¿Qué es un ERP y para qué sirve?

¿Qué es realmente un sistema de planificación de recursos empresariales? Cuando me dicen que un ERP corresponde a las siglas Enterprise Resource Planning, me quedo igual. Y por eso te voy a dar una nueva perspectiva.

Un ERP es un software, una herramienta informática que permite mejorar la organización, planificación y gestión de las empresas. Para ello, el ERP debe estar completamente desarrollado y debe implantarse por especialistas que traducirán tu forma de trabajo hacia un sistema.

Naturalmente, no todos los ERP son iguales, ni actúan igual, de hecho, podría decirse que hay 3 grandes grupos de los que te hablo a continuación.

Tipos de ERP

ERP estándar

Es un software que está desarrollado para cubrir las necesidades de gestión en las áreas que tienen la mayoría de las empresas.

Por eso, cubren los procesos transversales, es decir, las actividades comunes como facturación, contabilidad, compras, almacenes, ventas, etc.

Este sistema necesita personalizaciones y costes adicionales para adaptar las funcionalidades específicas no cubiertas.

ERP hecho a medida

Está desarrollado por técnicos informáticos por solicitud de un cliente.

Normalmente es un intento para cubrir las carencias de un ERP estándar porque busca respuestas más adaptadas.

Suele problemas de diseño que limitan su crecimiento, con mucha dependencia de técnicos y la tecnología con la que fue originalmente creado, siendo sistemas con grandes problemas de obsolescencia.

ERP verticales

Surgen como respuesta a necesidades sectoriales. Son sistemas desarrollados que están orientados a resolver problemáticas concretas del sector, por eso, incorporan todas las funcionalidades necesarias.

Parten de lo específico a lo general, pero sólo sirven en sectores puntuales.

Esta ventaja permite añadir continuamente funcionalidades y mejorar las ya existentes, por lo que el sistema está siempre actualizado y preparado para las necesidades del sector.

Si vuelves al concepto de ERP como Planificador de recursos empresariales, pregúntate con cuál de los escenarios podrás planificar tus recursos empresariales: Con un sistema estándar, con uno hecho a medida o con un sistema especializado. Mide tus costes, riesgos, ventajas, obsolescencia, porque cada uno sirve para casos específicos.

El resumen es de sentido común. Cuanto más simple sea la empresa, más simple será el sistema, y cuanto más complejo sea el sector, mayor necesidad de especialización.

Breve historia de los ERP

Hace unos años, cuando surgieron los primeros sistemas de gestión todos los ERP incorporaban herramientas comunes la mayoría de las empresas: Facturación, contabilidad, RRHH, compras, almacenes, y se separaban funcionalmente de la gestión de clientes, los famosos CRM, así como de los sistemas de análisis, Business Intelligence (BI).

En estas primeras etapas, todos eran genéricos y, por lo tanto, debían ser personalizados. El gran problema estaba en el enfoque principal: el centro de atención era el desarrollo del software (el punto de vista informático) en lugar del enfoque al conocimiento del negocio o la industria. Era una época donde el conocimiento sectorial no era visible, lo que originó muchos fracasos.

Actualmente, todo está cambiando y cada vez los ERP son más especializados, es decir, son más sectoriales, entienden las casuísticas y las desarrollan como conocimiento modelado. La diferencia, ahora está en quién tiene la mayor tecnología para adaptar los distintos caminos funcionales, es decir, quién es más flexible.

Lo cierto es que la forma de trabajo de una farmacia no es igual que una ferretería, ni tampoco es igual que una industria química. Cada sector tiene necesidades distintas que deben estar reflejadas y solucionadas en los ERP. Solo cuando el ERP ha sido desarrollado previamente, empieza el verdadero trabajo de la búsqueda de sistematización y unificación de todos los procesos.

El gran cambio que debes tener en cuenta cuando buscas un ERP

El gran objetivo de una empresa es unificar la gestión, es decir, tener todas las áreas en un mismo sistema. Para alcanzar dicho objetivo, el ERP deberá disponer de todas las funcionalidades necesarias. Solo de esta forma, se producirá ese viaje que transforma tus actividades hacia la sistematización todas las operaciones.

Tú conoces todas las actividades de tu negocio a la perfección. Lo que probablemente no tengas tan claro es cómo trasladar todas esas operaciones para que trabajen de forma organizada dentro de un mismo sistema.

¿Te das cuenta de lo que significa un ERP?

1) El ERP es el producto que debe contener todas las funcionalidades que vas a requerir.

2) El proyecto para implantar un ERP consiste en la existencia de un producto especializado y el servicio que permita ese viaje de transformación de tu nivel actual a la total sistematización.

Todo ha cambiado, por eso te recomiendo que busques un ERP especializado que incluya los servicios de profesionales que conozcan el sector.

¿Cuándo se compra un ERP?

El 90% de las veces que se compra un ERP es porque la empresa está creciendo y las herramientas con las que se trabaja no dan más de sí. Cuando una organización crece necesita tener todo bajo control y dar respuestas más rápidas, más certeras, y para ello, eliminar tareas manuales y ahorrar tiempo.

