Un sistema de gestión de documentos (SGD) es un sistema utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos en papel. Suele utilizarse también para seguir y controlar las versiones y revisiones de los documentos. Un gestor documental puede utilizarse para hacer un seguimiento de los documentos internos y externos, y a menudo ofrece funciones de gestión del flujo de trabajo para automatizar los procesos relacionados con los documentos.
El objetivo principal de un sistema de gestión documental es proporcionar un repositorio central para todos los documentos de la organización, y hacer que esos documentos sean accesibles y puedan ser buscados por los usuarios autorizados. Un gestor documental también puede ayudar a automatizar y agilizar los procesos relacionados con los documentos, como su creación, revisión, aprobación y distribución.
Algunas de las principales ventajas de utilizar un Gestor documental
Mejora de la seguridad de los documentos
Al almacenar los documentos en un repositorio central, se puede controlar quién tiene acceso a ellos y hacer un seguimiento de quién los ha visto o editado.
El archivo digital es una característica clave de un sistema de gestión de documentos. Es una gran ventaja por varias razones:
Si un administrador que utiliza un nuevo sistema de gestión de documentos no está seguro de cuándo debe eliminarse un documento para mantener el cumplimiento legal, o sabe que un documento será «perenne» y útil durante largos períodos de tiempo, la función de archivo digital ayudará a almacenar estos archivos sin consumir mayores cantidades de espacio físico.
En consecuencia, las ventajas de prescindir del papel aumenta a medida que se acumulan más y más archivos en los archivos digitales de un Sistema de Gestión Documental. Además, el archivado digital ofrece lo necesario para evitar el deterioro de los documentos y automatiza la eliminación de los mismos, de modo que se conserva el espacio de almacenamiento digital y se reduce el desorden. Esto ayudará a su organización a mantener su madurez en la gestión de contenidos.
La copia de seguridad automatizada garantiza la conservación de la estructura de la base de datos y los archivos de una organización de forma regular; es una función de alto nivel resistente a la destrucción de datos para las organizaciones que operan en zonas propensas a terremotos, huracanes u otros desastres naturales.
Como norma para los ciclos de copia de seguridad automatizada, el Gestor documental debe hacer una copia de seguridad de los datos y la información cada 24 horas.
Además de las copias de seguridad automatizadas, cabe destacar que un sistema de gestión documental en línea, basado en la nube, hace que estos datos sean accesibles desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet. En caso de una catástrofe, esto permite a las organizaciones restaurar los datos respaldados con poca o ninguna interrupción o pérdida organizativa.
Mejora del acceso a los documentos y de la capacidad de búsqueda
Los usuarios autorizados pueden encontrar rápida y fácilmente los documentos que necesitan, cuando los necesitan.
Mejora de la colaboración en los documentos
Varios usuarios pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo y ver los cambios de los demás en tiempo real.
En el mundo empresarial actual, la capacidad de colaborar en los documentos es esencial para el éxito. Un sistema de gestión de documentos puede facilitar la colaboración y hacerla más eficiente al permitir a los usuarios compartir y editar documentos de forma segura.
El uso de un sistema de gestión de documentos para la colaboración tiene muchas ventajas.
En primer lugar, puede acelerar los procesos empresariales al permitir que los distintos departamentos compartan información con mayor facilidad. Esto puede conducir a una toma de decisiones más rápida, ya que la información está más disponible.
En segundo lugar, un gestor documental puede proporcionar seguridad para compartir documentos, tanto dentro de la organización como con usuarios externos. Esto garantiza que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a la información sensible.
En tercer lugar, un gestor documental puede automatizar las notificaciones, de modo que todos los usuarios interesados estén al corriente de los últimos cambios en un documento.
Por último, un gestor documental puede añadir firmas digitales a los documentos, lo que hace más eficientes las aprobaciones y los cierres.
Mejora del flujo de trabajo documental
Un sistema de gestión de documentos puede automatizar los procesos relacionados con los documentos, como su creación, revisión, aprobación y distribución.
Mejora del control de las versiones de los documentos
Un gestor documental puede rastrear y controlar diferentes versiones del mismo documento, de modo que los usuarios siempre trabajan con la versión más actualizada.
Un sistema de gestión de documentos puede ser una herramienta valiosa para cualquier organización que necesite gestionar grandes volúmenes de documentos.
Al proporcionar un repositorio central para todos los documentos de la organización y al automatizar los procesos relacionados con los documentos, un gestor documental puede mejorar la seguridad, el acceso, la capacidad de búsqueda, la colaboración, el flujo de trabajo y el cumplimiento de los documentos.
¿Cómo elegir un sistema de gestión documental?
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