¿Que gastos puedo deducir como autonomo?

¿Qué gastos puedo deducir como autónomo?, posiblemente sea una de las primeras preguntas que tiene en la cabeza cualquier persona que tiene en la cabeza iniciar una aventura empresarial, ya sea como autónomo o a través de una empresa.

Es importante llevar un control de los gastos que se generan en el desarrollo de la actividad económica, de esta forma conseguiremos reducir nuestros rendimientos y pagar menos impuestos

¿Cuál es la diferencia entre desgravar y gasto deducible?

De acuerdo al diccionario de la real academia:

«Desgravar»: Descontar ciertas partidas de la base o de la cuota de un tributo

«Deducir»:   Restar o descontar una cantidad

Ambos términos se parecen y en normativa fiscal tanto deducir como desgravar suponen una menor tributación de impuestos, pero entre sí presentan grandes diferencias, por un lado, existen unos gastos que se podrán deducir de los ingresos y unas cantidades por ejemplo aportadas a planes de pensiones, cuotas sindicales que lo que nos permitirán es desgravar normalmente en un % en nuestras rentas.

Debemos de tener en cuenta que para poder desgravarnos debe existir una cuota tributaria, es decir la cantidad ingresar o ingresada previamente a Hacienda debe ser superior a esa cuota.

Por otra parte, también es posible que sobre la cuota tributaria a pagar podamos aplicar ciertas deducciones que se dividen en deducciones con carácter estatal y deducciones autonómicas, al ser un impuesto sobre la renta cedido parcialmente a las comunidades autónomas 50% cada comunidad autónoma podrá tener sus propias deducciones  en el caso de la comunidad de Madrid lleva años con una deducción bastante importante de cara a los autónomos jóvenes. «Deducción para el fomento del autoempleo de jóvenes menores de treinta y cinco años»

¿Qué es un gasto deducible?

Un gasto deducible es aquel que puede ser tenido en cuenta y resta a los rendimientos ingresos brutos para obtener el rendimiento neto, con lo cual se trata de gastos que puede restar el autónomo en el ejercicio de su actividad.

En concreto, para que un gasto pueda ser considerado como deducible debe de cumplir ciertos requisitos:

1. El gasto debe estar oportunamente registrado en el libro obligatorio de compras y gastos.
2. Debe poder justificarse
3. Debe imputarse al periodo que corresponde aunque podrá imputarse a un periodo posterior siempre y cuando no suponga una menor tributación.
4. Es necesario que exista una correlación con los ingresos. Que esten correlacionados implica que los gastos deducibles autónomos deben ser proporcionales a los ingresos obtenidos
5. No debe existir la posibilidad de usarse fuera del trabajo, es decir debe tratarse un gasto relacionado con tu actividad si tus clientes están todos en el extranjero tratar de deducirte la gasolina no es algo que sea muy normal, ahora bien que un profesional se pueda deducir los gastos de internet es algo totalmente normal aunque es posible que tengamos que pelearlo en el constitucional para que nos den la razon.

Es crucial que cualquier gasto que el autónomo se quiera deducir cumpla con los 4 requisitos de registro, justificación, correlación e imputación, últimamente Hacienda no está admitiendo ningún gasto que se pueda usar o sea susceptibles de usar para fines particulares llegando al absurdo de que el Office de un traductor no es deducible) «al no ser posible relacionar dichos gastos con la actividad económica y no con la esfera personal.»

«Corren malos tiempos para la lírica» como decía Golpes Bajos.

Por una parte, se puede entender que sea necesario un registro del gasto, que dicho gasto se tenga que justificar para demostrar que se corresponde con una factura real o que no se permitan deducir ciertos gastos que no tienen nada que ver, pues es entendible que incluso los autónomos a día de hoy tengamos dificultades hasta para usar las propias herramientas de trabajo eso si que no lo entiendo.

En todo caso, si vas a incluir algún gasto deducible en tu declaración, asegúrate que cumpla al menos los requisitos imprescindibles.

¿Cuándo un gasto esta oportunamente registrado?

Para que un gasto tenga la condición de deducible deberá de haberse llevado previamente a una cuenta de gastos  o a una cuenta de reservas en el caso de llevarse contabilidad o bien haberse anotado en el libro de registro de compras y gastos en aquellos casos en los que la contabilidad no sea exigida por la normativa tributaria.

