¿Qué hago yo que no hace nadie en una reunión?

Aaaah!... Reuniones.

Pretender aportar algo nuevo en este terreno es muy osado por mi parte. Todos los bloggers de productividad han tocado el tema antes o después.

Y aún así, lo voy a intentar. Porque si hay algo en lo que me considero fuertemente disciplinado y donde mi experiencia en primera persona puede aportar algo… es en el manejo de las reuniones.

Me voy a saltar directamente las 3 reglas de oro:

• Las reuniones se convocan con tiempo
• Las reuniones cuentan con una agenda previa, un comienzo y un fin prefijados.
• Las reuniones rematan con decisiones y/o tareas que, como mínimo, implican o incunben a los asistentes.

Y me las voy a saltar porque, las pongamos o no en práctica, ya nos las conocemos todos de memoria.

Lo malo de esas reglas es que… no siempre están en tu mano. De hecho… pocas veces lo están. Son fruto de una dinámica de personas (¡ahí es nada!), situaciones y coyunturas en las que intervienen muchos factores. En general las reglas se cumplirán más, cuanto menor sea el número de asistentes, más se conozcan entre ellos y haya más confianza y unidad de criterios. Pero… incluso así, una situación atípica (p.e. fallos en la infraestructura, una temperatura anormalmente alta o baja, un jefe con el ánimo alterado…) pueden echar por tierra cualquier intento previo de meter allí algo de orden.

Toma notas y tendrás un premio

¿Qué cosa SÍ puedes hacer tú en una reunión? ¿Qué está siempre, siempre de tu mano sin ningún tipo de dependencia? Escuchar activamente y tomar notas de manera eficiente.

¿Evidente? Conceptualmente sí. Pero… a ver si te sorprendo: a nadie le gusta tomar notas. Lo remarco: en todos mis años de vida profesional no he conocido a nadie a quien le guste tomar notas de una reunión y elaborar un acta. En algunos sitios se rifa esta tarea. O va por turnos, como la presidencia de una comunidad de vecinos. Nunca hay un voluntario. Salvo yo. Si estoy yo, yo me encargo. De tomar notas; ¡no de la comunidad!

¿Por qué me gusta? La persona que toma notas de la reunión adquiere antes o después el papel de facilitador. Si aún no tienes la confianza del grupo, si aún no te conocen, hazlo en silencio. Pero hazlo. Ya verás el efecto que surte.

Para empezar, podrás sentirte libre de hacer algo que a mí me encanta: preguntar, pedir que me aclaren las cosas. ¿No te has enterado de ese detalle? ¿Alguien está utilizando siglas, acrónimos, tecnicismos de los que no tienes ni idea? ¡¡Pregunta!! Pregunta de más. Pasa incluso por tonto. Excúsate en que como estás tomando notas de la reunión… quieres asegurarte que todo quede bien recogido. Te aseguro (al 200%) que si tú estás prestando la atención necesaria para tomar notas y se te han escapado detalles, en la sala no eres el único. Y algunos en silencio te lo van a agradecer mucho. ¡Es más! Esa figura del sabelotodo que lleva un rato haciendo de aquello un escaparate de su autopercibida superioridad (por no decir tontuna)… tendrá oportunidad de reubicarse y pasar a pensar en clave de nosotros; no de yo.

Pero no sólo eso. Una reunión es un ejercicio intelectual que está muy vívido entre los asistentes durante apenas unas horas. Después, su recuerdo se esfuma fácilmente entre la niebla de inputs que nos acosan. Lo que persiste de una reunión… a menudo la verdad de una reunión… es lo que queda escrito de la misma. Y si la has escrito tú… tienes un papel crucial en ello.

En sucesivas reuniones, además de que pocas personas tendrán un conocimiento de la materia tan detallado como el tuyo, tu papel crecerá como persona de referencia. Es más. Incluso con jefes o clientes delante, podrás arrogarte el poder de llamar al orden cuando la conversación se vaya por los cerros de Úbeda. “¿No podríamos seguir con ese punto en otro momento? Tenemos aún dos cosas más que tratar y a las 12 querremos haber terminado todos…”. O, directamente, una coletilla que a mí algunos ya me cuelgan y que da un toque desenfadado—pero efectivo, de llamar al orden. Yo a menudo digo… “¡Al lío!, por favor…” Funciona. Se ríen un poco de ti, o te asignan el papel de sargento… pero funciona.

¿Cómo se toman las notas?

En tres tiempos: antes, durante y después.

Antes de la reunión…

¿Dónde se recopilan las actas en vuestra organización? ¿En un Word? ¿En OneNote? ¿En una Intranet? ¿En un simple correo?

