¿Qué es un ERP y para qué sirve?

ERP son las siglas en inglés para “planificador de recursos empresariales”, se trata de un software o conjunto de ellos, que facilita la gestión administrativa de una empresa.

Básicamente, consiste en tener todos los procesos de la empresa automatizados, de manera de aligerar la carga de trabajo de los empleados, evitar los errores humanos y acelerar los tiempos.

Un software ERP es útil para cualquier tipo de empresa, de cualquier sector productivo o de servicios, incluso para Pymes, ya que hay funciones que son comunes a todas y, además, estos recursos son personalizables.

¿Cuáles son los beneficios de un ERP?

Ahora que sabemos que es un erp y para que sirve vamos a hablar de sus beneficios, los cuales son muchos, por lo que su uso está tan extendido en la actualidad. A continuación, algunos de esos beneficios:

Integración de las tareas

Un software ERP involucra muchos procesos de la empresa, por ejemplo, finanzas, recursos humanos, operaciones, suministros, almacén, etcétera. Esto hace que los datos estén totalmente integrados.

Los datos de un departamento alimentan a otros y, debido a eso, la información se actualiza automáticamente, se generan documentos y se realizan otros procesos.

Optimización de los procesos

Cada proceso se realiza de la manera más eficiente, todos los datos están disponibles en el momento en que se generan. El hecho de que una única herramienta aglutine todos los datos, hace que todo esté coordinado, se ahorre tiempo y no se dupliquen las tareas.

Por ejemplo, el control de las horas de trabajo de los empleados se realiza de manera automática y esa información se usa para elaborar la nómina, también va a finanzas, a administración y demás departamentos. Los datos generados se pueden usar para calcular la productividad y tomar decisiones gerenciales.

Mayor productividad

Dependiendo del software que se instale y cómo se implemente, su utilización puede significar un aumento considerable de la productividad de la empresa.

La automatización de los procesos, los cálculos inmediatos y los documentos generados al instante, entre otros aspectos, ayudan a que el flujo de trabajo sea más dinámico y eficiente.

Visión panorámica

La directiva puede tener una visión mucho más global de la situación de la empresa, lo que permite tomar decisiones más acertadas y rápidas.

El sistema ERP puede generar documentos al instante y la información está disponible desde cualquier lugar del mundo.

Mejor relación con los empleados

La exactitud de los cálculos y la rapidez de las operaciones del software de gestión de recursos humanos contribuyen con una mejor relación con los empleados, que perciben que su remuneración es la acordada.

El software ERP elimina los errores humanos que pueden causar malestar entre los empleados.

Identificación de oportunidades

Con la visión panorámica que ofrece el software ERP, los directivos, gerentes y empleados pueden identificar oportunidades de mejorar el trabajo.

También se pueden identificar oportunidades de negocios, nuevas maneras de hacer las cosas y formas de hacer el negocio más próspero.

¿Cómo ayuda un software ERP a recursos humanos?

Recursos humanos es, probablemente, el departamento que más se beneficia de la implementación de un software de gestión, ya que allí se realizan muchos procesos, cálculos y documentos.

Un software ERP puede realizar el control horario de los empleados y con esto, no solamente se cumple con la ley, sino que también se generan datos útiles para la organización. Con esta información se puede conocer la eficiencia de la empresa, los aspectos que se pueden mejorar, las fortalezas y las debilidades.

Además de eso, la elaboración de la nómina de pago a los empleados suele ser un proceso muy engorroso, que consume mucho tiempo y esfuerzo de los empleados. Con un software ERP esto se hace automáticamente, reduciendo el esfuerzo y el tiempo.

Los software de gestión ERP también incluyen recursos para otros aspectos de los recursos humanos, como la planificación del adiestramiento, los ascensos, etcétera.

¿Qué ventajas tiene un control horario automático?

El control horario de los empleados, mediante un software ERP, facilita mucho este proceso, tanto para los empleados como para el personal de recursos humanos.

El registro de las horas se hace por medio de dispositivos electrónicos, por ejemplo, el móvil, lo que elimina las tarjetas físicas que luego tenían que ser procesadas. El sistema hace los cálculos de manera automática y la información está siempre actualizada.

El manejo informático de estos datos elimina los errores humanos en la contabilización de las horas trabajadas, además, facilita cálculos muy complejos que pueden surgir en algunas empresas.

Por ejemplo, hay empresas que tienen varios turnos de trabajo, personal que gana distintos salarios, diferentes tarifas, etcétera. Todo esto complica los cálculos manuales o a través de hojas de cálculo, lo cual no sucede con un software de gestión ERP.

¿Cómo implementar un sistema ERP en la empresa?

Una vez que se ha tomado la decisión de implementar un software ERP en una organización, lo primero es elegir el proveedor. Es necesario que se trate de una empresa que brinde soporte integral y que acompañe en todo el proceso.

Una vez que se tenga elegida la empresa y el software, es necesario hacer una planificación de toda la implementación, que debe incluir el adiestramiento del personal que lo va a utilizar.

Es necesario tomar en cuenta que todo cambio genera resistencia y el personal involucrado debe ser motivado, además de adiestrado en el uso del software. Para ello, se debe hacer énfasis en los beneficios de los software ERP.

Es conveniente instalar un software piloto, de manera de detectar posibles fallos y corregir errores. Hay que analizar todo lo que surja de este proceso y tomar decisiones.

Una vez que todo el personal involucrado esté adiestrado y que todo esté listo en cuanto al proceso, se debe hacer la instalación del software definitivo.

Por último, hay que evaluar todo el proceso, hacer las correcciones necesarias y establecer un sistema de soporte y mantenimiento permanente. Una vez implementado el software ERP, se comienzan a experimentar los beneficios y ventajas de esta herramienta de inmediato. Se trata de aprovechar las bondades de la tecnología para el beneficio de las organizaciones.