¿Qué funciones cumple un digitalizador?

La digitalización generalmente implica convertir información física en formato digital. En muchas empresas, la acumulación de documentos ocupa un espacio considerable y dificulta el acceso a la información.

Aunque la digitalización requiere tiempo y esfuerzo, puede proporcionar una ventaja competitiva. Sin embargo, ¿qué aspectos se deben tener en cuenta antes y después de digitalizar los documentos? ¿Qué beneficios concretos ofrece este proceso?

¿Qué es un digitalizador y cuáles son sus funciones?

Un técnico digitalizador es un profesional especializado en el manejo y operación de equipos de digitalización, como escáneres y otros dispositivos similares.

Su función principal es realizar el proceso de digitalización de documentos físicos, convirtiéndolos en archivos digitales de alta calidad.

Entre algunas de las funciones que un técnico digitalizador suele desempeñar están:

Configuración y calibración de equipos

El técnico digitalizador es responsable de configurar y calibrar correctamente los dispositivos de digitalización para obtener resultados óptimos.

Esto implica ajustar la resolución, el contraste, el brillo y otros parámetros para garantizar una reproducción precisa de los documentos.

Operación de equipos de digitalización

El técnico es experto en el funcionamiento de los equipos de digitalización y realiza las tareas de escaneo de manera eficiente y precisa.

Se asegura de que los documentos se coloquen correctamente en el escáner y de que se realicen los ajustes necesarios antes de cada escaneo.

Control de calidad

El técnico digitalizador verifica la calidad de los archivos digitales resultantes para asegurarse de que sean legibles y fieles a los documentos originales.

Realiza comprobaciones visuales y utiliza herramientas de software para corregir posibles errores o defectos.

Organización y clasificación de archivos digitales

El técnico digitalizador puede ser responsable de la organización y clasificación de los archivos digitales resultantes.

Esto implica etiquetarlos, categorizarlos y almacenarlos de manera adecuada para facilitar su posterior acceso y recuperación.

Mantenimiento y limpieza de equipos

El técnico digitalizador se encarga del mantenimiento regular de los equipos de digitalización, como la limpieza de los escáneres y la realización de tareas de mantenimiento preventivo. Esto asegura un rendimiento óptimo y prolonga la vida útil de los dispositivos.

Gestión de la privacidad y seguridad de los datos

El técnico digitalizador debe ser consciente de la importancia de la privacidad y seguridad de los datos digitalizados.

Se asegura de seguir los protocolos adecuados para proteger la confidencialidad de la información y garantizar el cumplimiento de las regulaciones de privacidad.

¿Existen programas que ayuden a facilitar este trabajo?

El software de gestión documental proporcionado ofrece más que solo digitalización; también ofrece una variedad de opciones para administrar información y documentos digitalizados.

Una de estas opciones es la implementación de un gestor documental que incluye un módulo integrado para capturar datos y digitalizarlos utilizando OCR (reconocimiento óptico de caracteres).

Actualmente se conocen 2 tipos de gestores documentales: aquellos especializados en la digitalización y aquellos más generales que ofrecen funcionalidades adicionales para la gestión de documentos, como control de versiones, búsqueda avanzada y flujos de trabajo.

El OCR es una herramienta genial que convierte los documentos en formato digital, permitiendo organizarlos de forma rápida y asignarles etiquetas para buscar la información que necesites más adelante. Con esta función, podrás encontrar fácilmente lo que buscas en un abrir y cerrar de ojos.

Esta función es altamente valorada por las empresas que consideran la digitalización de sus procesos, ya que facilita la eliminación del uso de papel o documentos físicos.

Los gestores documentales enfocados en la digitalización suelen ser desarrollados por fabricantes de equipos de impresión o escaneo, como Canon, Xerox o Kodak. En ocasiones, el software se incluye al adquirir la máquina, mientras que, en otros casos, se puede adquirir por separado si ya se cuenta con el equipo.

¿Todo material puede ser digitalizado?

La digitalización incluye una amplia variedad de contenidos. Además de los papeles, como facturas, albaranes y pedidos, se pueden convertir en digitales otras fuentes de información, como planos, fotografías, archivos multimedia (videos y música), y muchas más.

Existen sistemas que permiten convertir formatos como VHS a MP4 o transformar vinilos en formato digital. Sin embargo, no se puede eliminar el formato original de toda la documentación que se digitaliza.

Algunos deben conservarse por ley durante un período definido, mientras que otros tienen un valor cultural significativo. Por ejemplo, mapas de la Edad Medieval o una primera copia del Quijote.

Algunas empresas con una larga trayectoria han aprovechado los procesos de digitalización para crear archivos digitales con su información y documentos acumulados a lo largo de los años.

Una experiencia interesante fue cuando TIC Portal se comunicó con una bodega de Jerez. Juntos, tomaron la decisión de convertir su archivo histórico en formato digital, el cual contenía valiosos documentos del siglo XVII.

Esta brillante idea tenía como objetivo utilizarlos en presentaciones durante las visitas guiadas, ofreciendo así un toque especial y único.

Aunque conservan los documentos originales protegidos con cristales especiales para impresionar a los visitantes. Esta combinación ha generado un gran interés y las visitas se han convertido en una parte importante de sus ingresos económicos.

¿Hay salida laboral para un profesional digitalizador?

Sí, existe una salida laboral para los profesionales de la digitalización. En la era digital actual, la demanda de expertos en digitalización y gestión de documentos está en constante crecimiento.

Algunas áreas en las que estos profesionales pueden encontrar oportunidades laborales son:

• Especialistas en gestión documental: Las empresas necesitan profesionales capacitados en la implementación y administración de sistemas de gestión documental. Estos expertos son responsables de diseñar e implementar soluciones digitales para la captura, organización, almacenamiento y recuperación de documentos digitales.
• Técnicos de digitalización: Existen roles específicos centrados en el proceso de digitalización en sí. Estos técnicos se encargan de operar y mantener los equipos de digitalización, asegurando una captura de alta calidad de los documentos físicos y su conversión en archivos digitales legibles.
• Consultores en transformación digital: Los profesionales de la digitalización también pueden desempeñar roles de consultoría, asesorando a las empresas sobre cómo optimizar sus procesos y migrar hacia entornos digitales. Ayudan a identificar oportunidades de mejora, implementar tecnologías adecuadas y establecer estrategias eficientes de gestión documental.

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