Existen negocios que se ven obligados a generar muchas facturas de un bajo importe. Esto supone un enorme esfuerzo a la hora de llevar el control de la contabilidad.
Una solución muy útil para este problema es la de la factura recapitulativa. Gracias a esta herramienta, puedes agrupar una serie de facturas en un único documento.
Una gran ventaja y un ahorro importante de tiempo y esfuerzo en el momento de contabilizarlas.
¿Qué debe contener una factura recapitulativa?
Si no tienes claro lo que es una factura recapitulativa, se trata de un tipo de documento que agrupa varias facturas con un mismo emisor o destinatario (en función de si es de compra o de venta) dentro del mismo mes.
Es decir, si sabes que has emitido un gran número de facturas a un cliente en un mes, puedes recoger toda esta información en una única factura recapitulativa.
Es una herramienta de enorme utilidad si tienes una empresa que debe contabilizar un número de operaciones muy elevado al mes. No solo facilita bastante el trabajo, sino que también te permite dedicar tiempo a otras tareas importantes del negocio.
Para que este tipo de factura sea válida debe contener los elementos que puedes ver a continuación. Son bastante parecidos a los de una factura normal, sin embargo, tienen una serie de particularidades.
El número de la factura
Lo más lógico si utilizas este tipo de documento es crear una serie propia para cada uno de ellos. Es decir, cada una de estas facturas llevará un orden diferente que aquellas a las que sustituye.
Fecha de emisión de la factura
Debe ser la fecha de la última de las facturas que recoge. Si utilizas este sistema, es porque tienes un número elevado de facturas, por lo tanto, lo más lógico es que la fecha de emisión sea el último día del mes natural.
En caso de que el destinatario sea un profesional o una empresa, es posible emitirla dentro de los primeros 15 días del mes siguiente.
Datos de emisor y receptor
Esta información debe aparecer exactamente igual que en cualquier otro tipo de factura. Es decir, el nombre comercial de la entidad o nombre y apellidos si se trata de una persona física, el domicilio de ambos y el CIF o el NIF.
Concepto de la facturación
Una descripción de por qué se está facturando y de los bienes y servicios que intervienen en las operaciones. Recuerda que al incluir varias facturas en una, deberás describir claramente cada una de ellas.
Base imponible
La suma de todas las bases imponibles de las facturas que la conforman.
Retenciones e impuestos
El tipo de IVA que se aplica a cada una de las operaciones, en el caso de que alguna está exenta, es necesario explicar los motivos. Por otro lado, la retención de IRPF, al igual que con el IVA, si hay alguna que no esté sujeta a esta retención, también debes explicarlo con claridad.
El importe total
Será la suma de todas las bases imponibles más las cuotas de IVA menos las retenciones que se practiquen por IRPF.
¿Cómo se hace una factura recapitulativa?
Para hacer este tipo de facturas es necesario seguir una serie de pasos fundamentales. Los principales son estos:
- Es necesario que identifiques claramente al comienzo que se trata de una factura recapitulativa. Además, como es lógico, debes incluir su número y la fecha de emisión de la misma.
- Identifica tanto al emisor como al destinatario del documento con los datos que ya hemos mencionado en el apartado anterior.
- Debes emplear una línea de factura para cada una de las recapituladas. En cada una debes incluir toda la información necesaria, es decir, número, fecha, IVA, etc.
- Suma total de la factura. Este tipo de documento debe tener un importe final. Para calcularlo es necesario que sumes los importes de todas las facturas recapituladas que lo forman. Recuerda sumar los impuestos y descontar las retenciones.
Los pasos son sencillos, ya que prácticamente se hacen exactamente igual que una factura normal. Tienes que prestar especial atención en emplear una línea de factura para cada una de las incluidas y en sumar bien todos los importes.
Modelo de factura recapitulativa
El mejor modo de entender qué es y cómo se elabora es con una factura recapitulativa ejemplo. En este apartado podrás ver uno para que te quede un poco más claro.
Una empresa se dedica a comprar suministros a un mismo cliente durante un mes natural (mayo de 2021). Las facturas de ese cliente son las siguientes:
La factura recapitulativa debería contener un número, la fecha de la última de las facturas, los datos del emisor y el receptor y los siguientes datos numéricos:
- Base imponible total: 1060 €.
- Cuota de IVA total: 222,60 €.
- Importe total. 1282,60 €.
Por supuesto, cada una de las facturas deberá incluir información sobre los bienes y servicios que se ha incluido en ellas.
Conclusión
La factura recapitulativa es verdaderamente útil para empresas que deben generar muchos documentos de este tipo durante el mes natural. El ahorro de tiempo y esfuerzo es muy positivo. Además, también es posible hacer factura recapitulativa de facturas simplificadas. No dudes en usar esta herramienta si lo consideras necesario para tu empresa.
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