¿Cuándo un gasto se encuentra correctamente justificado?

La mejor forma de justificar un gasto es mediante la posesión de la correspondiente factura no obstante existen gastos como por ejemplo la cuota de autónomos en los que no existe factura por lo que la justificación de dicho gasto deberá de hacerse mediante cualquier otro justificante valido en derecho como por ejemplo el extracto del banco.

¿En qué periodo debe contabilizarse o registrarse el gasto?

Teniendo en cuenta que una gran mayoría de los autónomos siguen el criterio de devengo a la hora de calcular los rendimientos de la actividad económica los gastos se contabilizaran o registraran en el momento en que se produzca con indiferencia  de cuando se pague, es posible encontrarse autónomos que siga un criterio de caja en cuyo caso el gasto no será deducible hasta su pago. No obstante siempre podrá contabilizarse un gasto dentro de los cuatro años anteriores siempre y cuando no suponga una menor tributación.

¿Qué gastos se puede deducir?

Los gastos de los autonomos se dividen en:

Cada vez es mas importante que en renta los gastos queden debidamente clasificados y Hacienda en el ejercicio 2019 parece que ha puesto bastante empeño en esto y para el 2020 no parece que cambie.

(–) Compras de mercaderías
(–) Variación de existencias de mercaderías (disminución de existencias finales)
(–) Otros consumos de explotación
(–) Sueldos y salarios
(–) Seguridad Social a cargo de la empresa
(–) Seguridad Social o aportaciones a mutualidades alternativas del titular de la actividad
(–) Indemnizaciones
(–) Dietas y asignaciones de viaje del personal asalariado
(–) Aportaciones a sistemas de previsión social constituidos a favor de los trabajadores
(–) Otros gastos de personal
(–) Gastos de manutención del contribuyente (artículo 30.2.5ª.c de la Ley del IRPF)
(–) Arrendamientos y cánones
(–) Reparaciones y conservación
(–) Suministro (luz, agua, gas, telefonía e Internet)
(–) Otros suministros
(–) Servicios de profesionales independientes
(–) Primas de seguro
(–) Otros servicios exteriores
(–) Gastos financieros
(–) IVA soportado (por ejemplo, recargo de equivalencia y recargo de agricultura, ganadería y pesca)
(–) Otros tributos fiscalmente deducibles
(–) Dotaciones del ejercicio para amortización del inmovilizado material
(–) Dotaciones del ejercicio para amortización del inmovilizado inmaterial
(–) Pérdidas por insolvencia de deudores
(–) Incentivos fiscales al mecenazgo: convenios de colaboración en actividades de interés general
(–) Incentivos fiscales al mecenazgo: gastos en actividades de interés general
(–) Otros conceptos fiscalmente deducibles (excepto provisiones)

El consumo de mercaderías.

El consumo de mercaderias es lo que debe meterse en la renta como gasto, no las compras, esto ahce necesario que sepamos diferenciar entre gasto, consumo e inversion.

Consumo de mercadeiras= Compras + Exsistencias iniciales – Existencias finales.

Compras de mercaderias

Cuando se realizan actividades comerciales (tiendas de fruta, juguetes ….) es normal que cada cierto tiempo haya que invertir en comprar mercancía pero también es bastante probable que parte de esas compras queden en el almacén al final del año, y tenemos que tener en cuenta que lo que queremos meter como gasto deducible autonomo es el consumo por lo que tendremos que tener en cuenta las existencias.

Variacion de existencias

En este apartado deberia de ir la cantidad negativa o positiva que resulte de comparar las existencias iniciales y finales en cambio Hacienda solamente ha metido en gastos las existencias cuando estas disminuyen y ha metido en ingresos la variacion de existencias cuando aumenta.

Esto es extraño y no deberia de ser asi pero ellos son los que mandan asi que :

1. Calculamos el  consumo de existencias = Existencias iniciales – Existencias finales
2. Si las existencias iniciales son mayores las metemos en gasto si son menos las metemos en ingreso.

Otros consumos de explotación.

Aquí incluiremos todo aquello que sea inventariable como por ejemplo material de oficina.

Ejemplo : cajas de clicks, boligrafos, folios.

