Qué es la trazabilidad de documentos (mejora tu productividad)

La trazabilidad de documentos es una herramienta muy útil para mejorar la eficiencia de tu empresa. Especialmente cuando trabajas en equipo, o si realizas documentos que pasan por distintas versiones, tener la capacidad de identificar todos los cambios te ayudará a ser más ágil y eficiente. En este post te explicamos cómo funciona, cuáles son sus ventajas y qué pasos tienes que seguir para beneficiarte de la gestión documental.

¿Qué es la trazabilidad de documentos?

Podemos definir la trazabilidad documental como el hecho de poder elaborar el historial de un servicio, producto o proceso dentro de nuestra empresa a través de los documentos relacionados con él, a lo largo de todo su ciclo de vida: pasos previos a la adquisición, su compra o fabricación o recepción, su paso por presupuestos a clientes, albaranes, facturas, garantías, etc.

Dicho de una forma vulgar, es algo parecido a tirar del hilo que ha ido dejando una madeja al pasar por varios puntos. Siguiendo dicho hilo, podemos reconstruir el camino que ha seguido y en que operaciones ha participado.

Evidentemente, todo este proceso de trazabilidad debe ser llevado a cabo de una forma lo más automatizada posible para no resultar una pesada carga, y al mismo tiempo debe ser totalmente exhaustiva y rigurosa con la información que se está manejando, ya que de otra forma perdería su eficiencia.

Gracias a la trazabilidad en los trabajos, vas a poder saber el recorrido y las modificaciones que se hacen en los documentos desde su creación hasta la última entrega. Si, por ejemplo, estás negociando un contrato, tendrás acceso a todas las versiones, podrás ubicarlas en el tiempo y, además, identificar quién es el autor de cada cambio.

También será de gran utilidad en proyectos en los que colaboran varios departamentos o si se realizan trabajos conjuntamente con clientes o proveedores. Te permitirá navegar entre versiones e incluso ver todos los cambios. Gracias al este sistema de trabajo podrás:

• Identificar las tareas de un proyecto. Tendrás visibilidad sobre las que han sido resueltas, si se han producido retrasos o si queda alguna parte por validad.
• Mejorar el control sobre los procesos. Al poder localizar fácilmente todas las operaciones y cambios, tendrás la posibilidad de acceder a toda la información actual y pasada. Si se producen errores, podrás localizar su causa o detectar en qué partes se producen cuellos de botella.
• Detectar errores más rápidamente. Gracias a la visibilidad completa, podrás detectar el origen de los fallos y corregirlos. Esto te ayudará también a saber exactamente los pasos posteriores que hayan podido verse afectados.
• Evitar pérdidas y extravíos. Como consecuencia de este sistema tan transparente, además de poder comprobar en cualquier momento el estado del proyecto, siempre sabrás dónde se encuentran los ficheros.

¿Cuáles son las ventajas y beneficios de un software de gestión ERP?

Es evidente que, para poder garantizar la calidad de un nivel tan elevado de datos, es necesario trazar los documentos con un software ERP de gestión específico. Este te va a ayudar a prevenir errores, ya que los procesos serán estandarizados. Todo el mundo utilizará el mismo formato, sistema e incluso el repositorio de información. Esto va a traer consigo una serie de ventajas:

• Unos procesos más sencillos. Al tratarse de un sistema estandarizado y desaparecer las particularidades, todo el mundo trabajará con la misma información y tendrá el mismo sistema de trabajo.
• Una organización más eficiente. Gracias a la visibilidad del trabajo de cada uno, todos trabajaréis con los mismos plazos y sabréis cómo afecta vuestra labor al resultado final. Esto no solo ayuda a que cada individuo sea consciente de la importancia de su papel. Cuando se encuentre ante un problema, podrá evaluar la situación, su impacto y sabrá a quién tiene que acudir.
• Mayor seguridad. Debido a la transparencia, todo el mundo sabe dónde están los documentos y quién es el responsable en el momento actual. Esto te va a servir para identificar rápidamente el responsable de posibles filtraciones y también como medida disuasoria.
• Optimización en los tiempos de entrega. Al disfrutar de un sistema de organización más eficiente, conseguirás actuar sobre varios elementos que producen retrasos: la información será fácilmente accesible, por lo que no se extraviará, los participantes en el proceso tendrán la presión añadida de no ser la fuente del retraso y, además, las modificaciones y correcciones se realizarán más rápidamente.
• Ahorro de espacio y de costes. Al trabajar todos sobre una misma base, se ahorra espacio en los servidores. Por otra parte, se necesitará menos papel y horas de trabajo.
• Mejora de la calidad. Todas las ventajas anteriores repercuten en una final y más importante: el incremento en la calidad de los resultados. Menos tiempo, más control y trasparencia te ayudarán a conseguir unos clientes contentos con tu trabajo.

¿Cómo realizar la gestión documental?

Para poder controlar todo este proceso, es evidente que el programa que utilices, además de la información propia de los ficheros, debe recopilar una serie de datos que permitan el seguimiento de las tareas muy de cerca y que garanticen los principios de accesibilidad, seguridad y eficiencia sobre los que se asienta este método de trabajo.

El origen siempre aparecerá identificado, ya que, conociendo la persona que ha enviado un archivo, tendrás la opción de volvérselo a solicitar más adelante. También son importantes las fechas en las que se entrega la información y los deadlines en los que el trabajo se tiene que remitir al siguiente departamento. Los cambios realizados también son una parte fundamental del proceso, así como el lugar en el que se han realizado, tanto dentro de la red como del organigrama.

Ahora que ya conoces qué es y cómo funciona la trazabilidad de documentos, solo te queda ponerte manos a la obra e incorporarla en tu empresa. Verás cómo desde el primer momento disfrutas de un mayor control sobre los procesos y eres testigo de una mayor eficiencia.

Como podrás suponer, nuestro software ERP online realiza una completa trazabilidad de documentos para que tu gestión documental sea ágil, precisa y útil. Te invitamos a que solicites tu acceso a nuestra versión Demo (haz click aquí) para que la que pruebes.