerra por su cuenta.

Lamentablemente existen aún muchas empresas de este tipo.

Es el caso de la típica empresa, dónde la gestión se basa en Outlook y aunque tengan un software para realizar una determinada tarea, cada empleado guarda los archivos en su propio ordenador.

Cuando la información de una empresa reside en multitud de lugares individuales termina provocando caos. Tarde o temprano se producen duplicidades, se cometen errores y pérdidas de información.

No disponer de centralización de la información es la primera causa de que muchas empresas nunca hayan podido ofrecer la opción del Teletrabajo a sus empleados.

Lo peor que le puede pasar a una empresa que no entiende que debe centralizar la información es tener éxito. Entonces el problema de la ineficiencia crece exponencialmente, el desorden siempre aumenta más fácilmente que el orden.

Muchas empresas interpretan que tienen un problema de Digitalización cuando realmente tienen un problema de descentralización y desorden de la información que manejan.

Si los datos de un cliente residen en un único lugar es fácil saber dónde están, sabemos que tras una modificación toda la empresa accederá a información actualizada. Este es el objetivo, los medios para conseguir esto son diversos.

Los motivos para centralizar información como los archivos y beneficios que aporta

1. PODER COMPARTIR LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA Y ASIGNAR ROLES DE ACCESO
   Si los archivos y carpetas de la empresa residen en un repositorio centralizado, entonces se podrá controlar mediante permisos, se podrá gestionar que usuarios deben acceder a los documentos. Si ese repositorio está en la Nube, entonces la arquitectura puede permitir el Teletrabajo y compartir archivos con los clientes.
   
2. EVITAR DUPLICIDADES DE LA INFORMACIÓN
   En el trabajo con documentos es muy importante tener siempre la certeza de que estamos trabajando sobre la última versión del archivo. Cuando el archivo está en un lugar y no distribuido en diferentes sitios, se dejan de cometer errores y se evitan búsquedas del documento. Está estudiado que el 16% de las horas de trabajo se dedican a buscar documentación. Si la existe una única versión actual del archivo podemos evitar que otros compañeros hagan modificaciones y vernos obligados a conciliar los cambios.
   
3. PODER REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD
   Si todos los archivos y carpetas de la empresa residen en un único lugar, entonces se pueden realizar Backups o copias de seguridad de todos los documentos. Esas copias nos permitirán recuperar los ficheros de la empresa ante un incidente o borrado accidental de documentos.
   
4. PODER PROTEGER LA INFORMACIÓN
   Las medidas de protección se focalizan sobre el repositorio. Si es un sistema en la Nube, estas medidas son responsabilidad de la empresa que presta el servicio. Cuando los archivos están protegidos en ese repositorio central, los incidentes en los dispositivos u ordenadores de los usuario tienen un mínimo impacto. Un ordenador roto, infectado o robado no afecta a la documentación de la empresa, tan solo habrá que buscar otro dispositivo y seguir trabajando con los archivos.
   
5. TELETRABAJO O TRABAJO REMOTO SI ESTÁ EN LA NUBE
   Si el repositorio de archivos de la empresa se encuentra en la Nube, entonces todos los empleados podrán conectarse para el Teletrabajo. Los clientes podrán acceder de forma natural y con plena disponibilidad a los documentos o información que la empresa les hace disponibles.

Dataprius es un sistema que centraliza los documentos de la empresa, dotado de medidas de seguridad y privacidad, permite el acceso controlado, el trabajo, el almacenamiento y la compartición de los archivos de la empresa.

Archivado de documentos en Nube para empresas

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