 La pérdida de control en las operaciones.

Hay más carga de trabajos que no están controlados.

Se incrementa la pérdida de tiempo en trabajos operativos.

Riesgo de incumplimientos en los tiempos de entrega.

Aumenta la posibilidad de errores manuales

Problemas en la comunicación entre los departamentos.

La imposibilidad de analizar la información

No hay trazabilidad en los procesos.

¿Para qué sirve un ERP y cuáles son los beneficios para una Pyme?

Un ERP, si está completo para tu sector, te permitirá:

Unificar procesos para evitar duplicidades y latencias.

Conectar todas las áreas.

Alinear todas las operaciones bajo los mismos criterios.

Planificar, asignar, balancear todos los recursos.

Recoger todos los datos y convertirlos en información estratégica.

Disponer de información relevante para la toma de decisiones.

Optimizar la gestión cada una de las áreas.

Asegurar plazos de entrega.

Controlar en tiempo real todas las desviaciones.

Automatizar los procesos de la empresa.

Ahorrar tiempo, esfuerzos y reducir costes.

Tener una visión global de la empresa en cualquier momento

La idea central es crear estrategias comunes que canalicen todos los esfuerzos hacia un único ERP. Estos beneficios sólo los tendrás si has entendido que, el ERP que elijas está preparado para cubrir todas tus necesidades y que cuentas con especialistas que conocen tu sector.

Claves o criterios que se deben seguir para elegir un ERP

En definitiva, los 4 puntos clave que hay que tener en cuenta para elegir correctamente un ERP para tu empresa son:

1. La herramienta: ERP especializado en tu sector y que contenga todos los procesos de tu empresa en una única plataforma.
2. El conocimiento: Especialistas que conozcan, diagnostiquen y propongan las mejores soluciones sectoriales. Solo con ese conocimiento se podrá vincular y traducir la forma de trabajo de tu empresa con el software especializado.
3. La metodología: Debe ser específica del sector y tiene que enseñarte paso a paso los mejores caminos para gestionar tu empresa.
4. Sin desarrollos, ni personalizaciones complejas: Generan sobrecostes y no garantizan resultados. La mayoría de los proyectos de implantación fracasan, justamente, por este punto.

Implementación de un ERP

La implantación de un ERP requiere una importante participación del cliente en el proyecto. Mira los siguientes ejemplos y las diferencias entre las relaciones de un proveedor de servicios y su cliente.

En la Universidad, pagas por la matrícula y los costes de la misma, pero eso no te garantiza aprobar las materias y obtener el título. Es el mismo ejemplo de una autoescuela, donde el cliente debe tener claro que el éxito dependerá en gran medida de su propio esfuerzo.

Una empresa paga a su proveedor de servicios por una instalación eléctrica. Está claro que en este caso, la responsabilidad corresponde al proveedor de servicios porque el cliente no está obligado a aportar nada.

La implantación de un ERP es similar al caso de la Universidad o la Autoescuela, si el cliente no responde a los requerimientos, tiene la posibilidad de fracasar en el intento. Y no depende, en este caso, del implantador ni tiene responsabilidad por ello. Este es un concepto de gran interés y mejora el criterio en las direcciones que toman la decisión de implantar un ERP. La importancia en la definición de los roles de los Key Users o responsables, la necesidad del conocimiento de sus áreas, la responsabilidad sobre las validaciones, la necesidad de las respuesta ante las pruebas y evaluaciones se deben tener en cuenta para implantar un ERP con éxito.

¿Por qué Selenne erp?

Somos especialistas en 4 áreas de actividad con más de 15 años de experiencia y disponemos de Selenne ERP como una herramienta completa y verticalizada para cada uno de los sectores de actuación.

Industria 4.0 y Proyectos

Integra todo en uno

Industria Química

Trazabilidad de procesos

Proyectos e Ingenerías

Todo está vinculado

Organismos de Control

Un sistema, todas las inspecciones

Implantar Selenne ERP es mucho más que instalar un software.

Identificamos tu forma de trabajo y te acompañamos y orientamos en el proceso de sistematización de todas las áreas de la empresa.

Así es como vinculamos y conectamos todos los departamentos, recursos y procesos de la organización.

Ahora, poner en marcha un ERP consiste en traducir los procesos reales de trabajo de una empresa para conseguir su sistematización total.

Ya que cuando implantamos Selenne ERP en tu empresa, definimos vuestros circuitos funcionales y los asociamos a secuencias definidas en el sistema y responsables de área.

Por eso realizamos una implantación sin improvisaciones: todo está previsto y organizado.

Así es como hacemos que tu empresa consiga esa visión de conjunto que tanto buscas y necesitas.

Nota final:

Selenne ERP tiene licenciamientos transparentes y flexibles: Sin coste por módulos, usuarios o por actualización en un sistema especializado que evoluciona y crece sin parar ¡para que  tú también crezcas!

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