¿qué formulas se os ocurren para mejorar la comunicación en vuestras compañías?

Hoy toca hablar de lo que se debería hablar dentro de una compañía, pero cuando se pasa a la realidad, se convierte en el mayor de los secretos. La información es poder y muchos piensan que el no hacer ciertos aspectos públicos les da ese poder. La comunicación corporativa, por lo general, suele ser el gran talón de Aquiles de las empresas.

La falta de comunicación no es culpa de las empresas sino de las personas que la dirigen y conforman, que son las encargadas de que la comunicación fluya o no.

Asumo que es hablar de la teoría es muy fácil pero la práctica no tanto.  No obstante, nada es imposible de remontar y mejorar, si realmente hay intención de ese cambio.

Muchas empresas (en principio, me atrevería a decir que todas) tienen un protocolo de comunicación, unos procesos de comunicación ascendente y descendente, funcionamiento de los diversos canales de comunicación corporativos, unos manuales y unas reglas claras para comunicar, etc. Sin embargo, luego a la hora de la verdad cada persona comunica lo que quiere, cómo quiere y utilizando los diversos canales a su manera. Por supuesto, esto no es culpa de las personas que lo incumplen sino de los mandos intermedios y de la cúpula directiva que lo permite. Lo más agravante es que en muchas ocasiones los primeros que no cumplen esas normas y procesos de comunicación son los máximos responsables.

Tampoco es extraño que justo aquellos que no necesitan la información, sean los primeros en recibirla. En todo momento, se debe establecer muy bien qué tipo de información debe llegar y a quien. En algunas empresas toda la información llega a los responsables de cada área y después estos son los encargados de derivarla a los miembros de sus equipos que requieren acceder a la misma. En más de una ocasión, la información se queda atascada en la cúpula y los mandos intermedios que no hacen descender la información por diversos motivos.

Otras veces, la información siempre llega tarde o con muy poco tiempo para poder ser operativos y organizarse en caso de tener que asistir a un evento o reunión. Esto conlleva la falta de preparación por parte de aquellos que no han recibido la comunicación pertinente.

Pero no son los únicos casos. No es extraño encontrarse a responsables de la organización que dan por hecho que determinadas personas han recibido cierta información, sin embargo, olvidan que no pueden saberlo si no se les ha facilitado con tiempo y por los canales adecuados.

La comunicación no funciona bien en vuestra compañía si la información necesaria no llega a las personas que las precisan en el momento adecuado. La comunicación debe circular y los procesos de comunicación deben ser agiles, flexibles y estar lo más automatizados posible.

También muchas empresas siempre dicen que sus procesos de comunicación no funcionan, sin embargo, siempre seguirán fallando sino se hace nada diferente para intentar cambiarlo.

Para que la comunicación mejore en las compañías se debe evaluar la comunicación corporativa en el ámbito global. No con el afán de encontrar culpables sino de ver dónde se producen los errores o los cuellos de botella y cómo buscarles solución. Se debe analizar qué información necesita cada área o departamento de vuestra compañía, cómo consigue la información, por qué motivo no le llega determinada información que necesita esa área, dónde se atasca de la información.

A veces la gente está informada de lo que ocurre en sus compañías en el ámbito corporativo porque se busca la vida o es autosuficiente pero no porque la organización se preocupe por facilitarles la información que necesitan para desempeñar de forma adecuada su trabajo. Cuando la información no funciona, se da rienda suelta a la rumorología y el cotilleo (a priori con buena intención aunque rápidamente se convierte en malintencionado). Las compañías lo pueden cortar dando la información en el momento adecuado y este es en el momento que se comunica a un grupo de personas, por muy pequeño que sea, porque una vez que se comunica, algo las filtraciones y tergiversaciones son imposibles de cortar. La forma de evitarlas es haciendo la comunicación oficial pertinente.

Mucha comunicación debe estar publicada en un sitio sobre todo de consultas habituales que deben ser para todas las personas igual a nivel de políticas de personal, permisos, procesos, etc. En algunas compañías esto es todo un sueño el poderlo tener algún día.

La comunicación es poder como ya he dicho al principio y muchas personas deciden jugar con la ventaja competitiva que les proporciona la información por estar en determinados puestos. Normalmente, la comunicación en algunas empresas no mejora porque las personas que tienen en su mano mejorarla no ponen empeño en ello. A las personas que forman cuellos de botella en torno a la comunicación se les debe hacer tolerancia cero y exigir que la comunicación fluya en sus áreas y si no tomar medidas ejemplares para que se aprenda.

He trabajado en varias empresas a lo largo de mi carrera profesional y en todas, sus políticas de comunicación, eran mejorables.

¿Por qué motivos creéis que fallan los sistemas de comunicación en las empresas? ¿Qué formulas se os ocurren para mejorar la comunicación en vuestras compañías?