Pero ojo esto obligaria a llevar un controld e existencias. Estos gastos deducibles autonomos lo normal es que acaben metidos en otros servicios exteriores.

Sueldos y salarios

Estos gastos deducibles autonomos son las  nominas de tus trabajadores. Deberia de coincidir con lo contabilizado en el momento de contabilizar las nominas en la casilla 640.

Si tienes  hijos, cónyuges, trabajando contigo son deducibles siempre que sean reales y se pueda justificar.

Seguridad social a cargo de la empresa

Aquí meteremos los TC1 pagados a la seguridad social como gastos deducibles autónomos, no tendremos una nomina pero tendremos el justificante del banco de que los seguros han sido pagados así que se podrán desgravar los seguros sociales para determinar los rendimientos de nuestra actividad

Seguridad social o aportaciones a la mutua.

La cuota de autónomos es uno de los gastos mas importantes que tienen muchos autónomos, la seguridad social mes a mes nos pasa una cuota que si bien es al principio de 60 euros lo normal es que estes pagando unos 286,15 que multiplicada por 12 son 3433,80. De este gasto nunca tendremos factura con lo cual para poder deducirlo necesitaremos el recibo del banco. Los abogados pueden optar por no pagar autónomos y pagar aportaciones a la mutualidad que les suele salir bastante mas económico.

Indemnizaciones.

Si has pagado a algún trabajador y has tenido que despedirlo aquí es donde deberás de meter el gastos autónomo deducible que hayas tenido que soportar.

Dietas y asignaciones de viaje del personal empleado.

Si tienes trabajadores es posible que en algún momento hayas tenido que desplazarlos a algún sitio esto seria un gasto deducible aunque al trabajador no le suponga una mayor nomina a efectos de tributacion.

Aportaciones a sistemas de previsión social imputadas al personal empleado

Si bien es cierto que no muchos autónomos crean planes de pensiones a nombre de sus empleados y que esto es algo que se da en empresas mas grandes si realizásemos algo de esto lo meteríamos aquí

Otros gastos de personal

Son gastos deducibles autónomos a parte de los anteriores cualquier gasto que pueda ocasionar tener trabajadores como por ejemplo los cursos de capacitación.

Gastos de manutención del contribuyente (artículo 30.2.5ª.c de la Ley del Impuesto)

Entre las ultimas modificaciones que se han dado en el IRPF es la de permitir al autónomo desgravar los gastos de comida cuando estos tenían que desplazarse a otro municipio.

Estos gastos deducibles autónomos con el fin de que a los autónomos no se les vaya la mano y pretendan desgravar en el IRPF mas de lo normal Hacienda les obliga en renta meter estos gastos en este apartado.

Arrendamientos y cánones

Es uno de los gastos deducibles autónomos principales para muchos comerciantes. En tales conceptos desgravables a efectos del IRPF deberíamos de entender:

• Cánones: Cantidad pagada por el derecho a uso o la concesión de uso de distintas manifestaciones de la propiedad industrial. (Por ejemplo el pago a Sage por utilizar música es un gasto que debería de ir aquí)
• Arrendamiento: Son las cantidades pagadas por la cesión de un bien mueble o un inmueble.

En la practica muchas veces aquí lo que nos encontramos es con el alquiler del local y el resto de gastos metidos en la partida de otros servicios, esto es algo que en principio no debería de ser visto con malos ojos por Hacienda siempre y cuando intentes desglosar los gastos de la mejor forma posible.

Ahora bien en la practica lo correcto seria incluir aquí por ejemplo los leasing o renting

Reparaciones y conservación

Es importante en estos gastos deducibles autónomos tener en cuenta algunos puntos claves como por ejemplo si estamos usando una maquina del que conocemos que el coste de una de sus piezas es identificable y sabemos que esa pieza tiene x duración que tratemos esta como un inmovilizado. En principio aquí nos desgravaremos los mantenimientos anuales de una maquina y todos aquellos gastos que tengan por objetivo mantener esa maquina en uso. No incluiremos como gastos de reparación y conservación aquellos que puedan ser considerados como mejora. Esto es algo que se ve muy bien en el calculo de los rendimientos de un alquiler

Suministros (luz, agua, gas, telefonía e internet)

Si usas una oficina, un local es fácil pensar que los gastos ocasionados por el uso de este son deducibles. El problema viene cuando parte de la vivienda es usada para realizar la actividad, Hacienda en principio te permite deducirte una parte de esos gastos que te van a permitir reducir tu carga fiscal. Ojo con deducirte los gastos de tu vivienda si estas de alquiler.

