¿Qué es un Factura proforma? Diferencias con el presupuesto

¿Conoces qué es una factura proforma, en qué consiste y cómo y cuándo debes de utilizarla? ¿Sabrías distinguirla de un presupuesto y conocer sus diferencias? Si eres autónomo o tienes una empresa, deberías poder contestar a estas preguntas con facilidad, ya que puedes encontrarte con la necesidad de utilizarlas en tu negocio.

A través de este artículo daremos contestación a estas preguntas y resolveremos aquellas cuestiones importantes que necesitas conocer sobre esta materia.

Definición: qué es una factura pro-forma

Se trata de un documento perteneciente a la fase previa de contratación de un servicio o de compra de un producto. Podríamos decir que la proforma es un como una especie de borrador de factura que informa sobre aquello que se va a suministrar o vender.

Algo así como un documento informativo que recoge todos los datos de una factura, salvo su numeración y serie, pero que a diferencia de esta no tiene validez fiscal ni contable, y en la que el proveedor se compromete a la venta o prestación de servicio. Es por este motivo que a veces se confunde con el presupuesto. 

Contenido de una factura proforma

En su contenido y, normalmente, en su apariencia, la proforma es muy parecida a la factura normal. Puede que tu programa de facturación te ofrezca la posibilidad de crearlas fácilmente; pero aún así, es necesario que conozcas qué datos deberías de hacer constar en ella:

• Deberá figurar su lugar y fecha de emisión, el nombre, apellidos o denominación social; número de identificación fiscal y domicilio, tanto del emisor de esta como del receptor.
• La descripción de la operación o concepto, el precio unitario, unidades y precio total, junto con todos los datos relativos a las retenciones e impuestos que son aplicables a ese tipo de operación.
• También deberás hacer constar en esta, de forma clara e inequívoca la expresión “factura proforma”.
• Es un documento de carácter informativo que genera la obligación de respetar las condiciones incluidas en él, por lo que resulta conveniente que limites sus efectos a un plazo razonable.

¿Para qué se utiliza una factura proforma?

Lo cierto es que el uso de la factura proforma no es muy habitual, entre otros cuestiones por que no suele ser obligatorio. De hecho, el presupuesto es el documento utilizado de forma preferente para las fases previas a la venta o contratación.

Su utilidad se centra en su capacidad de presentar a modo de borrador la información previa, y así realizar modificaciones o cambios. Aunque en este sentido también es útil el presupuesto.

De cara a la gestión de tu empresa y aunque a veces se utiliza como si fuera un presupuesto, tiene algunas diferencias con este, como veremos más adelante, siendo su uso más recomendable en estos casos:

• Operaciones comerciales internacionales, ya que puede ser utilizada para justificar el envío de mercancía sin ningún valor comercial, como muestras gratuitas o para pedir, por ejemplo, una licencia de importación.
• Cuando se solicitan subvenciones para la acreditación de determinados gastos e inversiones, o para realizar ciertas operaciones de financiación, como justificación de una inversión a realizar.

Diferencias entre factura proforma y presupuesto

Aunque ambos documentos tienen mucho en común, podemos destacar entre sus diferencias:

• Existe una diferencia liviana en cuanto al hecho de la validez legal de la factura proforma, y también en que la proforma conlleva aparejada una intencionalidad mayor, aunque no garantice que finalmente se produzca la venta o prestación del servicio.
• La factura proforma debe tener un formato idéntico a la factura y contener la misma información que ésta, motivo por el cual, la mayoría de las veces, es solicitada expresamente por la administración, los bancos y otro tipo de organismos a efectos de solicitar un crédito, financiación o una subvención.
• El presupuesto es una oferta comercial cuyo diseño no tiene porque parecerse a una factura y su contenido en ocasiones también difiere de lo que aparecerá en la factura.

Como puedes apreciar, las diferencias no son demasiado pronunciadas, pero es recomendable que conozcas sus diferentes matices a la hora de realizar presupuestos o facturas proforma en tu empresa o negocio. En nuestro software de facturación online Cloud Gestion es muy fácil crear y editar facturas proforma, como puedes ver en nuestro manual de ayuda online.

En nuestro Canal de Youtube puedes encontrar el siguiente explicativo sobre las facturas proforma, y sobre todos los aspectos importantes de gestión y facturación online.