¿Qué es el ciclo de vida del documento?
El ciclo de vida del documento es el proceso que sigue un documento desde su creación hasta su eventual destrucción. Las cinco etapas básicas del ciclo de vida del documento son: planificación, creación, revisión, modificación y aprobación.
La planificación es el primer paso del ciclo de vida del documento, y es durante esta fase cuando se esboza un plan de lo que debe contener el documento. Se piensa en la forma de estructurar el documento y se recogen los datos necesarios para crearlo.
La creación es el segundo paso del ciclo de vida del documento, y es durante esta fase cuando se crea una versión preliminar del documento. El autor crea el documento listo para su revisión.
La revisión es el tercer paso del ciclo de vida del documento, y es durante esta etapa cuando la versión preliminar o la primera versión del documento se pasa a un revisor. El revisor examina cuidadosamente el documento y sugiere los cambios necesarios.
La modificación es el cuarto paso del ciclo de vida del documento, y es durante esta etapa cuando el autor, o a veces un editor, acuerda los cambios necesarios y trabaja en el documento para incorporar los cambios.
La aprobación es el quinto y último paso del ciclo de vida del documento, durante el cual el documento pasa a ser aprobado por un experto en la materia que está autorizado a firmarlo.
El ciclo de vida del documento es un proceso por el que pasan todos los documentos desde su creación hasta su eventual destrucción. Siguiendo los cinco pasos básicos del ciclo de vida del documento, puede asegurarse de que sus documentos se crean, revisan y aprueban de forma oportuna y eficiente.
¿Qué es Sharepoint y cómo puede servir para la gestión documental?
SharePoint es una plataforma de colaboración que permite a las empresas almacenar y gestionar soluciones de gestión de datos simples y complejas. SharePoint fue lanzado en el año 2003 por Microsoft y desde entonces ha desarrollado varias versiones de productos SharePoint y descargas para adaptarse a las distintas necesidades de los clientes.
SharePoint Online es un servicio basado en la nube que permite a las empresas suscribirse a los servicios de SharePoint Online y mantener transacciones de documentos con todas las partes interesadas utilizando la plataforma en la nube, en lugar de instalar SharePoint localmente en las instalaciones.
SharePoint Server es otra versión de SharePoint que puede instalarse y desplegarse en las instalaciones utilizando la versión de SharePoint Server.
Así pues, en función de los requisitos y la capacidad de la empresa, los clientes pueden implementar la versión respectiva de SharePoint para satisfacer sus necesidades.
Ventajas de usar Sharepoint como gestor documental
SharePoint es una herramienta versátil que puede utilizarse para la gestión de documentos en empresas de todos los tamaños. Veamos algunas de las ventajas de utilizar SharePoint para este fin.
1) Alta seguridad e integridad. SharePoint cuenta con sólidas medidas de seguridad que protegerán la información clasificada y evitarán las filtraciones de datos.
2) Facilidad de uso. La plataforma está diseñada para ser fácil de usar para todo tipo de usuarios, independientemente de sus conocimientos técnicos.
3) Administración total. La consola de administración centralizada ofrece a los administradores un control total sobre las características, ajustes y configuraciones de la herramienta.
4) Personalización. SharePoint puede personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.
5) Colaboración. La plataforma fomenta la colaboración entre los usuarios y ayuda a mantener a todos en la misma página a lo largo del ciclo de vida del documento. La última versión de SharePoint también permite la transmisión de información en tiempo real.
Desventajas de usar Sharepoint como gestor documental
El uso de SharePoint para la gestión de documentos en su empresa puede presentar algunos inconvenientes.
1) SharePoint está basado en la nube, lo que significa que requiere una conexión a Internet sólida y fiable para funcionar correctamente. Si tu conexión a Internet es propensa a fallar, el uso de SharePoint puede resultar difícil o incluso imposible.
2) SharePoint es un paquete de muchas tareas, lo que significa que puede ser más adecuado para empresas con requisitos más amplios que el simple almacenamiento de documentos online. ç
3) Cada nuevo empleado que necesite acceder a SharePoint tendrá que tener una suscripción, lo que puede resultar caro para las empresas con un presupuesto más bajo.
Aunque cada sistema tiene sus propios pros y contras, es importante evaluar sus necesidades y requisitos específicos para determinar si las ventajas de utilizar SharePoint para la gestión de documentos superan a los contras.
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