Otros suministros

Posiblemente esta casilla este pensada para que metas aquí la gasolina, aunque, salvo que te dediques a una actividad de transporte mejor olvídate de ello.

Para poder incluir como gastos deducibles autónomos el coche o cualquier gasto relacionado con el mismo te exigen que la utilización sea exclusiva. Así que salvo que tengas una actividad d e transporte es bastante probable que termine en una comprobación de renta si rellenas esta casilla.

Servicios de profesionales independientes

Son gastos deducibles autónomos cualquier gasto en el que incurras al contratar a un profesional para que te lleven los impuestos, te arregle la web, te arregle algún asunto notarial relacionado con tu actividad. Con lo cual el pago de honorarios a economistas, informáticos, notarios, asesores va a ser un gasto deducible.

Primas de seguros

Son gastos deducibles autónomos las pólizas contratadas con las aseguradoras, por contratos de responsabilidad civil, baja diaria de autónomos y aquellos otros seguros relacionados con la actividad de la empresarial También deberían ir aquí los gastos por seguro de enfermedad pudiendo desgravarse en este concepto de las polizas de las que fueras titular con el limite de El límite máximo de deducción será de: -500 euros por cada una de las personas señaladas anteriormente. -1.500 euros por cada una de ellas con discapacidad.

Otros servicios exteriores.

Son gastos deducibles autónomos que al igual que los anteriores han sido contratados para el desarrollo de la actividad, pero que no se han incluido en los apartados anteriores.

Los gastos bancarios, los de publicidad, propaganda , relaciones publicas … son partidas que pueden ir de sobra en estas partidas.

Gastos financieros

Son gastos deducibles autónomos que se han ocasionado como consecuencia del empleo de capital ajeno y de todo aquello relacionado con la financiación de la empresa. Las diferencias de cambio son un gasto financiero

IVA soportado

Cuando realizamos una actividad exenta, en recargo de equivalencia, en la que existe prorrata es normal que parte del IVA que soportamos no lo podamos deducir como IVa se podra deducir como gasto.

Hacienda este año ha empezado a solicitar que separemos este IVA y que al ser un gasto deducibles autónomo lo incluyamos en este apartado.

Otros tributos fiscalmente deducibles

Restos de impuestos como por ejemplo la tasa de basuras de un local o las ITV que han de soportarse por los camiones y vehículos de la empresa. Mucho cuidado no nos empalmemos y vayamos a meter la ITV de nuestro coche particular.

Dotaciones del ejercicio para amortización de inmovilizado material

Si en nuestra actividad usamos un ordenador que haya costado mas de 300 euros tendremos un inmovilizado activado en nuestra contabilidad . Tener un inmovilizado activo va a suponer que ese gasto no se pueda deducir en un solo año y exista la obligación de amortizarlo a la hora de incluirlo como gasto deducible autónomo. Aquí incluiremos las amortizaciones que iremos calculando a lo largo del ejercicio Para amortizar se usaran las tablas de amortización aprobadas por Hacienda. Dotaciones del ejercicio para amortización del inmovilizado inmaterial Al igual que sucede con los elementos del inmovilizado material cuando el autónomo tenga que utilizar algún programa de contabilidad costoso superior a 300 euros estos igualmente deben de considerarse como inmovilizados, pero como inmovilizados inmateriales o intangibles. Para los programas informáticos lo normal es amortizarlos en 4 años.

Pérdidas por insolvencias de deudores

Aunque estemos en estimación directa simplificada vamso a poder incluir las insolvencias de trafico siempre y cuando.

• Hayan transcurrido 6 meses desde el vencimiento de la obligación.
• El deudor esté declarado en situación de concurso o procesado por el delito de alzamiento de bienes.
• Las obligaciones hayan sido reclamadas judicialmente o sean objeto de un litigio judicial o procedimiento arbitral de cuya solución dependa su cobro.

