Que es una factura rectificativa y cuando utilizarla

¿Has tenido que emitir alguna vez una factura rectificativa? Y, si tuvieras que hacerlo, ¿sabrías cómo crearla? Si tienes la funcionalidad de facturación en tu software ERP, algo imperativo, podrás hacerlo de forma semiautomática y sin complicaciones… Pero siempre viene bien conocer la teoría que hay detrás. A continuación te contamos los detalles más importantes. ¡Toma nota!

Qué es una factura rectificativa

La figura de la factura rectificativa aparece por primera vez en el año 2013, cuando, tras el Reglamento de las Obligaciones de Facturación, desaparecen las facturas de abono (aunque mucha gente sigue utilizando esta denominación). Se encuentran reguladas en el artículo 15 de esta ley, y su función principal es la de corregir errores previos en una serie de supuestos que veremos más adelante. Para emitir este tipo de documento puedes utilizar un software de facturación en la nube, siempre y cuando este te permita incluir los siguientes elementos.

• Estas facturas han de tener su propia serie numérica, y, al igual que ocurre con las ordinarias, deben estar numeradas de forma correlativa y sin saltos.
• Estás obligado a incorporar de forma explícita y clara todos los datos de la factura que estás corrigiendo.
• Tienes que reflejar, de manera inequívoca, tanto el motivo de la corrección como los datos que estás rectificando.
• Además, incluirás todos los contenidos ordinarios de una factura normal solicitados en los artículos 6 y 7 del Reglamento de las Obligaciones de Facturación.
• La ley te obliga a emitir este documento tan pronto como detectes los errores.

Cuándo usar una rectificativa

Otro aspecto importante de la ley, imprescindible para que este tipo de documento sea legal, son los supuestos en los que es válido hacer rectificaciones sobre algo que has facturado previamente. Solo podrás emitir estas facturas en los siguientes casos.

• Si necesitas corregir una factura previa que no cumpla con todos los requisitos legales. Aunque si utilizas un software de gestión en la nube no es habitual este tipo de descuidos, si se te has olvidado incluir algunos de los datos del cliente, has seleccionado mal el tipo de IVA que tienes que aplicar, etcétera, este sistema te permite modificar la factura errónea.
• Si tienes que rectificar la cantidad en una factura ya emitida. Esta situación es habitual cuando, por ejemplo, parte del producto que envías llega deteriorado y no lo vas a cobrar.
• Si te enfrentas a devoluciones totales o parciales en un pedido ya facturado. Es decir, cuando los clientes, por los motivos que sean, rechacen la recepción de la mercancía facturada.
• Cuando debes modificar la cuota tributaria por un error de cálculo. Por ejemplo, si trabajas con distintos tipos de IVA y te das cuenta de que no has clasificado correctamente los productos.
• Si quieres recuperar el IVA del trimestre anterior de una factura impagada.

Otros tipos de facturas

Si ahora que conoces esta modalidad de factura sientes curiosidad por saber qué otros tipos de facturas hay, aquí te dejamos un listado con una breve descripción. Pueden serte de mucha ayuda.

• Las facturas recapitulativas te permiten facturar a un mismo cliente varios servicios o entregas que hayas realizado dentro de un solo mes. Tendrás hasta el día 16 de la mensualidad posterior para emitirlas.
• Las facturas proforma, aunque no tienen validez legal a efectos contables, sí formalizan una oferta comercial. Lo más habitual es que incluyas una fecha de validez hasta la que mantendrás el precio.
• Las facturas simplificadas son los antiguos tickets de caja. Como su nombre indica, en lugar de contar con todos los datos de un documento ordinario, son una versión reducida.

Como bien sabes, la contabilidad es una parte muy importante de tu negocio… Y la figura de la factura rectificativa puede ser de lo más útil para solventar errores.

Facturas rectificativas con Cloud Gestion

Con un software adecuado, como Cloud Gestion, podrás emitirlas fácilmente y sin incurrir en ningún tipo de olvido o falta. En el siguiente vídeo comprobarás lo fácil que es crearlas con nuestro software: