Qué es y para qué sirve la contabilidad. Conceptos básicos

¿Alguna vez habías oído hablar de la contabilidad? Es muy probable que sí, pues, al fin y al cabo, se trata de un concepto clave en las empresas. En todo caso, si no eres un experto en la materia, muy probablemente tengas dudas acerca de qué es exactamente y en qué consiste.

Sin embargo, no tienes por qué preocuparte. Nosotros, a lo largo del este artículo, vamos a darte las claves fundamentales para la gestión contable de una empresa.

Así, si te interesa saber qué es exactamente esta disciplina, cuál es su origen, dónde reside su importancia, cuáles son sus beneficios y muchos otros puntos claves, te animamos a que sigas leyendo. ¡Vamos allá!

¿Qué es exactamente la contabilidad?

La contabilidad es la actividad destinada al registro y anotación de todas y cada una de las operaciones económicas relevantes de una empresa, profesional o particular. Su fin principal es la de llevar a cabo un control estricto de qué se tiene, qué se debe y cuál es el origen de lo que se posee y de lo que habrá de pagar.

Dicho de otra manera, a través de la contabilidad se pueden registrar todas y cada una de las operaciones económicas de una entidad con tal de tener esta información ordenada y agrupada. Evidentemente, cuando hablamos de «entidad» podemos incluir una comunidad de propietarios, una asociación, un grupo, una persona particular, un autónomo, una empresa o cualquier otro ente capaz de poseer y de deber.

Sin embargo, es evidente que esta actividad suele ir estrechamente ligada al mundo empresarial. Al fin y al cabo, son estas agrupaciones las que han de gestionar una mayor cantidad de datos relativos a actividades económicas de diversa índole.

Además, una mala gestión contable podría llevar a una compañía, al menos potencialmente, a la quiebra. A todo esto cabe sumarle una realidad sobre la que más tarde incidiremos: determinadas empresas están obligadas por ley a llevar a cabo la gestión contable.

Algunos conceptos clave asociados a la gestión contable

Para que tengas una visión amplia de lo que aquí te estamos hablando, es preciso que conozcas los siguientes conceptos asociados:

• Debe. Es la cuenta a cargo de la compañía o, dicho de otra manera, los gastos presentes o futuros de ellas.
• Haber. Es la cuenta de abono de la compañía, o sea, los ingresos y los créditos aumentan por el haber.
• Activo. Cualquier tipo de bien, sea del tipo que sea, que la empresa posee.
• Pasivo. Cualquier tipo de deuda que la empresa debe (desde pagos aplazados a préstamos).
• Cuenta de pérdidas y ganancias. Resumen de todos los gastos e ingresos de una empresa en un ejercicio contable.
• Balance de situación. Presentación conjunta del debe y del haber de una empresa en un momento dado.
• Libro contable. Documento digital o analógico, tenga o no forma de libro, en el que se realizan las anotaciones efectivas de las operaciones económicas de una empresa. Es, en este sentido, el registro. En la actualidad, suele sustituirse por un software avanzado de contabilidad, por muchas ventajas que la tecnología ofrece y a las que luego referiremos.
• Asiento contable. Cada una de las anotaciones, sea del tipo que sea, que se llevan a cabo sobre el libro contable.

El origen de la disciplina de la gestión contable

Muchas veces, la mejor manera de entender un concepto en profundidad es partiendo desde el principio, es decir, desde los orígenes. En este sentido, es una realidad innegable que, desde el origen de los tiempos, los seres humanos se han esforzado en controlar los recursos a su alcance.

De esta manera, podría argumentarse que, ya en la Prehistoria, existía cierta forma primitiva de gestión contable. Es verdad que era personal (o, como mucho, familiar o tribal) y todavía no era posible concebirla a nivel empresarial, pero ya contaba con algunos de sus pilares fundamentales, como el relativo a la voluntad de controlar los ingresos y gastos.

Sin embargo, en un sentido moderno, es decir, en la línea de la definición que te hemos ofrecido más arriba, hemos de referirte a un nombre clave: Luca Pacioli. Este ha sido reconocido por gran parte de los académicos como el padre de la gestión contable.

Este matemático italiano del siglo XV publicó un tratado crucial para la evolución de la disciplina, de manera que introdujo conceptos tan esenciales como la partida doble o la anotación contable. Sin duda, su obra fue el primer ladrillo de un alto y sólido edificio que todavía se construye en nuestros días.

De hecho, poco a poco, sus directrices fueron extendiéndose a la gestión tributaria del tesoro público por parte de las naciones, naciendo así profesionales de la materia. En la Escocia del siglo XIX había, incluso, despachos de abogados al completo comenzaron a dedicarse plenamente a temas contables, lo que permitió, en 1880, el nacimiento del Instituto de Contadores Colegiados en Inglaterra y Gales (https://www.icaew.com/), el primer gran colegio de contables del mundo.

Como puede verse, desde su nacimiento hasta hoy esta disciplina no ha dejado de ganar en importancia y presencia en muy diversos ámbitos. Su supervivencia y mejora progresiva, además, se ha relacionado siempre con su tendencia a aprovechar todas y cada una de las innovaciones tecnológicas para mejorar en el cumplimiento de sus tareas.

Dicho con otras palabras, no es posible entender la gestión contable de hoy, sin relacionarla con la tecnología, que ha dado pie a una disciplina más contable, más fiable y más útil.

Funciones para las empresas y profesionales

Es cierto que, hasta este punto, hemos introducido ya varios de los asuntos fundamentales en relación con el tema que nos ocupa. Sin embargo, todavía no hemos incidido en aquel que, a la larga, es el que te permite comprender exactamente de qué estamos hablando cuando hablamos de gestión contable: las funciones últimas de esta tarea o, por mejor decir, sus objetivos.

Partimos de la idea de que se trata de una ciencia absolutamente universal y global, que puede aplicarse a todo tipo de sectores, compañías, entidades, grupos y empresas, sean del tipo y tamaño que sean.

Sin embargo, las funcionalidades que aquí te vamos a desgranar, como podrás comprobar, se entienden más fácilmente cuando se ponen en relación con una empresa.

Dicho esto, las finalidades esenciales de la gestión contable son, en esencia, las siguientes:

• Permite registrar movimientos económico-financieros. 
  Cuando hablamos de registrar estamos refiriendo al hecho de anotar, guardar, almacenar. Es decir, ante la fragilidad de la memoria humana, se echa mano de la posibilidad de anotar (analógica o digitalmente) toda actividad que una empresa lleva a cabo.
  Pues bien, la gestión contable desea, precisamente, servir de registro permanente y duradero de las actividades económicas de peso que se realicen en el seno empresarial.
  
• Contribuye a informar. 
  Muchas veces, la confianza que se deposita en una compañía depende de la cantidad de información veraz y fiable que se tiene de ella. Esto es aplicable tanto a compradores como a clientes y accionistas.
  Pues bien, un negocio, con tal de mostrar su liquidez y solvencia (o, dependiendo de los casos, para demostrar, precisamente, que se encuentra el borde de la quiebra) utiliza la publicación de su gestión contable, que resume con claridad la situación financiera de la compañía.
  Un ejemplo evidente es el relativo a la solicitud de financiación. La entidad financiera, en muchas ocasiones, para conceder crédito, deseará informarse acerca de la situación contable de la empresa solicitante.
  
• Ayudar a decidir. 
  Si una compañía se estanca, esta acaba perdiendo competitividad y, a la larga, terminará quebrando. Pues bien, la gestión contable abre la puerta a la posibilidad de tener una imagen amplia de la situación empresarial y, por tanto, contribuye a tomar decisiones correctas, acertadas, rápidas, planificadas y razonables.
  Es decir, se tienen unos datos objetivos de carácter económico que pueden servir de fundamento para argumentar la mayor o menor conveniencia de una decisión empresarial concreta.
  
• Favorece la previsión racional y acertada.
  Aunque el pasado nunca es garantía del futuro, sí puede contribuir con solidez a imaginar, de manera racional y más o menos acertada, cómo va a ser la situación potencial de la empresa en un determinado punto del futuro reciente.
  Al fin y al cabo, pueden identificarse tendencias, atracciones, situaciones generales que, en cierta medida, se van replicando a lo largo del tiempo o que, al menos, señalan una posible evolución.
  
• Hace posible la correcta evaluación.
  Imagina que deseas evaluar cómo va tu empresa, ¿en qué te fijas exactamente? ¿en el volumen de ventas? ¿en la cantidad de deudas? No, ninguna de esas opciones es exactamente correcta, pues la verdadera respuesta es que has de fijarte en todos los movimientos y en todas las operaciones económicas a la vez.
  En este sentido, no hay mejor manera de llevarlo a cabo que mediante el análisis de los documentos contables, que permiten evaluar objetiva y globalmente el estado general de la compañía.

En conclusión, si pudiera resumirse todo lo dicho hasta este momento en una sola frase, diríamos que el objetivo clave de la gestión contable es, siempre y en todo caso, garantizar la buena marcha económica de la compañía, evitando así una potencial quiebra y, sobre todo, controlando que mantiene unos buenos niveles de liquidez, endeudamiento, ingreso bruto e ingreso neto.

