Qué es Microsoft Project y para qué sirve

¿Qué es Microsoft Project?

Microsoft Project es una herramienta usada para gestionar proyectos a nivel mundial por más de 20 millones de usuarios en todo el mundo.

Cada vez es más frecuente el empleo de un Project Manager (PM) en empresas cuyas complejas actividades interrelacionan disciplinas y tareas que deban ser ejecutadas por varios equipos en períodos de tiempo esquemáticos, variables así que para dirigir este concierto el PM se valdrá de su mejor recurso: Un software de gestión de proyectos y aquí te hablaremos de esta útil herramienta.

¿Para qué sirve Microsoft Project?

Como si fuera el puesto de mando de un capitán de barco esta herramienta permite supervisar las diversas etapas de cualquier proyecto, desde la planificación hasta el control de cada una de las actividades que lo conforman a medida que este avanza, lo que permite generar informes de cumplimiento de metas o alertas de desviaciones, garantizando un control eficiente de los recursos involucrados.

Funciones de Microsoft Project

Una vez las tareas han sido fijadas el software permite hacer control y seguimiento del progreso de las mismas, veamos:

• Planificación del proyecto:

Organizar el proyecto por etapas desde su fase inicial, jerarquizando las tareas según los puntos críticos, permiten dar una visión panorámica del proceso, para poder estimar los tiempos y recursos a invertir a fin de cumplir los objetivos, lo cual se muestra en graficas de Grantt, como una de las características.

• Plantillas personalizables integradas

El programa posee variedad de modelos de formatos adaptables a las necesidades de cada proyecto, sin importar el tamaño o complejidad de los mismos destacando el contenido central de estos.

• Control de recursos y cálculo de costos

Permite optimizar la gestión de los recursos, pues los mismos se controlan asignándolos por tareas o por personas de esta manera se evita un uso innecesario de los mismos. Una vez hayan sido organizados por tareas puede hacer los cálculos respectivos del costo de los recursos y hasta de la mano de obra.

• Informes en tiempo real

Para conocer en qué estado se encuentra la evolución del proyecto se pueden establecer hitos que reportaran en textos y gráficos el avance del mismo según lo planificado, así como la situación financiera, en otras palabras, es un informe que permite al nivel decisor obtener respuestas inmediatas. 

• Resumen de situación con escalas diversas de tiempo

Es la función que permite a los responsables de área, obtener una visión global del proyecto, de esa forma se puede saber las metas alcanzadas y las que faltan, según la planificación de calendario.

¿Cuánto cuesta usar e instalar Microsoft Project?

Aunque sin duda es una inversión que bien vale la pena hacer, el precio varía según las necesidades de tu empresa o proyecto, y dependiendo si el programa será instalado en tus equipos o las soluciones estarán disponibles en la nube.

Precios de Microsoft Project en la nube

• La versión Online Profesional: Tiene un coste mensual para cada usuario de 25,30€.
• Online Premium: Tiene un coste mensual por usuario de 46,40€, la diferencia radica en que se incorpora la función de evaluación de ideas, administración de propuestas, métricas de análisis. A estas versiones se le puede añadir la herramienta en la que los miembros del equipo pueden colaborar en la nube, es conocida como Microsoft Project Online Essentials y tiene un coste adicional de 5,90 € mensual por cada usuario.

Precios de Microsoft Project local

Esta es la opción para quienes trabajan de forma local la administración de proyectos, simplemente instalando el software en los equipos y haciendo una red en los servidores de la oficina.  Sin mensualidades y un con un pago único la licencia del Project Standard, tiene un coste de 849 € mientras que el Project Profesional nos da la suma de 1509 €.

OPINIONES

Es una herramienta que ayuda en la gestión de proyectos, desde su inicio, permitiendo a los responsables de todos los niveles ver al detalle cada fase de la planificación y la ejecución.

PROS

• Cada fase del proyecto se acompaña con la información financiera del mismo.
• Los roles de los miembros del equipo están claramente lo que permite asignarles recursos y tareas.
• Revela los puntos críticos en la ejecución del proyecto.
• Permite hacer visualizar y hacer estimaciones por adelantado.

CONTRAS

• El coste de las licencias es algo que no todas las empresas pueden asumir.
• Su uso es complejo y requiere tiempo poder manejarlo cómodamente.

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