Sin entrar en herramientas, el acta de una reunión debería responder a un formato estándar. El que sea. Mínimo si quieres: asistentes, agenda, punto 1, punto 2, punto 3, acciones a tomar.

Si no existe, te montas tú algo a modo de plantilla. Y te lo llevas preparado. Sólo el hecho de pensar previamente en la reunión e intentar empezar el acta tendrá un efecto de predisposición activa hacia el evento.

Interesantísimo. Interesantísimo. Interesantísimo. Si lo que se va a hablar es especialmente delicado / complejo / novedoso… Si la atención de la persona con la que te reúnes es un recurso escaso… pide permiso para grabar la conversación. Casi siempre te lo darán. Cualquier móvil te servirá. Pero yo te aconsejo usar una grabadora de verdad. Yo uso una Olympus VN-406PC. La pones en el centro de la mesa y tendrás una magnífica calidad de sonido además de manejar con soltura ficheros potencialmente pesados. Es ligera y pequeña. Se lleva en cualquier lado. Y gasta muy pocas pilas. Pero aún así, acuérdate como preparativo de tener repuesto por si acaso.

…durante la reunión…

Escucha activamente y no anotes todo. Hay que ser selectivo. Elige el formato que cada ocasión admita. El cuaderno y el boli siempre van a ser factibles. Yo los uso incluso cuando grabo: mis apuntes me sirven de guía para repasar después el audio y ubicar detalles de la conversación.

Pero si puedo usar mi portátil, valorando en cada ocasión la cierta barrera de comunicación personal que supone, uso el portátil. En esto es bueno… necesario… tener una buena velocidad de tecleo. Al teclear con el portátil es más fácil ir ordenando detalles, mover cosas de sitio, ir dándole un formato inicial. Estás adelantando trabajo. Estás siendo eficiente. Pero no hay que olvidar esa barrera que mencionaba.

También he visto a personas que son muy productivas utilizando una tablet. Las aplicaciones de tomar notas del iPad son una virguería. Especialmente si en la reunión se tratan temas que impliquen hacer algún dibujo, croquis,… Por cierto… Evernote tiene la suya propia, Penultimate. Y al estar integrada con el resto de la herramienta, tu nota automáticamente quedará registrada, etiquetada… lista para ser explotada.

…y después de la reunión…

Por muy rápido que seas al teclado o con el boli… nunca habrás sido capaz de anotar todo de manera ordenada, completa y sintética. Es imprescindible reposar las cosas después. Y para esto hay otra regla de oro. Una regla no negociable: las notas de una reunión se ordenan cuanto antes. Preferiblemente en el mismo día. Al día siguiente como muy tarde. Mentalízate y prográmate antes de acudir: el tiempo que te va a consumir la reunión no es la hora y media agendada. Es eso más “el post”. Que será ½ hora, otra hora… Tenlo claro desde el principio y así no sentirás fricción.

“Las notas de una reunión se ordenan cuanto antes”

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Si no lo haces así… ¿qué pasa si no lo haces así? ¿Te lo cuento yo, o me lo reconoces tú? Sabes perfectamente la diferencia en la calidad y rapidez de tus apuntes cuando la reunión está aún fresca en tu cabeza y cuando has dejado correr aquello días y cuando te pones, tus propios apuntes te parecen chino mandarín. Todo fluye, conectas unos puntos con otros, detalles, referencias que se han mencionado (una web, un informe, unos números…). El resultado es una herramienta valiosísima: es la tranquilidad de que la reunión ha servido para algo. Está ahí, recogida, ordenada. Dispuesta a ser consultada cuando más adelante haya que retomar el tema. Las reuniones bien apuntadas forman parte del conocimiento explícito organizativo.

Si la reunión versó sobre un tema importante o potencialmente polémico, lo suyo es que la divulgues entre los asistentes para que aporten sus notas, correcciones, comentarios. ¡Fíjate! Incluso así, dando ya el trabajo hecho, en el 90% de los casos descubrirás que el personal no contesta. O contesta que todo OK. Si estoy en el marco de un proyecto, o con un cliente complicado, a mí me gusta insistir en que la gente dé su punto de vista… pero también añado en el correo de envío una frase tipo “si en 5 días no hay apunte en contra, se dará esta acta como definitiva”. Toda una herramienta para fijar tus posiciones.

¿Y tú? ¿Cómo vas a tomar notas en tu próxima reunión?

Imagen Notas de reunión cortesía de Shutterstock

Rafa García

Rafa García es el fundador de Valor 2.0.

Objetivo: llegar a mejores resultados y vidas más saludables… y felices.