Los beneficios de llevarla a cabo una correcta contabilidad

Dado que la naturaleza fundamental de esta disciplina es la de servir como fuente de información (tanto para la compañía en sí como para la Hacienda Pública y para los agentes externos, como las entidades financieras que conceden crédito). Tan solo de esto pueden derivarse ya muchas de las ventajas clave de una buena gestión contable.

Sin embargo, con el fin de que puedas contar con información convenientemente explicada y esquematizada, vamos a ofrecerte aquí algunas de las ventajas más relevantes de esta disciplina:

Además, algunas de las ventajas de la contabilidad para la empresa son:

• Evita los posibles olvidos o el descontrol. Dado que permite registrar, obtener y consultar con rapidez y facilidad los registros de operaciones económicas de gran calado, ayuda a clasificar, presentar y ordenar cada punto interno del funcionamiento de la compañía. Se aleja así cualquier posibilidad de olvido, confusión o error.
  
• Permite optimizar de manera eficiente los costes y gastos. Precisamente como consecuencia del punto anterior, los gestores empresariales tienen una visión constante y amplia de los movimientos de liquidez del capital empresarial.
  ¿En qué se traduce esto? En que pueden desvelarse gastos ocultos, usos ineficientes de los recursos, falta de productividad de determinados departamentos, ausencia de retorno suficiente de inversiones concretas y otros muchos elementos más.
  Todo ello, a la larga, permite elevar en enorme medida la eficiencia y eficacia de los procesos empresariales, evitando gastos inefectivos e innecesarios.
  
• Contribuye a mejorar la competitividad. La comparación no siempre es mala. Conocer de qué manera funciona la competencia puede ayudarte a superarla y a corregir tus propios errores internos. Pues bien, una buena gestión contable te abre la puerta a la autocrítica constante y, como consecuencia, a la mejora continuada.

Aunque aquí solo hemos tomado algunas de las ventajas de esta disciplina, en realidad son muchas más. Al fin y al cabo, no hay que perder de vista que consiste en el control objetivo y fidedigno de los movimientos económicos empresariales, lo cual nunca puede ser negativo para la supervivencia y mejora de la compañía en ningún caso.

La extraordinaria importancia de la contabilidad

Como se ha visto, la gestión contable registra todos y cada uno de los movimientos operativos de tesorería y liquidez. Se ha visto que los fines son muchos y que sus ventajas, del mismo modo, son numerosas.

Sin embargo, quizá hasta este punto no hayas concebido todavía el alcance de su importancia. Por ese motivo, creemos oportuno insistir en ciertos aspectos relacionados:

• Lucha contra la subjetividad en la gestión empresarial, de manera que contribuye a la supervivencia efectiva de la compañía gracias a la posibilidad de tomar decisiones razonables, racionales y objetivas.
• Permite conocer de manera constante el nivel de endeudamiento y la posibilidad potencial de hacer frente a todos los créditos. Esto pone sobre aviso a los administradores empresariales con respecto a la necesidad de modificar estrategias y de aumentar el superávit colectivo.
• Abre la puerta a la posibilidad de mantener, de manera simultánea, una visión global del pasado, presente y futuro del negocio. Ninguna otra herramienta alcanza tal fin con tanta facilidad.

Todo esto y mucho más es la gestión contable. ¿Cómo no va a quedar suficientemente justificada, por tanto, su extraordinaria importancia?

¿Es obligatorio llevar una gestión contable?

Hasta este punto mucha de la información que te hemos ofrecido ha sido de carácter esencialmente teórico. Sin embargo, creemos que es hora de bajar al terreno práctico, y no hay mejor manera que hacerlo refiriendo a la ley.

Muchos podrían pensar que la principal relevancia de esta disciplina es suficiente para que toda compañía la lleve a cabo de manera voluntaria y espontánea.

Sin embargo, históricamente, esto no ha sido así. Este motivo es el que ha justificado que, finalmente, el legislador tome la decisión de obligar a las compañías a publicar sus cuentas.

Pues bien, en este sentido, en atención a la legislación española, toda empresa debe llevar sus cuentas correctamente, salvo en los siguientes puntos:

• Si eres una persona física acogida al régimen de módulos, entonces tan solo debes registrar tus facturas en orden cronológico.
• Si eres una persona física acogida al régimen de estimación directa simplificada, has de tener un libro que sirva para registrar ventas e ingresos, otro para las compras y los gastos y uno último para los bienes de inversión.