Lo que no se puede si determinamos nuestros rendimientos por estimación directa simplificada es dotar provisiones  ya que se entienden incluidas en los gastos de difícil justificación

Incentivos al mecenazgo. Convenios de colaboración en actividades de interés general

Normalmente este apartado suele ir vacío. Esta relacionado con las donaciones.

Otros conceptos fiscalmente deducibles (excepto provisiones)

Aquí deberíamos incluir la adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, instrumentos no amortizables que estén relacionados con la actividad. Posiblemente muchos de estos gastos los hayamos incluido en otros servicios.

Algunos de los gastos deducibles autónomos incluidos en este apartado:

a)Adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales y adquisición de instrumentos no amortizables, siempre que tengan relación directa con la actividad.

b)Gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc., relacionados con la actividad.

c)Determinadas cuotas satisfechas por el empresario o profesional a corporaciones, cámaras y asociaciones empresariales legalmente constituidas

¿Como se puede deducir los gastos el autónomo?

Los autonomos por norma general realizan operaciones economicas que tienen incidencia en el impuesto de la renta y en el impuesto del IVA, aunque respecto a este ultimo impuesto existen ciertos autonomos que no van a tener obligaciones ni van a poder deducirse el IVA por realizar operaciones consideradas como exentas.

Por ejemplo, medicos , psicologos, traductores audiovisuales no repercuten el IVA en sus facturas por lo tanto no podran deducirselo, distinto es el caso de aquel que realiza una operacion en la que no lleva el IVA por que tiene como destinatario un cliente situado fuera de España.

Por otro lado los gastos en los que incurren los autonomos se dividen por un lado en la base imponible o coste del bien y servicio y por otro lado en el impuesto advalorem que grava dichas operaciones, aunque tambien existen ciertos gastos sobre lso que no se aplican IVA ni existe una factura como tal por lo que la deduccion no solo va a fectar al IRPF sino tambien al IVA en la mayoria de las ocasiones

Dependiendo de la actividad que realices la normativa fiscal te permite o no deducir el IVA como tal en la declaración, por ejemplo un medico nunca se podra deducir el IVA y tampoco debera de presentar declaraciones respecto a este impuesto en cambio un informatico si que podra deducirse el IVA de la factura.

Gasto deducible a efecto de IVA

Para que podamos deducir el IVA de un gasto sera necesario que se trate de bienes y servicios afectos directamente y exclusivamente a su actividad empresarial o profesional .

Por lo tanto no van a poder deducirse entre otros

1.º Los bienes que se destinen habitualmente a dicha actividad y a otras de naturaleza no empresarial ni profesional por períodos de tiempo alternativos.

Por ejemplo los moviles, el telefono  e internet de los autonomos el pc , los perifericos como teclados nada de eso parece que vaya admitirse como gasto deducible.

¿Que nos podemos deducir segun Hacienda en el IVA? A dia de hoy parece que poca cosa en lo que se refiere a los profesionales los gastos de asesoría

2.º Los bienes o servicios que se utilicen simultáneamente para actividades empresariales o profesionales y para necesidades privadas.

La luz , el gas aunque esto tiene algo mas de sentido y no viene de nuevo

3.º Aquellos  que no figuren en la contabilidad o registros oficiales de la actividad empresarial o profesional

De ahi la importancia de cumplir con el principio de registro y que los gastos aparezcan en los libros registros en este caso en el de facturas recibidas

4.º Los bienes y derechos adquiridos por el sujeto pasivo que no se integren en su patrimonio empresarial o profesional.

5.º Los bienes destinados a ser utilizados en la satisfacción de necesidades personales o particulares de los empresarios o profesionales, de sus familiares o del personal dependiente de los mismos,

Vamos que a dia de hoy practicamente no sirve casi ningun gasto aefectos de IVA segun la normativa interna y Hacienda lleva un tiempo aplicandola literalmente

Si quieres seguir deduciendote los gastos relativos a tu actividad piensa que tendremos que ir al TEAR  seguramente es momento de que vayas mentalizandote.

Gasto deducible a efecto de IRPF

El criterio es mas o menos similar al del IVA solo que si en el IVa se admiten por ejemplo el 50% de la gasolina en el IRPF esto no va a ser posible salvo contadas actividades como camioneros, comerciales ….

En cuanto a los gastos de los profesionales que trabajan en casa hemos preparado este articulo