Qué es una Guía de Estilo y Por Qué Necesita una Cada Empresa. [Infografía]

Como en una orquesta, cada empleado "suena" de manera diferente. Para que todos transmitan en un tono armónico que, en conjunto, represente a la compañia, necesita de una batuta, unas normas a las que atenerse y representar la voz unificada de la empresa.
No hablo de que seamos como los guerreros de terracota del
emperador, y actuemos como robots, sino como embajadores de la organización para la que trabajamos.
¿Cómo conseguir que se transmita el carácter esencialmente distintivo de la empresa cada vez que escribimos un email o interactuamos en redes sociales? Para eso y mucho más existe esta herramienta.

Qué es una guía de estilo

Una guía de estilo es el conjunto de directrices y recomendaciones para que la empresa tenga una sola voz identificable en todos los canales. 

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Para qué sirve

- Unifica la voz de empresa - Evita malentendidos en la relación con los clientes - Hace identificable las comunicaciones, reforzando la personalidad de marca - Da seguridad a los trabajadores. Saben a qué atenerse en cuestión de lenguaje, formatos y persona a quien acudir en caso de dudas de estilo. - Ahorra recursos: Un documento que evita perder el tiempo buscando la palabra exacta que denomina un producto o una característica de este.  

Qué debe contener

• Directrices de marca. A quién representas cuando te comunicas como empresa. 

  ¿Cuál es la personalidad de la marca? ¿Cuáles son sus valores?

  ¿Somos líderes en innovación o una empresa que hace bandera de la tradición? ¿Inspiramos a nuestros clientes o somos un miembro más de la comunidad?

  ¿Cómo son nuestros clientes y cómo nos relacionamos con ellos?

  ¿Creamos un entorno de cercanía o un ambiente más profesional?¿Nos dirigimos a un público joven o mayor? ¿Tenemos un espíritu multinacional o somos los líderes de la comunidad local?  

•   La voz de la empresa:

Es la manera en que el espíritu de la empresa se refleja en el lenguaje escrito. Por ejemplo, la confianza, como valor, se expresa en comunicaciones en las que queda patente la firmeza y seguridad del emisor. La rebeldía, la inspiración o la inocencia también se transmiten en la voz de la empresa.

• La flexibilidad del tono:

Dependiendo de donde y a quién nos dirijamos el tono se adapta. Puede resultar paradógico, pero una de las reglas de este manual es la flexibilidad. Conocer el entorno y al interlocutor es la clave para acertar. Aunque la flexibilidad es norma, siempre hay líneas rojas que no se deben cruzar. Hay determinadas relaciones que parecen invitar a saltarse las fronteras de lo profesional y personal. Nos puede estar esperando un buen susto detrás de la esquina.

• Recomendaciones comunes:

Como el objetivo de la guía es una voz con personalidad, cada empresa debe elaborar las suyas. No obstante, suele haber unas instrucciones habituales: - Estilo sencillo, claro y directo. - Uso de la voz activa (vs pasiva) - Jerarquizar la información - Evita redundancias y vaguedades - No ser cortés en exceso - Evitar jerga exclusivamente corporativa en el trato con clientes
En algunas guías de estilo se incluyen textos a modo de ejemplo para entender mejor a qué nos referimos en cada caso.

• Terminología:

No es obvio. Conozco empresa a las que unos se refieren con el nombre de la matriz y otros con el nombre de la empresa local. - Cómo se denomina la empresa, las marcas, productos/servicios, funcionalidades, etc - Breve diccionario de términos más utilizados - Empleo correcto de términos como marca registrada o copyright. - Significado y empleo de acrónimos

• Errores gramaticales y faltas más comúnmente cometidas

• Formatos:

Formularios para el envío de información a proveedores, medios de comunicación y clientes como cartas comerciales, envío de propuestas, etc.

• Procedimientos:

Quién es la persona responsable del estudio, redacción, edición y aprobación de documentos relacionados con la comunicación corporativa. Y qué proceso se ha de seguir.

Una voz humana: La naturalidad consciente

Una vez hemos interiorizado las reglas anteriores, ser uno mismo, teniendo en mente estas recomendaciones, es la mejor manera de humanizar la voz de la empresa.  Además dotar a la empresa de unas directrices de estilo: 

• Una buena y fluida comunicación interna
• Un directorio de documentos de uso común como presentaciones corporativas, estudios o referencias, etc

son otros de los pilares fundamentales para lograr consistencia, coherencia y efectividad al transmitir el mensaje de la empresa.
Si necesitas una guía de estilo para tu empresa o necesitas más información, consulta sin compromiso aquí.

Recursos relacionados:

Cómo adaptar el tono y el lenguaje a las redes sociales.Infografía Los 12 Arquetipos de la personalidad de marca. ¿Cuál es eltuyo? Infografía Personalidad y Relato de Marca para Pequeñas Empresas.#Infografía