​Por decirlo de otra manera, deben llevar una correcta y completa gestión contable, siempre y en todo caso, las siguientes entidades:

• Las personas jurídicas, sean estas del tipo que sean (desde cooperativas a sociedades anónimas, pasando por las sociedades limitadas).
• Los autónomos acogidos al régimen de estimación directa normal. Hay que tener en cuenta que, en la práctica, hay pocas personas acogidas a este régimen, pues en muchos casos se exige manejar un alto nivel de ingresos y, cuando se tiene esa cantidad de capital, suele decidirse por constituir una sociedad.

También es absolutamente cierto que, más allá de lo dicho, muchas personas físicas no obligadas acaban optando por llevarla a cabo tan solo por disfrutar de sus beneficios de control económico.

La gestión contable de doble entrada

De las muchas maneras diferentes de comprender la naturaleza de la gestión contable, la que exige la ley en los supuestos referidos más arriba es la que se denomina «de doble entrada o sistema de partida doble».

¿En qué se traduce esto? En que nunca existe deudor sin acreedor. En este sentido, en cada asiento contable intervienen, al menos, dos cuentas contables, una que haya de incluirse en el debe y otra en el haber, de manera que la suma de una de las columnas del balance y de la otra han de dar el mismo resultado.

¿Qué se necesita para llevar la gestión contable de una empresa?

Si hubiera que resumir lo necesario para, a día de hoy, llevar a cabo una correcta gestión de contabilidad, sería preciso referir a:

• Un programa contable. Software que permite llevar a cabo los registros necesarios, de manera que actúa a modo de libro contable.
• Los justificantes de pago. De manera que pueda justificarse, al menos durante cuatro años, cada gasto e ingreso de la empresa.
• Un profesional que lo gestione. Aunque no necesariamente sea un profesional, alguien, por supuesto, ha de llevar a cabo estas tareas.

La tecnología y la gestión contable

Como bien sabes, la tecnología ha evolucionado enormemente durante las últimas décadas. Esto, por supuesto, ha tenido un impacto directo sobre todos los sectores, incluyendo el de la gestión contable.

Por ese motivo, en el apartado anterior te hemos hablado de un «programa contable» y no necesariamente del clásico grueso libro de cuentas del siglo pasado.

En esta línea, resulta muy conveniente conocer los motivos por los que una gestión centralizada en la nube a través de programas diseñados a la administración empresarial (lo cual incluye la contabilidad) es tan conveniente.

Pues bien, en ese sentido, destacan los siguientes beneficios:

• Mayor velocidad y rapidez en la anotación contable, así como en la obtención de cuentas de resultados, cálculos y previsiones.
• Posibilidad de acceder a los datos desde cualquier lugar, gracias a su almacenamiento en la nube.
• Control más eficiente de potenciales errores, así como posibilidad de automatizar las anotaciones.
• Seguridad en la protección de los datos delicados, así como copias de seguridad ante posibles borrados o accidentes de cualquier clase.
• Cambios fáciles y directos en tiempo real, que aumentan los niveles de optimización y eficiencia en la gestión contable.

En esencia, todo lo dicho justifica enormemente la posibilidad de dejar este tema tan importante en manos de un sistema de gestión cloud.

¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar? Un ejemplo práctico

Quizá la mejor manera de cerrar la cuestión tan relevante que aquí hemos tratado sea a través de un breve ejemplo práctico.

Así, imaginemos que una empresa X quiere conocer cuál es su situación contable general en un determinado momento dado. Pues bien, habría de anotar todos los siguientes datos:

• Compras y gastos.
• Ventas e ingresos.
• Adquisiciones y ventas de activos.
• Sueldos y seguridad social.
• Liquidaciones de impuestos.
• Préstamos y otras deudas.
• Concesión de subvención.
• Inversiones financieras.
• Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
• Todos los movimientos bancarios.
• Todos los movimientos de efectivo.

Estos son los datos que, vistos de manera conjunta, le permitirían a la empresa X obtener la información que desea. Dicho de otra manera, el listado arriba referido es un buen ejemplo de todo aquello que ha de figurar dentro de un software de contabilidad.

Conclusión

En conclusión, ya se puede decir que conoces las claves fundamentales en torno a la contabilidad. A lo largo de este artículo, has podido verificar que consiste, básicamente, en el registro de las operaciones económicas de las empresas para obtener estados contables. Igualmente, has comprobado que su importancia es radical, y que los beneficios que se derivan de realizarla correctamente son numerosos.

Además, has podido conocer de qué manera la tecnología, en muchas ocasiones, es la aliada perfecta. Ahora bien, si quieres seguir aprendiendo más acerca de información útil, ¡te animamos a que sigas navegando por nuestra web!